51. Делопроизводство и номенклатура дел в ветеринарных учреждениях.

Делопроизводство- это совокупность работ по составлению и оформлению документов, их приему, отправке, регистрации, контролю за их исполнением и хранением документов.

Делопроизводство регламентировано законодательно. Есть ФЗ «об информации, информатизации и защите информации». Есть инструкции, регламентирующие порядок составления документов. Все документы должны быть унифицированы(унификация-приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества документов).

Номенклатура дел- список заголовков (наименований дел), заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все дела учреждения и журналы регистрации. Не включаются печатные издания, справочники, научно-технические документы.

В учреждении назначается специалист, отвечающий за делопроизводство. Номенклатура дел утверждается руководителем. В субъектах принимается единая номенклатура для данного субъекта. Утверждается она начальником управления ветеринарии администрации (правительства) субъекта.

Номенклатура дел состоит из разделов: противоэпизоотические работы, лечебная работа, ВСЭ, кадры, финансирование и т.д. В начале каждого раздела располагаются наиболее важные документы: распорядительные, затем переписка, отчеты. В конце журналы учета. Сроки хранения определяются нормативными документами. Документы должны иметь юридическую силу( св-во, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления). Юр. сила документов оформляется различным набором реквизитов. Например: заявление должно содержать указание вида документа(ЗАЯВЛЕНИЕ), текст(предмет или причина составления заявления), дату и собственноручную подпись заявителя.

Приказ составляется на бланке организации, содержит указания на вид документа(ПРИКАЗ), текст, передающий распорядительные действия, виды согласования, регистрационный индекс, дату и подпись.

Поля: левое поле-20 мм, правое не менее 10 мм, верхнее 15 мм, нижнее 20 мм. Печати- гербовые и простые. В негосударственных организациях используется фирменная печать, кот.приравнена к гербовой. Оттиск печати проставляется т.о., чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

На финансовых документах для печати отведено специальное место(М.П.)

Индексация документов- присвоение при регистрации документу порядкового(регистрационного) № и необходимых условных обозначений. Например: 05-12/142, где 05-раздел номенклатуры, 12- №дела, 142- порядковый номер данного документа.

Формирование дел- это группировка документов в дело, в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов. Дело- это совокупность документов, относящихся к единому вопросу или участку деятельности, помещенное в отдельную обложку(скоросшиватель). Документы подшиваются в дела только после их исполнения, в день их исполнения. Переписка подшивается со всеми приложениями, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений могут формироваться в отдельные дела. Документы постоянного или временного срока хранения формируются в отдельные дела. Подшивается один экземпляр. Каждое дело содержит не более 250 листов. Если больше, то заводится несколько томов. Дела формируются на календарный год.

Обложка дела содержит наименование организации и ее подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата, кол-во листов в деле, срок хранения, тома, части.

Распорядительные документы: приказы, постановления, решения, распоряжения, указания. Издаются на основе или во исполнение законов, постановлений или других нормативных документов. Состоят из вводной части и основной. В вводной части оговаривается цель издания распорядительного документа. В основной части перечисляются распорядительные действия.

Решение-распорядительный документ коллегиального органа(собрание акционеров, совет директоров)

Приказ- наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действ.на основании принципа единоначалия. Издается в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед учреждением. Приказы: по основной деятельности и по личному составу.

Распоряжение- издается руководителем учреждения по вопросам информационно-методического хар-ра, а также по вопросам, связанным с исполнением приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления по производственным, хозяйственным и административным вопросам.

Указания- документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений(составление графика работы отдела).

Организационные документы: положения, устав, инструкция, договор.

Информационно-справочные документы: докладные записки, справки, письма, телеграммы, телефонограммы, телефаксы.

Докладная(служебная) записка- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и сод. обстоят.изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по письменному или устному указанию руководителя. По содержанию: инициативные, информационные, отчетные. Инициативная- с целью побудить адресата принять определенное решение. В тексте записки не только указываются факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная- регулярно, содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные- информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений.

Должностные инструкции- составляются на всех сотрудников. Составляет специалист отдела кадров. Для составления используются типовые положения. Утверждает руководитель. (Права, обязанности, ответственность сотрудника.) На основе должностных инструкций составляется трудовой договор.

Номенклатура дел.

1 раздел-Раздел делопроизводства.

2 разд. Противоэпизоотические мероприятия.

3. Раздел ветеринарно-санитарных мероприятий.

4. Раздел материального обеспечения лечебно-профилактической и лабораторной деятельности.

5. Раздел лечебно-профилактической работы и лабораторно-диагностических исследований.

6. Раздел бухгалтерии(учет и финансирование).

7. Раздел планирования, экономики и госзнака.

8. Раздел кадров.

9. Раздел ВСЭ.

10. Раздел автохозяйства.

11. Раздел материально-технического обеспечения.

12. Раздел ГО и ЧС.

13. Раздел охраны труда.

14. Раздел санитарного ремонта и обслуживания зданий.

15. Раздел дезотряда.

16. Архив.

17. Раздел по связям с общественностью.

18. Раздел проектирования и капитального строительства.

19. Раздел информатики.

20. Раздел правообеспечения.

21. Раздел профилактики бешенства