Розділ II. Управління і організація бухгалтерського обліку (організація облікового процесу)

Облікова політика – це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності. Під принципами бухгалтерського обліку розуміють правила яким необхідно користуватись при вимірюванні, оцінки та реєстрації господарських операцій при відображенні їх результатів у фінансовій звітності.

Під методом бухгалтерського обліку розуміють:

1. методи нарахування амортизації на основні засоби;

2. методи оцінки запасів при їх вибутті;

3. методи нарахування резерву сумнівних боргів та ін.

Зміна облікової політики можлива лише у випадках, які передбачені П(С)БО №6 “ Виправлення помилок та зміни у фінансовій звітності ”.

Облікова політика в системі управління встановлюється Львівською міською радою. Наказ про облікову політику (додаток 2).

Положення Наказу про облікову політику ТзОв «Завод Електронпобутприлад»

Таблиця1

Ділянка обліку	Положення облікової політики
1	2
Основні засоби	До основних засобів відносити матеріальні активи, очікуваний термін корисного використання (експлуатації) яких більше одного року (чи операційною циклу, якщо він довше року) і первісна вартість яких більше 1000 грн. Фактичні витрати на ремонт основних засобів включати до складу витрат виробництва. Нарахування амортизації на основні засоби здійснювати прямолінійним методом. Переоцінку основних засобів робити, якщо їх залишкова вартість значно (більш ніж на 10%) відрізняється від справедливої вартості на дату балансу. Ліквідаційну вартість об'єктів основних фондів не розраховувати і з метою амортизації прийняти такою, що дорівнює 0.
Продовження табл. 1
1	2
Нематеріальні активи	Термін використання подібних нематеріальних активів визначати за кожним об'єктом окремо, у момент його зарахування на баланс, виходячи з: терміну використання подібних нематеріальних активів; передбачуваного морального зносу, правових або інших подібних обмежень стосовно термінів використання та інших факторів. Амортизацію нематеріальних активів здійснювати прямолінійним методом. Здійснювати переоцінку по справедливій вартості на дату балансу тих нематеріальних активів, по яких існує активний ринок.
Малоцінні необоротні матеріальні активи	Вважати матеріальні активи з терміном корисного використання (експлуатації) понад один рік вартістю до 1000 грн. малоцінними необоротними матеріальними активами (МНМА). Амортизацію по МНМА нараховувати в першому місяці використання об'єкта в розмірі 50 його вартості, що амортизується, та решта 50 % вартості, що амортизується, в місяці їх виключення з активів (списання з балансу) унаслідок невідповідності критеріям визнання активом.
МШП	Матеріальні активи, що використовуються не більше одного року, і вважати малоцінними і швидкозношуваними предметами (МШП). Нарахування зносу на МШП здійснювати в розмірі 100 % (сто відсотків) балансової вартості таких предметів при передачі їх зі складу в експлуатацію. Здійснювати обов'язкове ведення кількісного обліку таких І предметів у розрізі матеріально відповідальних осіб до моменту їх повної ліквідації (списання з балансу).
Запаси	Визнання та первісну оцінку запасів (матеріалів, сировини, палива, комплектуючих виробів, товарів) здійснювати залежно від шляхів надходження запасів на підприємство: придбані за плату, виготовлені власними силами, внесені до статутного капіталу, отримані безоплатно, придбані в результаті обміну на подібні та неподібні запаси відповідно до П(С)БО “Запаси”. Застосовувати періодичну систему оцінки запасів. Оцінку незавершеного виробництва здійснювати за нормативними ми витратами. Оцінку запасів при відпуску у виробництво або іншому вибутті здійснювати за методом середньозваженої собівартості. При складанні балансу здійснювати оцінку запасів і відображати в бухгалтерському обліку та звітності за найменшою з двох оцінок: первісною вартістю або чистою вартістю реалізації.
Доходи	Оцінку ступеня завершеності операцій з надання послуг здійснювати шляхом вивчення виконаної роботи; при цьому в бухгалтерському обліку доходи відображати у звітному періоді після оформлення акта про виконання робіт (надання послуг), застосувати спосіб вивчення виконаної роботи, за винятком випадків, коли дохід від надання послуг не може бути достовірно визначений.
Витрати	Витрати відображати в бухгалтерському обліку відповідно до П(С)БО 16 «Витрати». Загально-виробничі витрати розподіляються на кожен об'єкт витрат (калькуляція) з використанням бази розподілу − пропорційно до суми заробітної плати робітників, зайнятих виконанням відповідних робіт (наданням послуг) при нормальній виробничій потужності.

Склад облікових регістрів, які веде підприємство, їхній взаємозв’язок, а також послідовність та способи реєстрації облікової інформації визначають форму бухгалтерського обліку.

Форма бухгалтерського обліку (ФБО) – це сукупність взаємопов’язаних облікових регістрів, а також способів відображення в них господарських операцій підприємства з урахуванням особливостей його діяльності та технології обробки інформації.

Сьогодні виділяють такі ФБО:

- меморіально-ордерна;

- журнальна;

- спрощена;

- автоматизована.

На підприємстві використовували журнально-ордерну форму обліку. Ця форма використовується на великих підприємствах. Облікові регістри — журнали-ордери, відомості, Головна книга. Журнал-ордер — це багатографна таблиця, записи в ньому ведуться за кредитом одного чи кількох рахунків із зазначенням дебетових рахунків. Наприклад, журнал-ордер по рахунку 30 "Каса" має приблизно таку форму табл.2.

Таблиця 2

Наведені суми відповідають таким господарським операціям:

05.08. Видано під звіт — 550 грн.;

08.08. Видано заробітну плату — 7450 грн.;

Повернено в банк 100 грн.

Для здійснення цих операцій 05.08 в банку було отримано 8100 грн. Ця сума буде відображена у відомості за дебетом рахунку 30 "Каса", яка має приблизно таку саму форму, тільки містить дебетові обороти в кореспонденції з кредитом відповідних рахунків.

Відомості ведуться не по всіх рахунках; вони слугують для більш повного і зручного висвітлення бухгалтерських даних.

Але з часом журнально-ордерну форму обліку замінили на автоматизовану. За цією форми обліку порядок заповнення облікових регістрів та їх формат визначаються тією комп'ютерною програмою, яка використовується. Як правило, всі комп'ютерні програми формують журнали-ордери або відомості по кожному рахунку, шахову та оборотну відомості, а також всі форми звітності.

Оборотно-сальдова відомість по синтетичних рахунках (оборотний баланс) — таблиця, що містить залишки на початок звітного періоду, обороти за період і залишки на кінець періоду за дебетом та кредит синтетичних рахунків.

Шахова відомість — це таблиця, яка містить обороти за місяць по всіх рахунках, причому кожен рахунок повторюється в боковику (дебетові обороти) і в шапці відомості (кредитові обороти). Суми оборотів проставляються на перетині граф і рядків. Шахова відомість може бути представлена у вигляді (фрагмент) табл.3.

Таблиця 3

Наведені суми означають такі господарські операції (за рядками):

— отримано матеріали від постачальників 800 грн.;

— отримано в касу з поточного рахунку 500 грн.;

— повернено в банк з каси 20 грн.;

— оплачені рахунки постачальника 800 грн.

Це дуже зручний регістр і бухгалтери на практиці нерідко ним користуються при всіх формах обліку: по-перше, тут відразу визначаються дебетові і кредитові обороти по всіх рахунках, а по-друге, рівність цих оборотів (у нижній правій клітині відомості) свідчить про те, що всі господарські операції враховані, можна заповнювати Головну книгу (або оборотну відомість).

Із курсу «Теорії бухгалтерського обліку» відомо, що під носієм облікової інформації розуміють матеріальний об’єкт, призначений для запису, передавання та зберігання облікової інформації. Відповідно до етапів бухгалтерського обліку виокремлюють три види носіїв облікової інформації: первинні документи, облікові реєстри та бухгалтерську звітність.

Кожна господарська операція підприємства або організації має підтверджуватися документально, тобто оформлятися за допомогою відповідних первинних документів.

Первинні облікові документи є основою для внесення даних в облікові регістри, що відображають господарські операції в бухобліку. Ці документи є основними при складанні податкової та фінансової звітності. Іншими словами, первинні документи бухгалтерського обліку відображають абсолютно всі господарські операції, які здійснює підприємство. Вони зберігаються в організації для забезпечення її власних потреб і пред’явлення контролюючим органам, а також для інших цілей. Первинні документи бухгалтерського обліку можуть бути знищені лише після закінчення термінів, встановлених для їх зберігання законодавством.

Складаються первинні документи в строгій відповідності з вимогою законодавства з включенням всіх обов’язкових реквізитів. До них відносять: назву документа; місце і дату його складання; найменування юридичної особи, від імені якого складається документ; обсяг і зміст операції; одиниці виміру операції; посади відповідальних осіб; особисту або електронний підпис особи, що здійснював господарську операцію. Тільки за цієї умови вони мають юридичну силу. Первинні документи бухгалтерського обліку зберігаються під початком головного бухгалтера. За їх збереження відповідає власник підприємства. Пройшли обробку документи повинні передаватися в архів. До цього моменту вони зберігаються в бухгалтерії в закритих шафах.

Облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, журналів, книг, журналів-ордерів тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Інформація, що міститься в облікових регістрах, використовується для оперативного управління, економічного аналізу діяльності підрозділів і підприємства в цілому, а також для складання звітності. Тому своєчасне і повне відображення господарських операцій в облікових регістрах — одна із обов'язкових умов якості й оперативності обліку.

Запис у регістрах бухгалтерського обліку виконується на підставі первинних облікових документів.

Регістри бухгалтерського обліку мають містити назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Форми облікових регістрів рекомендуються Міністерством фінансів України або розробляються міністерствами і відомствами за умови дотримання загальних методологічних принципів. Так, нині питання використання регістрів бухгалтерського обліку регулюються Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 р. № 966-ХІУ та методологічними рекомендаціями щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 29 грудня 2000 р. № 356.

Підприємства, які складають облікові регістри на машинних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для прочитання вигляді.

Облікові регістри складаються щомісяця і підписуються виконавцями та головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства. Ведення облікових регістрів та контирування документів первинного обліку здійснюють із застосуванням, щонайменше, коду класів рахунків і коду синтетичного рахунка. Аналітичні дані в облікових регістрах мають узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.

Класифікація облікових регістрів.

У бухгалтерському обліку використовують різні за формою, змістом та

способом відображення інформації облікові регістри.

1.За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на книги, картки, окремі листки. В бухгалтерських книгах окремі листки міцно переплетені (зброшуровані). Сторінки книги до початку записів обов'язково нумерують. На звороті останньої сторінки за підписом головного бухгалтера вказують загальну кількість сторінок у книзі. У деяких книгах (наприклад, Касова книга(додаток 3) сторінки не тільки нумерують, а й прошнуровують шпагатом і скріплюють сургучною або мастичною печаткою. На обкладинці книги зазначають назву підприємства або організації і назву цієї книги, а також рік, на який її заведено.

Основною перевагою ведення обліку у книгах є надійність зберігання облікових записів.

Зручнішими для обліку є картки і окремі листки. Картки виготовляють з цупкого паперу або тонкого картону спеціальної форми, стандартних розмірів, їх широко використовують в аналітичному обліку, наприклад для пооб'єктного обліку основних засобів, позамовного обліку затрат на виробництво, сортового обліку матеріальних цінностей на складах та ін. Окремі листки від карток відрізняються тим, що виготовляються з менш цупкого паперу, більшого формату і зберігаються в папках (реєстраторах), з яких легко виймаються для облікових записів. Використовуються окремі листки для ведення журналів-ордерів, допоміжних відомостей, складання машинограм. Перевага карток і окремих листків полягає в можливості будь-якого групування для одержання необхідної інформації, використовувати при

механізації обліку на сучасних електронних обчислювальних машинах, що забезпечує підвищення продуктивності праці облікових працівників і оперативності обліку.

2.За обсягом змісту облікові регістри поділяють на регістри синтетичного й аналітичного обліку та комбіновані. Такий поділ обумовлений відмінностями і призначенням синтетичних і аналітичних рахунків, різним ступенем узагальнення облікових даних та їх комбінування.

Синтетичні облікові регістри — це регістри, в яких облік ведуть за синтетичними рахунками: Головна книга, Журнал-ордер, Журнал-Головна. Всі вони є матеріальними носіями синтетичного обліку.

Аналітичні облікові регістри — це регістри, в яких облік ведеться за аналітичними рахунками. Дані подають у натуральних, трудових і вартісних вимірниках. До таких регістрів належать книги, картки. У цих регістрах враховують специфіку облікованих об'єктів.

Останнього часу значного поширення набули так звані комбіновані регістри систематичного обліку, які поєднують синтетичні й аналітичні записи. Застосування комбінованих регістрів дає змогу оперативно отримувати хронологічні й систематичні дані або показники синтетичного й аналітичного обліку разом, що скорочує облікову роботу за реєстрації і дає повне уявлення про здійснені операції. Прикладом комбінованого регістру може бути Журнал-ордер.

3.За видами бухгалтерських записів облікові регістри поділяють на хронологічні, систематичні та змішані (комбіновані).

Хронологічними називаються регістри, призначенням яких є реєстрація операцій у порядку хронологічної послідовності їх виконання та оформлення. Так, ведеться Касова книга, в якій рух коштів у касі відображається за їх отриманням і видачею. До таких регістрів належать: Журнал реєстрації операцій, де записують всі господарські операції в календарній послідовності їх здійснення, журнал обліку надходження готової продукції, вантажів, відомість відвантаження і реалізації продукції; табель відпрацьованого часу та ін. Особливе значення цих регістрів полягає в їх оперативній та контрольній функціях, характеристиці руху об'єктів обліку.

Систематичними називаються облікові регістри, в яких виконується групування однорідних операцій на синтетичних і аналітичних рахунках. Такі записи ведуть у Головній книзі, в якій узагальнюються записи за кожним синтетичним рахунком, а також на картках і книгах, де відображаються і групуються дані аналітичного обліку.

Комбінованими називаються регістри, в яких одночасно поєднуються хронологічний і систематичний записи. Таку побудову має книга Журнал-Головна, в якій перша частина відображає журнал реєстрації операцій, а друга — групування операцій на синтетичних рахунках.

4.За будовою облікові регістри поділяють на односторонні, двосторонні, багатографні та шахові.

Односторонні регістри передбачають, що вся облікова інформація відображається послідовно на одному боці аркуша. До них належать, наприклад, усі типові форми карток аналітичного обліку.

Двосторонні регістри передбачають поділ сторінки на дві частини: одну з них призначено для обліку дебетових оборотів за певним рахунком, а інша — кредитових.

Шахова будова регістрів передбачає їхній поділ вертикальними і горизонтальними лініями на клітинки (у вигляді шахової дошки), де кредитові обороти відображають по горизонталі, а дебетові — по вертикалі. Така будова значно скорочує кількість записів, оскільки подвійний запис тут здійснюється в один робочий прийом, посилює поточний контроль за відображенням операцій та підвищує аналітичні можливості бухгалтерського обліку.

Основна мета складання та подання бухгалтерської звітності — визначити реальні результати діяльності та передати економічні показники та інформацію про ресурси і їх джерела, а також результати діяльності облікового об'єкта, що буде корисно для тих, хто має обґрунтовані права на одержання (здобуття) такої інформації.

Інакше кажучи, підприємство повинне, тобто зобов'язане надавати інформацію про свій стан, оскільки існують різні групи людей, які зацікавлені в його діяльності та мають бути відповідно поінформовані. Для уточнення потрібно докладніше розглянути групи людей, яким може знадобитися інформація про підприємство. Крім того, слід також знати, яка саме інформація становить інтерес для членів кожної групи.

Бухгалтерська звітність — це система показників, що характеризують економічно-правовий стан підприємства (активи та пасиви) на певні дати (як правило, на початок та кінець календарного циклу) та за минулий рік, квартал, місяць та результати діяльності. Вона складається шляхом підрахунку, групування і спеціальної обробки даних поточного бухгалтерського обліку і є завершальною його стадією.

Бухгалтерська звітність складається за вимогою користувачів. Користувачів бухгалтерської звітності багато. Це засновники, учасники, керівники, банки, інвестори, кредитори, державні регулюючі органи, податкова адміністрації, міністерство статистики тощо.

Показники бухгалтерської звітності не є однаковими для різних користувачів. Тому бухгалтерська звітність поділяється на внутрішню та зовнішню.

Внутрішня звітність регламентується самим керівництвом підприємства (засновниками або керівниками, які уповноважені засновниками).

Зовнішня звітність є стандартизованою та визначається законодавчо, або підзаконними актами, інструкціями (фінансова, податкова тощо).

Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби — це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу облікових, контрольних та аналітичних робіт між виконавцями. Є дві форми організаційної побудови апарату облікової служби: централізована і децентралізована.

У централізованій формі весь апарат облікової служби як методично, так і адміністративно підпорядкований одному керівнику — головному бухгалтеру .

Організаційна побудова апарату облікової служби залежить від структури. Структура апарату бухгалтерії виражає форму організації виконавців, безпосередньо зайнятих бухгалтерським обліком, контролем і аналізом господарської діяльності у системі управління.

На даному підприємстві є головний бухгалтер і три бухгалтер, які йому підпорядковуються, а він в свою чергу відповідає перед директором ТзОВ.

На форму організаційної побудови та структуру апарату облікової служби впливають такі фактори:

• обсяг виробництва;

• загальна чисельність працюючих;

• кількість структурних підрозділів;

• види діяльності;

• характер організації технології виробництва;

• характер функціональних обов’язків;

• кількість філій (дочірніх господарств).