Лекция № 17 Тема лекции: «Инкассация дебиторской задолженности»

1. Инкассация в управлении дебиторской задолженностью.

2. Положение о дебиторской задолженности как инструмент кредитной политики.

3. Контроль платежной дисциплины.

1-й учебный вопрос: Инкассация в управлении дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью предполагает, прежде всего, контроль за оборачиваемостью средств в расчетах. Большое значение имеет отбор потенциальных покупателей и определение условии оплаты товаров, предусматриваемых в контрактах. Отбор осуществляется с помощью неформальных критериев: соблюдение платежной дисциплины в прошлом, прогнозные финансовые возможности покупателя по оплате запрашиваемого им объема товаров, уровень текущей платежеспособности, уровень финансовой устойчивости, экономические и финансовые условия предприятия продавца (затоваренность, степень нуждаемости в денежной наличности и т.п.).

Для того, чтобы правильно оценивать все тенденции, касающиеся дебиторской задолженности, каждый финансовый менеджер должен уметь анализировать систему показателей, связанных с дебиторской задолженностью:

 фактическая оборачиваемость дебиторской задолженности (прямой коэффициент оборачиваемости):

Коб_ДЗ=Вн:ДЗ_ср (17.1)

где Вн – выручка (нетто) от продажи продукции (товаров), выполнения работ, оказания услуг; ДЗ_ср– средняя за период величина дебиторской задолженности;

 период погашения дебиторской задолженности (в днях):

Тоб_ДЗ = Т_кал : Коб_ДЗ (17.2)

где Т_кал– календарная продолжительность анализируемого периода (в днях); Коб_ДЗ–прямой коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности;

 предельный размер дебиторской задолженности:

ДЗ_пред=В_РК^пл*К₁*(Дк+Д_пк) (17.2)

где В_РК^пл–планируемый объем реализации в кредит, в руб.;К₁–коэффициент маржинального дохода ;Дк–среднее количество дней отсрочки (дни);Д_пк–среднее количество дней просрочки;

 показатели инкассации дебиторской задолженности

Расчет показателей инкассации дебиторской задолженности:

Под инкассацией ДЗ понимается ее погашение, т.е. поступление денежных средства отгруженную продукцию, выполнение работы, оказание услуги.

Характеристики инкассации имеют вид коэффициентов, поскольку погашение может происходить позднее месяца образования выручки. Для расчета коэффициентов инкассации рассматривают поступление денежных средств в предшествующем планируемом году от продаж на основе следующих выражений

 коэффициент инкассации первого месяца К₁

 коэффициент инкассации второго месяца К₂

При этом, если ДЗ гасится полностью, сумма коэффициентов инкассации равна единице. Если не полностью – меньше единицы.

Полученные значения коэффициентов инкассации используются для прогнозирования поступления ДС-в.

Алгоритм использования коэффициентов инкассация для прогнозирования поступления денежных средств в плановом году представлен в табл.17.1.

Прогнозирование поступления денежных средств на основе коэффициентов инкассации									Таблица 17.1.
	ДЗнпмес	Внетто	Вбрутто	ДП1	ДП2	ДП3	…	ДП		ДЗкп
январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Ноябрь
Декабрь
Итого за год

Показатели, приведенные в таблице 17.2.

 ДЗ_нп- дебиторская задолженность на начало прогнозируемого периода; для января месяцаберется из исходных данных а затем определяется следующим образом: ДЗ_нп^фев= ДЗ_кп^янв; ДЗ_нп^март=ДЗ_кп^фев и так далее;

 В_нетто – выручка нетто соответствующих месяцев берутся из исходных данных об отгрузках на планируемый год;

 В_БРУТТО- выручка от продаж брутто (с НДС) за соответствующий месяц рассчитывается для любого месяца как произведение выручки нетто этого месяце и корректора по НДС: В_БРУТТО^янв= В_нетто^янв(1+СТ_НДС,%: 100%), где СТ_{НДС,% -} ставка НДС в %, которая применялась по отношению к реализованному товару, работе услуге. Если реализация осуществлялась по различным ставкам, то в отношении каждой из них необходимо привести отдельный расчет.

 ДП₁- притоки денежных средств от продаж текущего месяца, рассчитываются как произведение выручки брутто соответствующего месяца и коэффициента инкассации первого месяца. Например, ДП₁^янв= В_БРУТТО^янв*К₁, где К₁- коэффициент инкассации текущего месяца.

 ДП₂- притоки денежных средств от продаж предшествующего текущему месяца, рассчитываются как произведение выручки брутто предшествующего месяца и коэффициента инкассации второго месяца. Например ДП₂^янв= В_БРУТТО^{декабрь предыдущего года}*К₂ где К₂- коэффициент инкассации предшествующего месяца.

 ДП₃- притоки денежных средств от продаж двухмесячной давности, рассчитываются как произведение выручки брутто двухмесячной давности и коэффициента инкассации третьего месяца. Например ДП₃^янв= В_БРУТТО^{ноябрь предыдущего года}*К₃ где К3- коэффициент инкассации третьего месяца.

 ДП_-суммарные притоки денежных средств от продаж за месяц рассчитываются как сумма притоков всех месяце, в расчете на которые рассчитывались коэффициенты инкассации. В нашем случае, когда рассчитывалось три коэффициента инкассации: ДП_ ^янв= ДП₁^янв+ ДП₂^янв+ ДП₃^янв

 ДЗ_кп- дебиторская задолженность на конец периода рассчитывается как сумма дебиторской задолженности на начало периода, возникающей задолженности (выручки в оценке брутто) за минусом погашаемой задолженности. Например ДЗ_кп^янв=ДЗ_нп^янв+ В_брутто^янв- ДП_ ^янв

2-й учебный вопрос: Положение о дебиторской задолженности как инструмент кредитной политики

Кредитная политика, существующая в компании, дает возможность финансисту рационально управлять дебиторской задолженностью, планировать поступление денежных средств от покупателей, видеть реальную картину долгов контрагентов, не некие абстрактные цифры, отраженные на счетах дебиторов (без учета вероятности их возврата), анализировать тенденции, происходящие в компании.

Если после проведения формального и неформального анализа финансового состояния клиента все же остались сомнения в его платежеспособности, но сделка с ним необходима по причинам коммерческого характера, то нужно постараться минимизировать свои риски и при этом не потерять клиента. Это можно сделать, получив от клиента какое-либо обеспечение его обязательств по оплате. Таким обеспечением может быть:

 банковская гарантия;

 поручительство (через заключение договора) какой-нибудь солидной компании или простой вексель, выписанный Вашим покупателем, либо вексель третьего лица (переводной вексель). После оплаты товара вексель, который служит залогом возвращается покупателю;

 договор страхования коммерческого риска (пока мало распространенный в отечественной практике).

Чтобы повысить эффективность работы персонала, непосредственно связанного с управлением дебиторской задолженностью, следует активно применять программное обеспечение.

Если компания применяет в своей деятельности программу «1С:Предприятие 8.0» (конфигурация «Управление торговлей), то используя существующие в ней отчеты можно получить множество сведений, необходимых для анализа и управления дебиторской задолженностью:

 группировку задолженности клиентов по датам ее возникновения;

 классификацию клиентов по динамике производимых ими закупок;

 анализ состояния каждого заказа: сколько отгружено, сколько оплачено, какова величина задолженности покупателя по конкретному заказу;

 анализ состояния взаиморасчетов с конкретным клиентом в разрезе всех сделанных им заказов за определенный период;

 объем и сроки просроченной дебиторской задолженности;

 АВС-анализ клиентов и т.д.

Важным инструментом кредитной политики является положение о дебиторской задолженности и предусмотренная в ней система документооборота.

Система документооборота, действующая в соответствии с положением о дебиторской задолженности компании, позволяет обеспечить выполнение всех установленных правил и процедур при отгрузке товара (оказании услуг) в наиболее короткое время, с тем, чтобы никоим образом не служить фактором, тормозящим процесс продаж.

Наиболее эффективным является следующий алгоритм действий:

 резервирование менеджером товара, предполагаемого к отгрузке на условиях отсрочки платежа (товарного кредита);

 передача соответствующих документов (например заявки) финансовому контролеру для принятия решения о возможности / невозможности отгрузки в адрес данного клиента;

 в случае если финансовый контролер принимает положительное решение по данной отгрузке, то завизированный документ (например, заявка) передается на склад для осуществления процесса физической отгрузки товара покупателю;

 в случае если принято отрицательное решение по данному факту, то финансовый контролер незамедлительно оповещает об этом менеджера, ведущего данного клиента, и объясняет причину своего отказа;

 в свою очередь, менеджер должен довести эту информацию до клиента и совместно с ним выработать комплекс мер по выходу из данной ситуации: например, срочная оплата прежнего долга, предоставление какого-либо залога и т.д.

Для удобства и наглядности бизнес-процесс и сопровождающий его документооборот при отпуске товара (оказании услуги) и все последующие действия с дебиторской задолженностью можно представить в виде схемы (рис. 17.1.)

Затраты компании по обслуживанию дебиторской задолженности

Эти затраты можно разделить на три группы:

 расходы на финансирование;

 расходы на управление;

 расходы, возникающие при несвоевременной оплате счетов дебиторов.

Расходы на финансирование возникают потому, что в случае предоставления клиентам коммерческих кредитов, компания финансирует данные кредиты или за счет собственных средств, которые могли бы быть реинвестированы в товары или производство, или за счет привлеченных (заемных) средств.

Расходы на управление складываются из затрат на содержание дополнительного персонала, который занимается ведением клиентских счетов, необходимостью приобретения дополнительной оргтехники, программного обеспечения и т.д.

Расходы, возникающие при несвоевременной оплате счетов, состоят и из накладных расходов (заказные письма покупателям, просрочившим платеж; расходы на телефонные переговоры и т.д.) финансовых потерь при продаже дебиторской задолженности третьему лицу и из расходов, непосредственно связанных с возможным судебным делом: оплата услуг адвокатов и юристов, судебные пошлины.

3-й учебный вопрос: Контроль платежной дисциплины

Механизм начисления пеней и штрафных санкций

Договора и контракты, заключаемые с покупателями, обязательно должны содержать раздел о штрафных санкциях, которые будут применены к покупателю в том случае, если он допустит просрочку платежа. Как правило, размер пеней за просрочку платежа составляет 0,1-0,7% от суммы неоплаченной в срок задолженности за каждый день просрочки.

Уплата просроченной дебиторской задолженности не освобождает покупателя оплатить начисленные пени.

Если же контрагент перечисляет денежные средства и никак не указывает их назначение (оплата основного долга или погашение пеней), то сначала гасится полная сумма образовавшейся задолженности, а оставшиеся после этого денежные средства направляются на погашение начисленных пеней.

Что делать если просрочка платежа все же наступила

Для начала следует предусмотреть некий срок, так называемый «допустимый срок запаздывания по оплате».

Если и этот срок прошел, а денежные средства так и не поступили, надо начинать действовать, причем эти действия могут быть следующими:

 звонки и письма ответственным сотрудникам контрагента с напоминанием о том, что сроки платежа уже прошли;

 подготовка счета-фактуры с указанием начисленных за просрочку пеней и штрафных санкций;

 требование от контрагента графика погашения возникшей задолженности и начисленных штрафных санкций;

 временное прекращение отпуска товаров или оказания услуг в адрес данного контрагента (внесение его в стоп-лист)

 изыскание возможности продажи данного долга этого контрагента (оформление договора цессии) третьему лицу (данные отношения регулируются статьей 382 ГК РФ);

 подготовка всех необходимых документов для передачи иска в судебные органы.

Если все же договориться со своим контрагентом не удалось и приходиться готовить документы в суд, то не следует забывать, что в сумму иска необходимо включить:

 сумму основной задолженности за реализованные товары (работы, услуги);

 проценты на сумму долга (те, которые оговорены заранее в договоре, заключенном с контрагентом; если в договоре пени за просрочку платежа не оговорены, то штрафные санкции определяются в соответствии с механизмом, заложенным в статье 395 ГК РФ);

 свои убытки 9статья 15 ГК РФ позволяет пострадавшей стороне требовать со своего ответчика полного возмещения своих убытков, если текст заключенного договора не содержит какого-либо ограничения на такие действия): реальный ущерб (понесенные расходы) и упущенную выгоду.

Кроме того, если можно доказать, что ваш недобросовестный партнер в результате неисполнения своих обязательств получил какой-либо доход, то вы имеете полное юридическое право требовать в судебном порядке всю сумму этого дохода. (доказать величину такого дохода можно на основе финансовой отчетности вашего партера).

Чтобы контроль за состоянием и своевременностью погашения дебиторской задолженности не являлся исключительной обязанностью специалистов финансового отдела, рекомендуется включить в систему мотивации, применяемую к сотрудникам отдела продаж, некие показатели, позволяющие стимулировать их за соблюдение кредитной политики.

Нужно учитывать, что в настоящее время статья 266 Налогового кодекса РФ позволяет каждой компании создавать резервы по сомнительным долгам (т.е. закладываться на возможный риск неплатежей), которые будут уменьшать налогооблагаемую прибыль компании. Порядок создания таких резервов для целей налогового и бухгалтерского учета жестко регламентирован действующим законодательством, но для целей управленческого учета можно применить и иные принципы, которые позволяют наиболее точно рассчитать и заложить в себестоимость продукции (товаров, работ и услуг) возможные коммерческие риски.

Выводы: после того, как определены все параметры, оптимальные для компании в целом, можно уже производить расчет величины и длительности кредитных ресурсов для каждой группы клиентов.

Создание Положения о дебиторской задолженности (и сопровождающего его документооборота), конечно же, не решит всех проблем. Возникающих у компании, реализующей свои товары и услуги на условиях отсрочки платеж, но поможет упорядочить этот процесс и минимизировать риски, связанные с продажей товаров и услуг сомнительным контрагентам.

Следует иметь ввиду, что на этапе внедрения этих правил и процедур можно и нужно ожидать сопротивления сотрудников, которых так или иначе коснуться эти нововведения. И в этой ситуации человеку, который отвечает за инкассацию дебиторской задолженностью нужно уметь отстаивать свою позицию. Потом процесс войдет в свое нормальное русло, все сотрудники привыкнут выполнять предписанные правила и процедуры, а компания получит ощутимый экономический эффект, что в конечном счете и является основной целью ее деятельности.