8.3. Как организовать и провести презентацию

Презентации – широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах. Презентация может проходить самостоятельно или в рамках выставки, ярмарки. Мы будем рассматривать презентации как PR-событие или как акцию, проводимую в целях управления общественными отношениями.

Презентация – это организованная встреча группы людей с целью представления чего-либо нового, недавно созданного.

Дословно «презентация» означает «представление». Проводятся презентации с целью наиболее ярко преподнести общественности последние достижения фирмы. Поводом могут служить – открытие нового объекта, освоение нового вида услуг, определенная дата в истории фирмы и т.д. В ходе презентации предполагается организация общения участников, которая несет полезную информацию и является своего рода шоу, а также сопровождается угощением гостей.

В чем различие между презентацией рекламного характера и PR-пре­зен­тацией? В первом случае центром внимания (целью) будет продвижение нового товара или услуги, а в нашем варианте центральной темой должно быть целое – образ фирмы или организации и связанные с ним цели. PR-презентация всегда является частью системной работы, этапом в реализации определенной концепции.

Организация и проведение презентаций – достаточно сложные технологии, требующие режиссуры, творческого подхода. К сожалению, в практике российского бизнеса долго преобладал стандартный подход к проведению презентаций. Но постепенно у заказчиков формируется вкус к профессионально и творчески подготовленным презентациям.

С учетом целей проведения и доминирования характеристик существует несколько типов презентаций. [Далее многие тезисы с авторскими дополнениями мы приводим из книги Л. Арредонто «Искусство деловой презентации» – см. список литературы в конце главы].

1. Внешние презентации.

Проводятся для целевых аудиторий, не являющихся персоналом организации или фирмы (PR -субъекта). Таких презентаций проводится больше, они более распространены.

2. Внутренние презентации.

Относятся к тем ситуациям, когда организаторы и аудитория являются персоналом PR-субъекта, то есть членами одного коллектива. Иногда руководству компании бывает необходимо представить коллективу новую технологию документооборота или, к примеру, новую схему управления компанией. Возможно представление каких-либо проектов, важных для персонала. Проведение презентации позволяет за короткий отрезок времени донести до слушателей максимум информации.

3. Продвигающие презентации.

Это презентации, в которых общение построено с целью продвинуть какую-либо идею в более широкую среду общественности, охватить ею как можно больше адресатов. Как правило, эта идея содержит новизну, является носителем имиджевой концепции.

4. Информационные презентации.

Обычно они проводятся для передачи технической информации или иной, связанной со сложными технологиями. Презентация помогает в этом случае более наглядно и доступно преподнести сложный материал, добиться его усвоения и понимания аудиторией.

5. Нисходящие презентации.

Это разновидность внутренней презентации, когда руководство компании представляет некую идею для подчиненных.

6. Восходящие презентации.

Также вариант внутренней презентации. Представление проекта или идеи «снизу», от подчиненных – к их управляющим, руководителям.

7. Письменные презентации.

Они организуются как самостоятельно, так и в качестве дополнения к устным. В увлекательной и краткой форме преподносится та новая информация, которая является основой презентации. Схемы, диаграммы, фотоиллюстрации выразительно дополняют текст. Такая подборка может быть размещена в прессе или издана отдельным буклетом. На устной презентации она может служить раздаточным материалом.

Условия успешности презентации.