101

Н.А. ЛЫСЕНКО

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

КУЛЬТУРА ОБЩЕНИЯ

В ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

НОВОЧЕРКАССК 2005

ББК 65.050.2.73

Л 88

Рецензенты:

Лысенко Н.А.

Л 88 Документирование управленческой деятельности на предприятии: Культура

общения в деловой документации: Учебное пособие. -

В учебном пособии изложены современные проблемы, методы и факторы, влияющие на культуру общения и способствующие развитию бизнеса в стране.

Учебное пособие составлено в соответствии с современным стандартом, новой программой учебной дисциплины и является курсом, интегрирующим в себе: этику, деловой язык, психологию общения, делопроизводство, культуру поведения, этикет и др. понятия, правила и нормы составления деловых документов.

Пособие предназначено для студентов высших учебных заведений.

ISBN 5-241-99144-1 ББК 65.050.2.73

• Н.А.Лысенко, 2004-05-25

• Оформление:

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение ………………………………………………………………………5

I. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ В ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ...........7

1.1. Познание в делопроизводстве ………………………………………….7

1.2. Функции документов ...............................................................................8

1.3. Классификация документов ……………………………………………8

1.4. Стандартизация в делопроизводстве …………………………………..9

1.5. Унификация в делопроизводстве ………………………………………11

1.6. Нормирование оформления документов ……………………………..14

1.7. Поле штампа документа ……………………………………………….15

1.8. Рабочее поле документа ………………………………………………….18

1.9. Служебное поле документа ……………………………………………...26

1.10. Построение бланков документов ……………………………………..27

2. ОБЩЕНИЕ ЧЕРЕЗ ДЕЛОВУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ …………………………… …30

2.1. Принципы делового общения …………………………………………..30

2.2. Этикет и его значение в деловых документах …………………………30

2.3. Особенности официально-делового стиля …………………………….31

2.4. Деловой язык общения ………………………………………………….33

2.5. Особенности языка деловых документов ……………………………...34

2.6. Некоторые правила правописания в деловых документах ……………35

2.7. Некоторые правила редактирования деловых бумаг ………………….37

2.8. Психологическое воздействие на партнера ……………………………38

2.9. Основные проявления понимания ……………………………………...38

2.10. Психологическая сущность понимания ………………………………38

2.11. Рекомендации по совершенствованию эффективности понимания ..39

2.12. Оцени себя сам …………………………………………………………41

2.13. Организация работы с документами и защита информации ………..47

2.14. Документооборот ………………………………………………………47

2.15. Контроль исполнения документа ………………………………………48

2.16. Информационно-поисковая система по документам организации …...49

2.17. Номенклатура дел организации …………………………………………50

2.18. Документы по работе с гражданами ……………………………………52

2.19. Защита текущей информации …………………………………………..54

2.20. Рекомендации по защите деловой информации ……………………….56

2.21. Подбор кадров …………………………………………………………..57

2.22. Сравнительный анализ кандидатов ……………………………………59

2.23. Текущее хранение документов …………………………………………60

2.24. Выдача документов из дел организации ………………………………62

2.25. Архивное хранение …………………………………………………….64

2.26. Экспертиза ценности документов ………………………………………65

2.27. Формирование дел для архивного хранения …………………………..69

3. ТРУД В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ……………………………………………73

3.1. Содержание труда ………………………………………………………73

3.2. Механизм и автоматизация делопроизводственного труда ………….73

3.3. Безопасность и здоровые условия труда в делопроизводстве ………..75

3.4. Организационно-распорядительные документы ………………………76

3.5. Организационные документы ……………………………………………76

3.6. Распорядительные документы …………………………………………77

3.7. Информационно-справочные документы …………………………….79

3.8. Документы по личному составу ………………………………………..81

3.9. Деловая переписка ……………………………………………………..83

3.10. Виды писем ……………………………………………………………..84

3.11. Построение текста письма …………………………………………….87

3.13. Электронная почта ……………………………………………………..89

3.12. Телефакс ………………………………………………………………...89

Вопросы для самоконтроля ………………………………………………….90

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………………….91

Приложение …………………………………………………………………..92

Приложение 1.1. ……………………………………………………………...93

Приложение 1.2. ……………………………………………………………..94

Приложение 1.3. ……………………………………………………...………95

Приложение 1.4. ……………………………………………………………...96

Приложение 1.5. ……………………………………………………………..97

Приложение 2.1. ……………………………………………………………...98

Приложение 2.2. ……………………………………………………………..99

Приложение 2.3. …………………………………………………………….100

Приложение 2.4. …………………………………………………………….101

Приложение 2.5. …………………………………………………………….102

Приложение 2.6. …………………………………………………………….102

Приложение 2.7. …………………………………………………………….103

Приложение 3.1. …………………………………………………………….104

Приложение 3.2. …………………………………………………………….109

Приложение 3.3. …………………………………………………………….112

Приложение 3.4. …………………………………………………………….113

Приложение 3.5. …………………………………………………………….114

Приложение 3.6. …………………………………………………………….115

Приложение 3.7. …………………………………………………………….116

Приложение 3.8. …………………………………………………………….116

Приложение 3.9. …………………………………………………………….117

Приложение 3.10. …..………………………………………………………118

Приложение 3.11. ...…..…………………………………………………….119

Приложение 3.12. …………………………………………………………..120

Приложение 3.13. …………………………………………………………..121

Приложение3.14. ……………………………………………………………122

Приложение 3.15. …………………………………………………………..122

Приложение 3.16. …………………………………………………………..123

Приложение 3.17. …………………………………………………………..124

Приложение 3.18. …………………………………………………………..129

Приложение 3.19. …………………………………………………………..130

Приложение 3.20. …………………………………………………………..131

Приложение 3.21. …………………………………………………………..132

Приложение 3.22. …………………………………………………………..133

Приложение 3.23. …………………………………………………………..134

Литература ………………………………………………………………….136

Введение

Развитие бизнеса в стране, создание коммерческих, кооперативных, акционерных предприятий повлекло за собой и резкое увеличение информативного потока, а также потока деловых бумаг. Но отсутствие навыка и знаний по составлению деловых документов, нарушение в связи с этим этических норм приводит к неприятным последствиям. За счет человеческих амбиций срываются сделки, расторгаются договоры, возникают конкуренты, похищается или просто передаются документы с ограниченным доступом конкурентам. Это порой приводит даже к банкротству предприятия. Поэтому вся деятельность предприятия по работе с документами должна быть организована четко, по деловому с использованием законов, правил и норм этики, грамматики, стандартов и т.д.

В данном пособии деятельность предприятия в области делопроизводства рассматривается как совокупность познания-общения-труда. Эти понятия не должны в документах быть отдельно друг от друга, а должны дополнять и поддерживать других. Поэтому нельзя сказать, что изучая стандарты по правилам заполнения документа, вы только познаете законы построения документа, но вы одновременно учитесь нормам общения через документы и при этом умственно трудитесь.

В связи с этим распределение глав в пособии можно провести чисто символически, с учетом только лишь того, где больше используется познание, где необходимо уделить больше внимания общению, а, следовательно, и этики поведения и защите информации, а где необходимо приложить труд, чтобы подготовить, составить и издать необходимые документы по всем правилам и нормам.

В первой главе учебного пособия раскрываются понятия о деятельности в целом, о делопроизводстве. Определяются пути познания и нормирования в делопроизводстве.

Во второй главе говорится об общении через деловую документацию. Представляется понятие этикета и его значение в деловых документах. Раскрываются особенности официально-делового стиля и психологического воздействия на партнера. Приведены психологические тесты, с помощью которых можно оценить себя со стороны. Большую роль в общении играет организация работы с документами, характеризующие исполнительную деятельность предприятия. Одним из факторов, характеризующих деловое общение в делопроизводстве, является защита информации. Создание условий, обеспечивающих хранение информации и способы защиты информации, представлены в этой главе.

Третья глава раскрывает содержание труда в делопроизводстве, способы совершенствования работы служб документированного обеспечения, технические средства, используемые для создания и хранения документов. Большую часть раздела занимает создание организационно-распорядительных документов (ОРД) и, в том числе, деловая переписка.

После каждой главы представлены вопросы для самоконтроля студентов.

Настоящее пособие предназначено для студентов технических вузов. Задача настоящего пособия – помочь студентам научиться, соблюдая все этические, психологические и стилистические нормы, составлять документы, способствующие развитию деловых, партнерских отношений, формирование навыков создания текстов документов.