5. Как выполнить фильтрацию данных в электронной таблице? Какие существуют варианты фильтрации?

Фильтрация – быстрый способ поиска подмножества данных (отбора части данных) и работы с ними в списке.

В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора, заданным для столбца. Фильтр не удаляет записи из таблицы, а показывает только те, которые удовлетворяют условию, остальное временно скрывает.

Excel располагает двумя командами фильтрации, которые становятся доступными через пункт меню Данные  Фильтр: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Режим автофильтра устанавливается командой Данные  Фильтр  Автофильтр. После этого справа в заголовках каждого столбца появляется кнопка автофильтра (рисунок 10, а). Щелчок по кнопке раскрывает список значений данного столбца, которые используются для задания условий отбора (рисунок 10, б).

а б

Рисунок 10 – Использование автофильтра:

а) – кнопка автофильтра; б) условия отбора

Кроме того, можно настроить автофильтр, выбрав из этого списка элемент Условие, после чего можно создать запрос (настроить пользовательский автофильтр), состоящий не более чем из двух условий для одного поля, соединенных знаками логических операций И, ИЛИ. Каждое из этих условий представляет собой выражение логического типа, содержащее любые операции отношения (<, <=, =, <>, >, >=). При создании условий отбора по текстовым полям можно использовать символы шаблона: "*" – для обозначения последовательности любых символов произвольной длины, и "?" – для обозначения единичного символа, стоящего на определенном месте.

6. Как выполнить фильтрацию данных с помощью расширенного фильтра? Каковы преимущества использования расширенного фильтра?

Расширенный фильтр по сравнению с автофильтром обладает следующими преимуществами:

• позволяет создавать запросы с условиями отбора по нескольким полям одновременно;

• позволяет создавать запросы с тремя и более условиями отбора по одному полю;

• позволяет создавать запросы с вычисляемыми условиями отбора;

• позволяет полученную в результате фильтрации выборку помещать в другое место рабочего листа;

• многократно использовать однажды созданный запрос.

При работе с расширенным фильтром необходимо определить три области (рисунок 11):

• исходный диапазон (интервал списка) – область базы данных (Лист!$A$5:$K$46);

• диапазон условий (интервал критериев) – область, содержащая критерии фильтрации, которые могут находиться и на отдельном листе (Лист!$A$49:$B$50);

• диапазон результата (интервал извлечения) – область, в которую необходимо скопировать выборку (можно указать только адрес левого верхнего угла – Лист!$A$52); она не задается в случае фильтрации списка на том же самом месте.

Установка флажка Только уникальные записи при копировании выборки в интервал извлечения позволяет убрать из нее все повторяющиеся записи. При отсутствии диапазона условий с помощью этого флажка можно избавиться от повторяющихся записей в исходном списке.

Рисунок 11– Диалоговое окно «Расширенный фильтр»