Билет №3

Вопрос 1. Проблемы организации электронного документооборота

Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Отсутствует единая техническая политика и методология, в том числе в области делопроизводства. Существующие системы не позволяют гибко менять схемы обработки документов и структуру хранящейся в них информации без угрозы потери данных. Необходимо обеспечить возможность редактирования управленческих процессов при помощи маршрутных схем, создаваемых в графическом редакторе и диалоговых окон. При этом упраздняется функция делопроизводителя, поскольку механизм обработки документа автоматизируется. Интеграция системы с офисными приложениями делает её ещё более удобной.

Автоматизация делопроизводства внутри одной организации обеспечивает полноценную работу пользователей через Интернет и интранет, управление деловыми процессами, поддержку жизненных циклов и версий документов, динамическое управление правами доступа. Необходимо формирование государственной технической политики поэтапного перехода от бумажного к электронному документообороту и повышения эффективности взаимодействия органов государственной власти между собой и внешними организациями и гражданами. С учётом российской специфики необходимо длительное сосуществование обоих форм делопроизводства, что усложняет требования к системе электронного документооборота. основные этапы перехода: 1. Электронные архивы: мгновенное получение графического образа необходимого документа на экране; 2. Системы накопления и управления знаниями: открытая информация, упрощение информационного обмена; 3. Полностью электронная информация: электронный подлинник документа вместо бумажного.

2. Ведомственная электронная почтовая си­стема. Групповая работа с документами

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 27 августа 2007 года N 282-р

Об утверждении Временного порядка по использованию ведомственной электронной почты дли передачи

между таможенными органами электронных копий документов, содержащих сведения ограниченного распространения,

и не содержащих сведений, составляющих государственную тайну

Настоящий Временный порядок по использованию ведомственной электронной почты (ВЭП) для передачи между таможенными органами электронных копий документов, содержащих сведения ограниченного распространения, и не содержащих сведений, составляющих государственную тайну (далее - Временный порядок), разработан в целях регулирования отношений, связанных с обменом электронными копиями документов при информационном взаимодействии между таможенными органами.

Ведомственная СЭД – система электронного документооборота, установленная в организации (ведомстве).есть Единая еще

Ведомственные Системы Электронного Документооборота являются типовыми, обеспечивая при этом возможность настройки на организационную структуру каждого объекта автоматизации – организации (ведомства).

Ведомственные СЭД должны обладать возможностью полностью автоматизированного обмена электронными документами через ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты ЦУ Единой СЭД.

Формирование электронного документа и движение его внутри организации (ведомства), а также реализация основных функций управления ведомственным архивом документов осуществляется средствами ведомственной СЭД, используемой в организации (ведомстве).

Для каждой организации (ведомства), участвующей в межведомственном электронном документообороте, должна быть через web-интерфейс ЦУ Единой СЭД обеспечена возможность:

· просмотра отправляемых в другие ведомственные СЭД и получаемых из других ведомственных СЭД электронных документов;

· ввода и просмотра отчетов об исполнении электронных документов;

· поиска электронных документов на ЦУ Единой СЭД по реквизитам, по контексту;

· просмотра недоставленных электронных документов своей организации (ведомства) и внесения необходимых корректив.

Ответственность за обеспечение данных возможностей возложена на оператора Единой СЭД.

ПОРЯДОК ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ВЕДОМСТВЕННЫМИ СЭД

Отправка электронного документа из ведомственной СЭД

Получение электронного документа в ведомственной СЭД

Отчет об исполнении документа

Термин Групповое программное обеспечение - это свободно определяемое понятие, которое относится к типу прикладной программы, дающей возможность группам людей сотрудничать в целях создания, использования и распределения информации более эффективным способом. Групповое программное обеспечение развивается, исходя из двух базовых моделей: модели share (общая) и модели send (пересылка).

Общая модель. Общая модель полагается на то, что документ или приложение базы данных находится в области, доступной для всех пользователей, т.е. совместно используются. При этом документ или приложение базы данных обычно размещают на файловом сервере. Если все пользователи имеют доступ к каталогу на файловом сервере, где размещается файл, все они могут работать с ним. Пользователь может обращается к файлу на сервере и открывать приложение для внесения добавлений, изменений и просмотра данных.

Модель пересылки. В модели пересылки информация перемещается или же отсылается пользователю. Обычно это происходит с применением электронной почты.

Интегрированная модель. Существует программное обеспечение, сочетающее в себе как модель пересылки, так и общую модель.

К преимуществам систем групповой работы можно отнести, во-первых, то что, что данные системы позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми происходящими в системе электронного документооборота предприятия событиями - подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. Любая новая информация по документу – факт визирования или утверждения документа, поступление платежа, замечание или вопрос по документу, загрузка новой версии документа и т.п. - сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. С помощью этой системы можно организовывать дискуссионные группы между различными группами пользователей, в режиме реального времени обсуждать ход проектов или бизнес-процессов, и эти обсуждения будут сохранены вместе с карточкой документа и доступны только пользователям, имеющих право просмотра данного документа.

Также можно обмениваться персональными сообщениями между пользователями и прямо в карточке документа или проекта создавать напоминания о будущих событиях, например, о предстоящих совещаниях и встречах.

Данные система позволяют экономить время, человеческие и материальные ресурсы. В результате, появляется возможность для выполнения работы более качественно, с меньшими денежными затратами и в более короткие сроки.

Система групповой работы TeamWox предназначена для оптимизации управления в компании. С ее помощью Вы сможете оптимизировать производственные процессы, сделать их более прозрачными, ускорить принятие решений на основе полной и достоверной информации.

Благодаря поддержке версионности и системе визирования, в TeamWox возможна групповая работа с документами. Ваш сотрудник создал документ и поставил его Вам на подпись, а Вы внесли поправки и отправили ему на доработку.