Вопрос 2. Характеристика нового стандарта на системы электронного делопроизводства

1 августа 2011 года вступил в действие новый ГОСТ. Принятие этого стандарта очень актуально в связи с повсеместным переходом к современным компьютеризированным технологиям делопроизводства и электронному документообороту. Это ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

Задача организации электронного документооборота ставилась в нашей стране уже давно. Практически все федеральные органы исполнительной власти, многие учреждения и предприятия установили у себя те или иные системы автоматизации делопроизводства, обмен документами между ведомствами по-прежнему происходил в традиционной бумажной форме в виде писем, телеграмм и факсов. Это существенно ограничивало возможности автоматизации сферы ДОУ, не позволяя перейти к работе с электронными документами.

Наиболее важными представляются три определения. Главное — это «информационное взаимодействие систем управления документами», определяемое как «обмен между двумя системами управления документами электронными сообщениями заданного вида и по правилам и в порядке, определенными настоящим стандартом». Тут ключевое то, что обмен сообщениями осуществляется именно по правилам, установленным данным стандартом.

Два других определения важны тем, что в них устанавливается формат обмена электронными сообщениями. Это определение электронного сообщения как XML-документа, а также при необходимости набора дополнительных файлов, передаваемых (получаемых) из одной системы управления документами в другую систему управления документами. И второе определение — уже собственно XML-документа как XML-файла установленной стандартом структуры и с заданным стандартом составом элементов и их атрибутов. Таким образом, мы видим, что при пересылке электронных документов, организации электронного документооборота должны использоваться файлы в XML-формате. Использование XML-формата было записано еще в Постановлении Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», но оно относилось только к организации закрытой сети защищенного документооборота между федеральными органами исполнительной власти, Администрацией Президента РФ и Администрацией Правительства РФ. Данный стандарт описывает использование XML-формата для организации обмена документами между любыми организациями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

Каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами, оформляется как XML-документ. При необходимости к сообщению может быть прикреплен один или насколько дополнительных файлов — документов в электронном виде. Прикрепленные файлы являются неотъемлемой частью сообщения.

Таким образом, созданный в организации в электронной форме документ может быть подписан электронно-цифровой подписью, прикреплен к регистрационной карточке, а затем электронный дубликат этого документа вместе с описывающими документ реквизитами отправляется адресату. При этом электронный документ может включать несколько файлов — например, письмо в формате MS Word, таблицу в MS Excel, план в MS Project, чертеж в формате AutoCAD и др., и все эти файлы вместе с регистрационной информацией будут составлять один электронный документ.

Обязательным реквизитом любого электронного сообщения является заголовок. Он должен присутствовать всегда. Кроме заголовка в сообщении должен присутствовать как минимум еще один реквизит документа, или в терминах стандарта — зона. При этом одна зона может включать в себя несколько реквизитов. Например, главная обязательная зона сообщения «Заголовок» — Header включает вид передаваемого сообщения, дату и время его формирования и от кого/кому (адресант и адресат), и когда (дата и время) оно передается.

Используемые в сообщении зоны (соответствующие XML-элементы) могут быть только из числа типов, определенных в стандарте. Зона заданного типа в сообщении может быть только одна. Передаваемая в зонах сообщения информация оформляется как вложенные XML-элементы второго и последующих уровней иерархии. 

Стандарт содержит описание основных полей (зон), которые должны быть в каждом электронном сообщении:

Наименование зоны	Имя типа элемента XML	Содержание зоны
Заголовок	Header	Содержит служебную информацию, необходимую для правильной передачи и интерпретации всего сообщения в целом
Документ (основная зона)	Document	Содержит информацию о передаваемом документе — как в объеме стандартизованного набора РКД, так и, возможно, самого документа в электронном виде (в виде файла, набора файлов)
Задания	TaskList	Содержит информацию о выданных заданиях на исполнение и обработку документа (в виде резолюций, поручений, сопроводительных писем, напоминаний и т. д.) — как в объеме стандартизованного набора РКД, так и, возможно, в электронном виде (в виде файла, набора файлов)
Дополнительные материалы	AddDocuments	Содержит информацию о дополнительных (справочных) материалах к документу, которые разъясняют отдельные, затронутые в документе  вопросы (в виде дополнительных документов, писем, справок и пр.)
Расширение	Expansion	Содержит дополнительные, не стандартизованные в рамках настоящего стандарта данные из передающей системы.  Назначение зоны — определение стандартного пути расширения стандарта.  Состав зоны документируется разработчиком соответствующей системы управления документами
Уведомление (подтверждение приема)	Acknowledgement	Содержит ответную информацию о доставке сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др.  Данная зона в сообщении может передаваться только с заголовком сообщения и с зоной «Расширение»

Кроме того, стандартом предусмотрено два типа уведомлений. Первый тип — уведомление о получении документа. Данный тип уведомления встроен в большинство программ, работающих с электронной почтой типа Microsoft Outlook, Outlook Express, The Bat, Windows Live Mail и др. Но стандартом предусмотрен еще один вид уведомления — о регистрации документа, и этот тип уведомления существенно облегчает жизнь службе ДОУ, так как несет информацию о регистрационном номере, присвоенном документу при его регистрации в организации-получателе.

Еще одна особенность электронных сообщений — гораздо большая оперативность обмена документами по сравнению с традиционными технологиями. Именно поэтому, кроме традиционного элемента «дата документа», в электронном сообщении добавляется такой элемент, как время.

Приведенные в ГОСТе описания зон «Заголовок», «Документ», «Задания», «Дополнительные материалы», «Расширение», «Уведомление», а также всех используемых в этих зонах элементов, их характеристик, правил заполнения — позволяют настроить ведомственную СЭД на прием-передачу данных в формате, который будет доступен любой другой СЭД, работающей в соответствии с данным ГОСТом.