44. Порядок приёмки товаров в торговом обороте.

Процесс поступления товаров на склад компании-дистрибьютора начинается с закупок. Именно от эффективности взаимодействия складской и закупочной служб, от своевременного обмена информацией между ними зависит, насколько склад будет подготовлен к приемке товара и насколько быстро он сможет выполнить эту функцию.

Зачастую периодичность и объем поставок являются камнем преткновения между отделом закупок и складом. Отделу закупок удобнее делать редкие закупки крупными партиями, при этом, чтобы поддержать хорошие отношения с поставщиками и получить дополнительные скидки, их можно осуществлять по удобному для поставщиков графику. Склад заинтересован в равномерной загрузке своих мощностей и, следовательно, ритмичном поступлении продукции. Первопричиной конфликта становится отсутствие системы управления запасами, а также подразделения, осуществляющего единое управление ими в рамках предприятия.

Оптимизация системы управления запасами – процесс длительный и сложный, но есть методы, существенно облегчающие работу по приемке товаров на склад в достаточно короткие сроки.

План поставок. Как правило, отдел закупок взаимодействует с определенным количеством поставщиков и имеет возможность фиксировать и накапливать информацию о продолжительности обработки заказов и доставки заказанной продукции поставщиками. Располагая данными о продолжительности цикла заказа, можно планировать дату поступления грузов на склад, а зная предельные значения мощности склада по приемке товаров в смену (или в сутки) – обеспечить относительно равномерную нагрузку на склад поступающими товарами от нескольких поставщиков. Для этого необходимо составить такой план размещения заказов у поставщиков (и соответственно поставок товаров на склад), при котором суточный объем поступающих грузов не будет превышать 75...80% от предельной мощности склада по приемке.

Очевидно, что план поставок не может быть исполнен с абсолютной точностью. Отклонение фактической даты поставки от планируемой бывает по разным причинам, связанным с надежностью поставщиков и транспортных компаний. Однако в любом случае работа склада будет более равномерной, а ресурсы склада будут использоваться более эффективно. Планирование можно осуществлять как с помощью функций корпоративной информационной системы, так и более простых инструментов (MS Excel или MS Project).

Упрощенный пример составления и корректировки графика поставок товаров на склад представлен на графиках. На первом этапе в таблицу вносят данные о цикле заказа, объеме поставок. Сумму объема поставок на склад сравнивают с эффективной мощностью отдела приемки. Затем дату размещения заказа у поставщика перемещают таким образом, чтобы суммарный объем поставок на склад не превышал возможностей склада и чтобы поставки осуществлялись в рабочие дни.

Подготовка склада к приемке. Обычно на многих складах никакой подготовки к приемке товара вообще не проводят, а перечень и объем товаров, подлежащих приемке, становится известен лишь по прибытии транспортного средства на склад. Такой принцип работы выливается в регулярные авралы, возникают очереди транспортных средств, ожидающих разгрузки. Из-за отсутствия подготовленных мест хранения товар размещают в проездах, что в дальнейшем существенно усложняет работу склада. Избежать подобных проблем позволит своевременная подача на склад точной информации об ожидаемых поставках:

• перечень товарных позиций;

• количество, масса, объем поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции);

• сроки поступления;

• сроки хранения груза, условия размещения на складе с учетом товарного соседства;

• наименование поставщика;

• тип тары (короба, паллеты); стандарт укладки на поддоны, расчетное число паллет;

• информация о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т. д.);

• количество свободных мест на складе, их месторасположение (адрес).

Для удобства следует создать специальную форму документа, куда эта информация экспортировалась бы автоматически либо вносилась вручную, в зависимости от возможностей информационной системы управления складом. Складская служба, имея информацию об ожидаемых поставках, сможет подготовить пространство в зоне приемки, определить количество персонала для разгрузки и проверки количества и качества товаров, подготовить необходимую технику, тару, упаковочный материал и затем правильно и эффективно разместить поступающую на хранение продукцию.

Существуют правовые акты, регулирующие приемку продукции: «Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству 1965 г. № П-6»; «Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству 1966 г. № П-7»; стандарты всех уровней (ГОСТ, ОСТ, СТП) предусматривают отдельные требования к порядку приемки продукции. Гражданский кодекс РФ устанавливает, что покупатель обязан проверить количество и качество товаров в порядке и в сроки, установленные правовыми актами, договором и обычаями делового оборота.

Приемка продукции на первом этапе производится не менее чем двумя лицами, уполномоченными на то руководителями или заместителем руководителя. Эти лица несут ответственность за строгое соблюдение правил приемки продукции.

В соответствии с Инструкциями о приемки товара по количеству и качеству на первом этапе, осуществляется в сроки, установленные для выгрузки товара. Сплошная приемка всей партии товара по качеству со вскрытием тарных мест проводится на складе получателя в десятидневный срок. Проверка качества всего товара, кроме внешних повреждений, которые должны фиксироваться в момент выгрузки, проводятся в двадцать дней, а скоропортящихся продуктов в 24 ч с момента получения.

В процессе выгрузки товара из транспортного средства, когда участие перевозчика не предусмотрено, проверяется:

1) по количеству – вес брутто товара и число отдельных мест. Если груз перевозился без тары или в открытой таре, то здесь же проверяется вес нетто, а также количество единиц товара в каждом месте;

2) по качеству – наличие внешних повреждений, которые могли возникнуть при перевозке, погрузке или выгрузке товара. Здесь же должны быть зафиксированы механические повреждения тары.

Количество выгруженного товара сопоставляется со сведениями, указанными в транспортных и сопроводительных документах. При их отсутствии проверяется фактическое количество поступившего товара. В случае обнаружения факта недостачи или повреждения товара получатель обязан приостановить дальнейшую приемку, обеспечить сохранность продукции, принять меры для предотвращения ее смешения с другой однородной продукцией, составить акт о выявленной недостаче продукции за подписями лиц, проводивших приемку продукции. Одновременно с приостановлением приемки вызвать для участия в продолжение приемки продукции представителя поставщика. Уведомление о вызове представителя поставщика отправляется по телеграфу (телефону) не позднее 24 ч, а в отношении скоропортящейся продукции – немедленно после обнаружения недостачи. Если представитель поставщика не явился или его вызов необязателен, то для дальнейшей проверки товара вызывается эксперт. Проверка качества и комплектности продукции, поступившей в таре, производится при вскрытии тары, но не позднее указанных выше сроков, если иные сроки не предусмотрены в договоре в связи с особенностями поставляемой продукции (товара).

Машины, оборудование6 приборы и другая продукция, поступившая в таре и имеющая гарантийные сроки службы или хранения, проверяются по качеству и комплектности при вскрытии тары, но не позднее установленных гарантийных сроков.

Приемка продукции, должна вестись без перерыва. По результатам приемки продукции с участием представителя составляется двусторонний акт о фактическом качестве и комплектности полученной продукции. Акт составляется в день окончания приемки продукции, подписывается всеми лицами, участвовавшими в проверке качества и комплектности продукции.