Глава 12

1. Почему проекты должны быть увязаны с целями организации?

Выживание ОУП в составе организации зависит от его способности улучшить управление проектами. Такое улучшение означает прямое и непосредственное содействие достижению целей организации, за которые отвечают ее руководители. Если руководство не видит ощутимой пользы от существования ОУП или считает, что вклад офиса в достижение целей организации настолько незначителен, чтобы участвовать в его деятельности, то это должно служить для него сигналом тревоги. В таких условиях весьма вероятно, что ОУП, рано или поздно, будет ликвидирован и, что еще хуже, о его существовании скоро забудут точно также, как уже забыты многие другие, неудачные бюрократические затеи.

2. Имеют ли право на существование проекты, очевидным образом не связанные ни с одной из целей организации? Если имеют, то нуждаются ли они в рассмотрении всеми руководителями?

Нет ответа в тексте. Наверное, абсолютно все проекты должны быть хотя бы косвенно относиться к достижению целей организации, и если в этом есть сомнения, должны рассматриваться руководством и теми руководителями, которые имеют отношение к его инициации, выполнению или к пользованию конечными результатами.

3. Почему сейчас большинство руководителей не проводит рассмотрения проектов?

Отнимает слишком много времени. Предоставляется не вся или не нужная информация.

4. Каким образом оуп может привлечь руководителей к участию в рассмотрении проектов?

Предоставляя в своем отчете о проекте точные сведения о сроках, стоимости и содержании, помечая определенным цветом (к примеру, зеленым, оранжевым и красным), степень важности вмешательства.

ОУП должен стремиться к тому, чтобы собрания руководителей с целью рассмотрения хода выполнения проектов были короткими и проходили регулярно, придерживаясь строгого расписания. Собрания на уровне руководства имеют своей целью не оперативное управление проектами, включающее подробный анализ и контроль, а принятие решений и выдачу руководящих указаний. Если обсуждение затрагивает области, представляющие интерес только для 1-2 руководителей подразделений, ОУП может быстро потерять контроль за его ходом.

5. Если проект отклонился от плановых заданий, то что по этому поводу должны знать руководители?

• Если судьба проекта вызывает опасения, что предпринимает руководитель проекта для исправления сложившегося положения?

• Какие решения руководства требуются для возвращения проекта к намеченному курсу?

• Должны ли быть изменены приоритеты проектов?

Очень ценным является график, показывающий тенденции соответствующих характеристик проекта (стоимость и сроки) во времени, что имеет абсолютную ценность для руководителя, стремящегося принимать обоснованные решения. Отдельное значение любой характеристики, вычисленное на определенном временном интервале, ничего не говорит руководителю о том, имеет ли он дело с ее случайным или систематическим отклонением, и, соответственно, требуется ли его оперативное вмешательство.

+ Насколько сильно он отклонился от плановых значений (помечает ОУП определенным цветом). Для проектов, состояние которых признано «красным», ОУП должен указать, требуются ли решения со стороны руководства и предложить свои рекомендации. Такими рекомендациями могут быть, например, предложение о выделении дополнительных ресурсов, об отмене проекта, о передаче части работ по нему субподрядчикам и т.д. Проведя полный предварительный анализ возможных решений и подготовив необходимые сопроводительные документы, ОУП сможет оказать существенную поддержку Совету по управлению проектами.