Раздел 1. Обоснование

ОБЩИЕ ЦЕЛИ ПРОЕКТА

ИСТОРИЯ ВОПРОСА

ЦЕЛИ

СОГЛАСОВАННОСТЬ СО СТРАТЕГИЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ (отметить)

Раздел 2. Содержание

СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА СОЗДАНИЯ ОУП

АНАЛИЗ ПОСЛЕДСТВИЙ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Таблица 25.1 Последствия создания ОУП для различных заинтересованных сторон

Заинтересованные стороны

Последствия создания ОУП для заинтересованных сторон

ОСНОВНЫЕ ФАКТОРЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ УСПЕШНОСТЬ ПРОЕКТА

■ Поддержка ОУП со стороны руководителей всех уровней.

■ Повышение уровня квалификации сотрудников всех уровней в области управления проектами.

■ Реклама качества работы ОУП, его услуг и применяемых офисом методов и средств.

■ Приобретение или создание качественных программных продуктов для автоматизации управления портфелями проектов и отдельными проектами.

■ Эффективное обучение пользователей этим программным средствам

■ Ответственность руководства за состояние портфеля проектов организации.

Раздел 3. Общие подходы к созданию оуп

ПРЕДЛАГАЕМОЕ РЕШЕНИЕ

ИЗУЧЕННЫЕ АЛЬТЕРНАТИВЫ

ДОПУЩЕНИЯ И ПРЕДПОЛОЖЕНИЯ

ПРЕПЯТСТВИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ОУП

ОЖИДАНИЯ ЗАИНТЕРИСОВАННЫХ СТОРОН

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТА

Устав проекта приведен в приложении I. Перечень участников команды исполнителей проекта и время их участия в проекте представлены в плане ресурсного обеспечения проекта (приложении II).

ПЛАН ЗАКУПОК

ПЛАН КОММУНИКАЦИЙ

ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Раздел 4. Риски

МАТРИЦА ИДЕНТИФИКАЦИИ РИСКОВ

Таблица 25.3. Матрица идентификации рисков

Описание риска

Количественная оценка

Способы реагирования

Раздел 5. Затраты и экономический эффект (детальный анализ затрат и экономического эффекта от создания оуп содержится в приложении)

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАТРАТ НА ПРОЕКТ

СУММАРНЫЕ ЗАТРАТЫ НА ОПЛАТУ ТРУДА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ НА СТАДИИ ВЫПОЛНЕНИЯ И КОНТРОЛЯ ПРОЕКТА

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ ОТ ПРОЕКТА

Эффект от внедрения стандартов управления проектами

Эффект от идентификации проектных рисков и ресурсных ограничений

Эффект от совершенствования процесса выполнения проектов.

Эффект от установления приоритетов проектов в портфеле

Раздел 6. График выполнения проекта

КОНТРОЛЬНЫЕ ДАТЫ ГРАФИКА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЕКТА

1. Дата завершения этапа планирования 03.0б.200_ г.

2. Дата завершения этапа исполнения и контроля 06.11.200_ г.

3. Дата официального закрытия проекта 03.12.200_ г.

4. Дата окончания проекта 03.12.200_ г.

РЕЗЮМЕ

Технико-экономическое обоснование создания ОУП на предприятии должно устанавливать функциональные возможности офиса, выгоды от его создания, необходимые для этого затраты и сроки. После того, как будут оценены затраты на создание ОУП, включая текущие расходы на его содержание в оставшуюся часть финансового года, эта оценка становится базой для определения экономического эффекта, создаваемого ОУП для организации.

Глава 26

ОУП, не обладающей заинтересованной поддержки со стороны руководства организации, не обладает реальным влиянием и не имеет шансов на долгосрочное существование. Для того чтобы руководство с энтузиазмом поддержало создание ОУП, оно должно быть убеждено в его способности решить главные проблемы предприятия в части управления проектами.

Необходимо провести необходимую подготовительную работу, в ходе которой необходимо обсудить с членами руководящей команды предприятия наиболее значительные проблемы, с которыми они сталкиваются при управлении проектами, и какие выгоды может принести предприятию устранение этих проблем. Полученная информация используется для подготовки презентации предложения о создании ОУП и его технико-экономического обоснования.

Сама презентация должна состоять из семи частей, каждая из которых должна быть логически выстроена так, чтобы стимулировать убежденность слушателей в необходимости решения поставленных проблем. Фатальной ошибка - начать презентацию не с постановки проблемы, а непосредственно с путей ее решения.

Презентация планируется на 3 часа и состоит из:

1. Описание проблем, которые мешают организации получать ожидаемые результаты проектов. Это описание должно обобщать сведения, полученные в предварительных собеседованиях с руководителями.

2. Оценка на основе полученной от руководителей информации «цены» указанных проблем для организации.

3. Доказательство того, что общей, корневой причиной всех доложенных проблем служит современная практика управления проектами в организации, согласно которой каждый проект рассматривается как самостоятельное, изолированное от других проектов предприятие. Для доказательства следует применить подробный причинно-следственный анализ всех проблем.

4. Доказательство полезности создания ОУП путем имитационного моделирования одной из выявленных проблем.

5. Описание путей, которыми будет пользоваться ОУП, для решения проблем, поставленных руководством.

6.Обсуждение. При этом докладчики должны быть готовы к определенному скептицизму участников презентации, спокойно относиться к предсказуемым замечаниям и возражениям, давать на них логичные ответы и не становиться в позу обороняющихся.

7. Заключительное слово, в котором должна быть дана оценка эффективности ОУП в денежном выражении. Участникам презентации передают письменно оформленные предложения и копии статей, в которых содержатся примеры эффективной работы ОУП. Устанавливается срок принятия окончательного решения.

Одним из важнейших последствий внедрения методов управления проектами может быть сокращение средней продолжительности выполнение проектов на 30-50% с одновременной возможностью значительного увеличения числа проектов, выполняемых организацией в течение года. Для того чтобы работа ОУП была успешной и эффективной в течение продолжительного времени, требуется прямое участие руководства организации в процессе управления проектами.