Глава 1

Проблема УП сегодня: Руководители функциональных подразделений начинают новые проекты, не учитывая, какими ресурсами реально обладает организация для их завершения. Проекты инициируют без согласования и координации между руководителями функциональных подразделений.

Для того, чтобы ОУП был полностью приемлемым для руководства, он должен, по мнению авторов, обладать следующими характеристиками.

■ Офис должен содействовать доведению до стадии завершения большего числа проектов без привлечения дополнительных ресурсов (например, количество завершенных проектов должно возрасти на 50%).

■ Большинство проектов должно завершаться в заметно сокращенные сроки (например, ОУП должен обеспечивать сокращение средней продолжительности выполнения проектов на 25%).

■ ОУП должен ощутимо и положительно влиять на практические результаты деятельности организаций, причем даже некоммерческих.

■ Весь руководящий состав организации должен видеть преимущества от внедрения ОУП и те выгоды, которые внедрение офиса способно принести каждому руководителю.

Для достижения прорыва в работе организации должен быть комплексный подход. ОУП должен помогать руководству организации в осуществлении объявленной стратегии, в противном случае ОУП не представляет ценности и не оправдывает своего существования.

Усилия по совершенствованию управления проектами, чтобы быть эффективными, должны:

■ увязывать цели организации с принятыми стратегиями, а сами стратегии - с портфелями проектов;

■ указывать, насколько правильно выдержан в портфеле проектов баланс между проектами, относящимися к производственным и рыночным аспектам деятельности организации;

■ обеспечивать вовлеченность высшего руководства организации в реализацию портфеля проектов;

 обеспечивать скорейшее завершение проектов с целью скорейшего выхода на рынок с новыми товарами или услугами и достижения, тем самым, конкурентных преимуществ, содействовать решению финансовых проблем компании путем сокращения затрат и ускорения окупаемости инвестиций.

Факторы долговечности ОУП

■ выбор надлежащего состава совокупности проектов, выполняемых организацией, что представляет новый подход к стратегическому планированию;

■ увязка выполняемых и планируемых проектов со стратегией руководства организации;

■ правильное управление портфелем проектов;

■ оценка деятельности ОУП по величине реального повышения эффективности проектов относительно стратегических требований руководства.

Глава 2

Можно рекомендовать, чтобы ОУП сосредоточил свое внимание на комплексном управлении в следующих областях:

■ Инвестиции в проекты;

■ Ресурсы;

■ Активы;

■ Стратегические цели.

Кроме того, ОУП должен помогать подразделениям предприятия в достижении заданных выходных результатов проектов и превышении предъявленных к ним требований.

В настоящее время существует два подхода к формированию ОУП. Первый из них, называемый «Политика сдерживания затрат» (Cost Containment Model}, ориентирует ОУП на ограничение затрат на проекты, а второй, получивший название «Модель производительности» (Throughput Model) - на содействие организации в достижении стоящих перед нею целей. Соответственно, применяют два вида моделей, описывающих работу ОУП - модель сдерживания затрат и модель повышения производительности при выполнении проектов.

Какой подход сочтет предпочтительным высшее руководство предприятия? Если предприятие испытывает кризис с поступлением денежных средств или несет потери от преждевременного завершения проектов, то его генеральный директор, скорее всего отдаст предпочтение модели сдерживания затрат . Вместе с тем, следует подчеркнуть, что в большинстве случаев такое решение является некорректным.

Почему внедрение ОУП может оказаться неудачным?

1. ОУП не сумел четко сформулировать, в чем состоит его полезность для организации.

2. Не ощущается влияние ОУП на способность организации выполнять проекты

3. Авторитарный стиль работы ОУП рассматривается другими подразделениями как угроза для их самостоятельности.

4. ОУП расположен на слишком низком уровне структуры подотчетности в организации.

5. В существовании ОУП не заинтересованы главные специалисты.

6. Существование ОУП - бесполезные накладные расходы при управлении проектами*.

7. Склонность к микроуправлению - ОУП пытается непосредственно контролировать каждый проект.