Режимы работы Access

Программа Access имеет следующие режимы работы:

• Режим конструктора – в котором создаются и изменяются объекты базы данных;

• Режим выполнения – в котором отображаются окна объектов базы данных. Данный режим зависит от того, с каким объектом работает пользователь. Так, при работе с таблицей этот режим называется режимом таблицы, при работе с запросом – режимом запроса и т.д.

Таблицы

Конструирование таблиц

К созданию новой таблицы можно приступить сразу после открытия БД. Таблицы целесообразно разрабатывать в режиме Конструктор таблиц.

Построение таблицы начинается с создания (конструирования) её полей. При создании полей необходимо обязательно задавать: имя поля и тип данных. Имя поля может состоять их букв, цифр, пробелов (но не в начале имени). В имени не может быть точек, специальных символов (?, *, \, /, - и др.). Окно конструктора таблицы состоит из двух панелей: верхней (характеристики поля) и нижней (свойства поля).

Тип данных выбирается из списка типов данных, который открывается при нажатии мыши на элемент списка. При этом в панели «Свойства полей» автоматически устанавливаются некоторые свойства поля, а остальные устанавливаются пользователем самостоятельно.

Типы данных

Каждое поле имеет имя и тип, описывающий, какая информация находится в поле. Представляем типы данных, используемые в Access:

 Текстовое содержит буквы и цифры (длина поля не более 255 символов). Хранятся только введённые в поле символы; позиции, не использованные в текстовом поле не хранятся;

Поле МЕМО содержит буквы и цифры (до 64000 символов);

Счётчик содержит уникальное целое число, которое в каждой новой записи автоматически увеличивается на 1;

Числовое содержит целые или дробные числа;

Логический хранит логическое значение типа да/нет, истина/ложь, включено/выключено;

Дата/время хранит дату и время;

Денежное используется для хранения числа в «денежном» формате (значения валют, используются для предотвращения округлений во время вычислений);

Поле объекта ОLE содержит объекты (например, документы MS WORD, MS EXCEL, рисунки, звуки и др. данные), созданные в других программах, использующих протокол ОLE. Объекты могут быть связанными или внедрёнными в таблицу MS ACCESS;

Гиперссылка – поле, хранящее гиперссылку;

Мастер подстановок – создаёт поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного типа параметра в списке типов данных загружается Мастер подстановок.

Все типы полей имеют разный набор свойств.

1. Размер поля – максимальная длина текстового или числового поля. Для числовых данных параметр Размер поля может принимать следующие значения:

Размер поля	Значение числа
Байт	Хранятся целые числа от 0 до 255
Целое	Хранятся числа от –32768 до 32767
Длинное целое	Хранятся числа от –2147483648 до 2147483647 (Значение является значением по умолчанию)
Одинарное с плавающей точкой	Хранятся дробные числа с шестью знаками после запятой
Двойное с плавающей точкой	Хранятся дробные числа с десятью знаками после запятой

2. Формат поля – определяет способ представления содержимого полей на экране или на распечатке;

3. Число десятичных знаков – устанавливает количество цифр в дробной части десятичного числа;

4. Маска ввода – задаёт отображение постоянных символов в поле, чтобы их не пришлось вводить;

5. Подпись поля – определяет наличие подписи, рядом с полем в форме или отчёте. Такая подпись может не совпадать с именем поля или содержать пояснения;

6. Значение по умолчанию – задаёт значение, которое при создании записи автоматически вводится в качестве предварительной установки в соответствующем поле;

7. Правило для вводимого значения – задаёт правило, которое ограничивает количество значений поля;

8. Сообщение об ошибке – определяет выдачу сообщений о нарушении на экран, когда пользователь пытается ввести данные, не соответствующие правилу о допустимых значениях;

9. Обязательное поле – определяет необходимость заполнения поля при вводе;

10. Пустые строки – установка, которая определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк («»);

11. Индексированное поле – устанавливает наличие простых индексов для ускорения поиска; поле первичного ключа индексируется автоматически.

После создания макета (структуры) таблицы в режиме конструктора перед сохранением его в БД следует указать поле первичного ключа. Для этого следует нажать кнопку в панели инструментов «Конструктор таблиц» с изображением «золотого» ключа, после чего текущее поле помечается специальным маркером. При этом для свойства Индексированное поле Access автоматически устанавливает значение - Да (совпадения не допускаются).

Ключевое поле – это поле, однозначно определяющее содержимое других полей. Данные в этом поле уникальны в каждой записи.

Переход в режим заполнения таблицы осуществляется после присвоения таблице уникального имени и дальнейшего нажатия кнопки Режим таблицы.