Работа с подотчетными лицами
В качестве примера рассмотрим следующую ситуацию. Компания занимается сборкой и продажей компьютеров.
В компании имеется сотрудник, который периодически производит закупку мелких комплектующих сотруднику выдаются деньги подотчет. После закупки комплектующих необходимо в конфигурацию занести информацию о поступлении комплектующих на склад, а сотрудник должен отчитаться за потраченные средства и вернуть остаток неизрасходованных денег в кассу.
Данная операция состоит из следующих этапов:
ввод информации о сотруднике (справочник «Физические лица»);
выдача денег подотчет сотруднику (документ «Расходный кассовый ордер»);
отчет сотрудника о приобретенных комплектующих (документ «Строка аванс. отчета (закупка ТМЦ)»);
возврат неиспользованных средств (документ «Приходный кассовый ордер»).
по ТМЦ
по контрагентам
по
кассе
1Ведомость по подотчетни- кам
2Остатки тмц, 3Ведомость
4Ведомость по партиям тмц
5Ведомость
6Ведомость
Ввод информации о сотруднике. Выдача денег подотчет.
Информация о сотруднике вводится в справочник «Физические лица» («Справочники»/ «Юридические и физические лица»/ «Физические лица»). В качестве информации о сотруднике указываются адрес прописки, адрес фактического места жительства, ИНН и паспортные данные.
Выдача денег подотчет оформляется документом «Расходный кассовый ордер». Новый документ вызывается из пункта меню «Документы»/ «Касса»/ «Расходный кассовый ордер».
В документе в поле «Вид оплаты» необходимо выбрать «Выдача денег подотчет». После этого необходимо указать сотрудника, которому выдаются деньги подотчет, от имени какой фирмы выдаются деньги, из какой кассы производится выдача денег и, наконец, сумму выданных денежных средств.
Информацию о том, сколько денег было выдано сотруднику за определенный период времени можно проконтролировать в отчете «Ведомость по подотчетникам».
Отчет сотрудника о приобретении
комплектующих. Оформление поступления комплектующих на склад.
После закупки комплектующих сотрудник приносит их на фирму и отчитывается о том, как были потрачены выданные ему средства. В конфигурации обе эти операции оформляются одним документом, а именно документом «Строка аванс. отчета (закупка ТМЦ)». Новый документ вызывается из пункта меню «Документы»/ «Подотчетники»/ «Строка аванс. отчета (закупка ТМЦ)».
В шапке документа заполняется информация о сотруднике, который приобретал комплектующие. В поле «Склад» заносится информация о том, на каком складе будут размещены комплектующие. Список приобретенных комплектующих и их цена заполняется на закладке «Табличная часть».
При проведении документа комплектующие будут оприходованы на склад, а с сотрудника спишется затраченная на их покупку сумма денежных средств.
Информацию о том, как были израсходованы средства, выданные сотруднику можно проконтролировать в отчете «Ведомость по подотчетникам». Установив в отчете «Детализацию по операциям» и «Детализацию по документам движения» можно проконтролировать, на что именно были израсходованы средства, выданные сотруднику.
Совет. Если средства, выделенные сотруднику, расходуются не только на закупку ТМЦ, но и на другие цели, например оплата поставщику или любые другие расходы (прочие), то оформляется несколько различных документов. В этом случае для заполнения удобно пользоваться обработкой «Авансовый отчет».
Возврат неиспользованных денежных средств сотрудником.
О том, сколько неиспользованных денежных средств осталось у сотрудника всегда можно определить с помощью отчета «Ведомость по подотчетникам». Возврат неиспользованных денежных средств от сотрудника оформляется с помощью документа «Приходный кассовый ордер». Новый документ вызывается из пункта меню «Документы»/ «Касса»/ «Приходный кассовый ордер».
В документе в поле «Вид оплаты» необходимо выбрать «Возврат сумм от подотчетника».
После этого необходимо указать сотрудника, который возвращает деньги, в какую фирму возвращаются деньги, в какую кассу поступают деньги и сумму возвращенных денежных средств.
Обмен коммерческой информацией
в формате XML
Обмен коммерческой информацией реализован по стандарту CommerceML.ru). Схема обмена создана на основе языка XML (eXtensible Markup Language, расширяемый язык разметки).
Внимание! Для использования обмена в формате WEB-витрины требуется установить MSXML Parser.
В конфигурации реализовано два обмена: «Продавец – WEB-витрина» и «Покупатель – Продавец». Программа осуществляет обмен данными от имени фирмы, зарегистрированной в справочнике фирм, с контрагентом, зарегистрированным в справочнике контрагентов. В первом виде обмена фирма – «Продавец», «WEB-витрина» - конрагент. Во втором виде обмена фирма может выступать в роли «Продавца», а контрагент в роли – «Покупателя», или наоборот.