Глава II Анализ организации ооо «Северное соглашение»

2.1. Организационно-социальные характеристики

ООО «Северное соглашение»

ООО «Северное соглашение» - это фирма по установке пластиковых окон. Офис находится в г. Якутске ул. Горького 90/1. Предприятие арендует офис 16 кв.м., склад 218 кв.м., 1 гараж. Имеет в собственности 2 теплых гаража, микро-грузовик для перевозки окон, легковой автомобиль для перевозки работников.

Штат сотрудников меняется в соответствии с сезона работы. Сезоном для оконных фирм считается период с апреля по октябрь, так как в зимнее время года установка пластиковых окон сокращается.

Штат сотрудников состоит из:

1. Директора

2. 2-х менеджеров

3. Технолога

4. Водителя

5. Грузчика (в сезон)

6. Бригады монтажников (в бригаде по 2 человека, количество бригад меняется в соответствии с сезонностью от 2-х до 5)

7. Мастера отделочных работ (количество меняется в соответствии с сезонностью от 3-х до 5)

Из структуры организации мы видим отсутствие отдела кадров и менеджера по работе с персоналом, что является существенным недостатком в системе управления.

Была основана в августе 2005 года. Фирма предоставляет населению услуги по установке пластиковых окон, алюминиевых конструкций (перегородки, остекление балконов, входные группы). «Северное соглашение» является официальным дилером завода «Деметра».

Завод «Деметра» является крупнейшим производителем стеклопрозрачных конструкций в России, находится в Иркутске. В 2012г. у завода юбилей 20 лет работы на российском рынке.

Окна изготавливаются из профиля «VEKA», фурнитура для окон используется австрийской фирмы «MACO». Концерн «VEKA» находится в Германии, в России имеет две дочерние компании в Новосибирске и в Подмосковье. Концерн «VEKA» занимается производством ПВХ профиля для изготовления окон. Эти два завода снабжают всю Россию профилем для изготовления окон, в том числе «Деметра» закупает у них сырьё для изготовления окон. На сегодняшний день «VEKA» считается самым лучшим профилем. «VEKA» имеет качественный по составу пластик и прочное армирование (металлический каркас внутри профиля). Подходит для нашего резкоконтинентального климата, не деформируется от перепада температуры. Фурнитура «МАСО» достаточно дорогая, но надежная фурнитура, редкий завод производитель использует её для своих окон, так как это существенно сказывается на себестоимости производимых окон. Политика завода «Деметра» это высокие технологии производства, качественное сырьё и квалифицированные сотрудники, но и высокие цены.

Основную организационную работу выполняют менеджеры:

1) Работают с клиентами

2) Контролируют процесс работы бригад и отделочников – составляют план работы для каждого работника и в течение всего рабочего времени проверяют, как с этим справляется работник, может он не успевает и какую то часть его работы берет другой освободившийся работник. Бывают конфликтные ситуации на адресах с клиентами – эти моменты тоже решаются через менеджера. В общем, постоянно координирует всех сотрудников.

3) Работают с заводом – делается это по средствам коммуникаций: электронная почта, факс, телефонные звонки. Работа заключается в расчёте стоимости изделий, оформление и подписание заказов на партии окон, процесс рассмотрения различных претензий и многое другое.

4) Решают все текущие задачи – выдача наличных на текущие расходы мастеру, вопросы, связанные с рекламой, снабжение спецодеждой работников и многое другое.

Работа технолога также многопрофильна:

1) Выдаёт все необходимые материалы для всех сотрудников.

2) Несет материальную ответственность за все склады и запасы.

3) Производит замеры окон, входных групп для организаций, балконных систем.

4) Проверяет качество установок и отделочных работ на адресах.

5) Решает любые производственные проблемы на адресах.

6) Осуществляет гарантийное обслуживание окон.

Половозрастная категория у бригад установщиков примерно одинаковая, это мужчины средних лет, крепкого сложения, физически сильные, выносливые и здоровые. Национальности смешанные, в одной бригаде обязательно один русский, другой саха. Работа тяжелая физически слабые, просто не выдержат темп работы. Одна бригада в день ставит от 5-10 окон. Есть, конечно, много нюансов, смотря какой дом блочный, «сталинка», «хрущёвка», КПД, 112 серии, новостройка или деревянный. В каждом из этих видов установка одного окна отличается по сложности и времени работы. Бригады в основном постоянные, разве что во время пика оконного сезона нанимаются дополнительные. Нанимать дополнительные бригады является для фирмы большим риском. Поэтому временные бригады находятся под постоянным контролем технолога.

Половозрастная категория у отделочников немного иначе. Это могут быть женщины разного возраста, молодые люди от 18 лет и старше. Постоянных отделочников трое.

В зимнее время, когда массовая установка окон прекращается, технолог занимается гарантийным обслуживанием установленных окон. Фирма даёт гарантию на изделие три года, на работу год. Качество работы выявляется зимой в минусовую температуру. Офис работает круглый год, хотя многие оконные фирмы на зимний период «период затишья» закрывают офисы. Содержать офис в период «затишья» дорого обходиться фирме, поэтому это могут себе позволить не все фирмы. Но именно зимой выявляются все проблемы и клиенты начинают звонить с жалобами, поэтому солидная фирма, заботящаяся о своей репутации должна в зимний период работать, обслуживать уже установленные окна.

Каждое утро работа менеджера начинается с планерки. Мы называем это «разбор полётов». Всем работникам выдается определенный объём работы, подготовленный менеджером заранее ещё вчера. С работниками оговаривается время, кто в какое примерное время будет у какого клиента. Затем, менеджер обзванивает всех клиентов, у которых в этот день назначены работы и оговаривает время. Технолог выдает всем работникам материал и только тогда начинается работа всех бригад и отделочников. Бригады установщиков обязательно имеют автомобили, поэтому транспортировка до адресов самостоятельная. Отделочников развозит по адресам мастер – это является одной из основных проблем фирмы. У технолога, очень много функций и он с ними физически не справляется.

Рабочий день технолога начинается с выдачи материалов. Затем, развозит всех отделочников по их первым адресам, а адресов у каждого несколько, соответственно мастер, в течение дня, отвлекаясь от других функций, развозит каждого отделочника на следующие адреса и так до конца дня. Помимо этого, в районе обеда загружает грузовик окнами, которые идут на доставку. Доставка производится ежедневно, все окна доставляются за день до установки. Также, в течение дня мастер производит замеры нестандартных окон, остекления лоджий, входных групп. Если случаются какие-либо проблемы на адресах, выезжает на адреса выясняет причину и вместе с менеджерами их решает. Если приходят контейнера с завода, занимается приёмкой окон и сопутствующих материалов. В разгар сезона контейнера приходят еженедельно.

Работа водителя грузовика заключается в доставке окон по адресам. С водителем всегда работают грузчики. В идеале их должно быть двое, при- том, что водитель исполняет роль грузчика. С грузчиками на фирме всегда проблема. Грузчики народ не постоянный, большая текучка кадров. Происходит это связи с тем, что окна очень тяжелые (от 60 до 130 кг. одно окно). Таскать их тоже мастерство, не каждый справляется. Многие не выдерживают темп работы. В день на доставку уходят от 20 до 30 окон. Если доставка и отделка окон совпадает по районам и по маршруту грузовика, то водитель может заниматься перевозкой отделочников. Менеджер при планировании рабочего дня фирмы старается подбирать адреса по районам города, в целях экономии времени бригад и водителя. Обычно все установки и соответственно доставка и отделка окон, расписаны на неделю вперёд. Задача менеджера чтобы соблюдались районы и количество окон (не брать на один день окон больше нормы)

. Стадия установки окна. Установка окна происходит в три этапа (дня):

1) Первый день – доставка окна.

2) Второй день – установка окна. Начинают свою работу бригада установщиков. В этот день устанавливают само окно, подоконник и пластиковые откосы. Существует два варианта отделки окон под пластик либо под штукатурку, то есть оконные откосы либо штукатурят, шпатлюют и красят, или устанавливают пластик.

3) Третий день – отделочные работы. Отделочник штукатурит и красит наружный откос. Внутри выполняет косметическую отделку: снимает защитную плёнку с подоконников, обрабатывает жидким пластиком стыки пластиковых откосов, стыки откосов с подоконником. В завершении клеит уголки, чтобы закрыть стык пластика со стеной.

4) Четвертый день – бывает не всегда. Некоторые клиенты заказывают водоотлив. Его устанавливают после отделочных работ, для этого бригады установщиков возвращаются на адреса, чтобы его прикрутить.