Команды для работы с вычисляемыми полями

[ Alt + 5 Num ] - выделить всю таблицу.

[ Alt + F9 ] - переключение представлений поля (Формула поля –

Результат).

[ F9 ] - обновление вычисляемых полей (обновляются только выделенные поля).

Microsoft Word - 4

ПОДГОТОВКА СЕРИЙНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Запустите ТП Word.

2.Создайте демонстрационную базу данных "Персонал фирмы" (в терминологии Word – "Источник данных").

2.1. Сформируйте таблицу со следующими полями базы данных.

Список полей базы данных и образец их заполнения:

• Фамилия: Иванов

• Имя: Иван

• Отчество: Иванович

• Пол: м

• Год_рождения: 1975

• Месяц_рожд: 10

• Подразделение: отдел разработок

• Должность: инженер

2.2. Сохраните пустую базу данных в папке группы, присвоив ей имя БДФамилия.doc.

3. Создайте новый документ. Наберите в нем постоянную часть (бланк) серийного документа:

Подразделение:

Кому:

!

Совет директоров фирмы сердечно поздравляет Вас с Праздником Победы и желает Вам здоровья и благополучия. Мы весьма удовлетворены Вашей работой и рассчитываем на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

В связи с Праздником Совет директоров решил премировать Вас .

Директор по кадрам: С. С. Семенов

4. Откройте диалоговое окно Слияние (в операционном меню Сервис – Слияние) и задайте Основной документ типа Документы на бланке. В качестве бланка выберите активное окно.

5. Присоедините к Основному документу созданную вами таблицу - Источник данных. Для этого в диалоговом окно Слияние (в операционном меню Сервис – Слияние) задайте Получить данные – Открытие источника данных и укажите имя файла из п. 2.2 (БДФамилия.doc).

Далее выбрать Правка источника данных.

6. В открывшемся окне Форма данных сформируйте фрагмент базы данных (не менее 5 записей) таким образом, чтобы сотрудники (мужчины и женщины) занимали разные должности.

7. Переключитесь в Основной документ и сохраните его в папке группы с именем БланкФамилия.doc

8. Используя кнопку Добавить поле слияния на появившейся панели инструментов Слияние, вставьте поля, обеспечивающие заполнение переменной части подготовленной формы серийного документа согласно образцу:

Подразделение: "Подразделение"

Кому: "Имя" "Отчество" "Фамилия"

"Имя" "Отчество"!

9. Обеспечьте заполнение согласуемой части переменных полей.

9.1. Для правильного оформления обращения используйте функцию IF...THEN...ELSE («Если… то… иначе»), расположенную под кнопкой Добавить поле Word. В диалоговом окне введите условия и результат выполнения функции (следуя строкам диалогового окна):

Если

Поле «Пол» Условие равно Значение «м»,

вставить следующий текст

Уважаемый,

в противном случае вставить следующий текст

Уважаемая.

9.2. Для правильного заполнения размера премии вызовите режим отображения полей (ALT+F9) и скопируйте поле условия из предыдущего задания (помещено в { }) после слов "премировать Вас". Аккуратно замените “Пол” на «Должность», а «м» на «инженер», текст соответственно – вместо "Уважаемый" - «2 окладами», в противном случае – вместо «Уважаемая» вновь вставьте функцию «IF… THEN… ELSE» расположенную под кнопкой Добавить поле Word и в условиях функции задайте поле «Должность» «равна» – «Введите название имеющейся у Вас должности». Вставьте текст – «3 оклада» в противном случае – "1 окладом". Обновите поле (F9).

10. Просмотрите созданную форму в режиме отображения полей («Alt+F9»), обратите внимание, что метки поля трактуются компьютером как единое целое, и вернитесь обратно в текстовое отображение («Alt+F9»).

11. Выполните слияние переменной и постоянной части писем в Новый документ (кнопка Объединить на Панели инструментов).

12. Просмотрите полученный пакет писем (окно Формы1) и убедитесь в правильности их оформления. В случае необходимости, исправьте ошибки в Основном документе или Источнике данных и произведите слияние повторно.

13. Предъявите результаты работы преподавателю, после чего закройте все документы без сохранения изменений

14. Запустите Проводник и удалите созданные Вами файлы - БДФамилия.doc и БланкФамилия.doc.