Рекомендації щодо оформлення витягу із протоколу

Витяг із протоколу – це засвідчена копія частини тексту протоколу.

Витяг із протоколу може бути оформлений на загальному чи спеціальному бланку або на чистому аркуші паперу формату А4 чи А5 (залежно від обсягу інформації).

Під час оформлення витягу із протоколу слід мати на увазі, що:

• із відповідного протоколу до витягу без будь-яких змін, скорочень чи доповнень переносять такі реквізити: "назва організації вищого рівня", "Назва організації", "Назва структурного підрозділу" (у разі оформлення витягу із протоколу, складеного у результаті проведення виробничої наради або засідання окремого структурного підрозділу)., "Дата документа", "Реєстраційний індекс документа", "Місце складання документа", Заголовок до тексту документа";

• особливість оформлення витягу полягає у відтворенні тексту, Майже всю вступну частину тексту протоколу переносять до витягу цілком, лише у порядку денному зазначають один потрібний пункт або кілька пунктів і при цьому залишають порядкові номери цих пунктів без змін. З основної частини тексту протоколу до витягу переносять тільки той розділ або кілька розділів, що стосуються відповідних питань порядку денного;

• реквізит "Підпис" оформлюють особливим чином. З оригіналу протоколу до витягу переносять ініціали та прізвища головуючого на засідання та секретаря. Втім, особисто ці особи витяг із протоколу не підписують;

• відмітка про засвідчення документа є обов’язковим реквізитом витягу із протоколу;

• підпис особи, яка оформила відмітку про засвідчення витягу із протоколу, має бути засвідчений відбитком простої круглої печатки навчального закладу (як правило, печатки служби діловодства, відділу кадрів або іншого структурного підрозділу, в якому працює відповідна посадова особа). В окремих випадках (наприклад, при направленні витягу із протоколу до організації вищого рівня або до органу державної влади) цей документ може бути засвідчений відбитком основної круглої печатки навчального закладу.

Додаток 8

Н азва організації вищого рівня Адресат

Назва навчального закладу

ДОВІДКА

00.00.0000 № ___________

Місце складення

З аголовок до тексту

(Текст зовнішньої довідки службового характеру поділяють на дві частини ― вступну та констатуючу.

У першій частині подають факти, що стали підставою або приводом для підготовки довідки.

У другій ― викладають узагальнені результати виконання організацією певних робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технологій тощо)

Відмітка про наявність додатків (за потреби)

Назва посади

керівника організації Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

Прізвище виконавця і

номер його телефону

Додаток 9

Н азва організації вищого рівня Адресат (за потреби)

Назва навчального закладу

Назва структурного підрозділу (за потреби)

ДОВІДКА

00.00.0000 № ______________

Місце складення

З аголовок до тексту

За дорученням ____________________________________________________________

^{(назва посади керівника організації або назва колегіального органу із зазначенням назви організації)}

комісія у складі: голова комісії ― ________________________________________________ ,

^{(посада, прізвище, ініціали)}

члени комісії ― ________________________________________________________________

^{(посади, прізвища, ініціали)}

у період _____________________________ провела __________________________________ .

^{(дата встановлення тих чи інших фактів) (назва заходу)}

У результаті проведеного заходу встановлено, що:

1. ____________________________________________________________________________ ;

2. ____________________________________________________________________________ ;

… ___________________________________________________________________________ .

Крім того, комісією виявлено ________________________________________ , а саме:

^{(зазначають позитивні чи негативні наслідки, недоліки тощо)}

1. ____________________________________________________________________________ ;

2. ____________________________________________________________________________ ;

… ___________________________________________________________________________ .

Для усунення зазначених наслідків (недоліків) комісія рекомендує: 1. ____________________________________________________________________________ ;

2. ____________________________________________________________________________ ;

… ___________________________________________________________________________ .

Голова комісії Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

Члени комісії Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

… …

ДОВІДКА