Рекомендації щодо складання і оформлення акта

Акт службовий документ, складений групою осіб чи спеціально уповноваженою особою для засвідчення встановлених нею фактів, пов’язаних з діяльністю організації, її окремих структурних підрозділів або окремих працівників.

Форми деяких видів актів затверджено нормативно-правовими документами, вимоги яких є обов’язковими для виконання, тому вносити будь-які зміни до таких форм не дозволяється. Якщо немає встановленої форми нормативно-правовим документом форми акта, то незалежно від виду цього акта його рекомендовано складати за запропонованою формою.

Акт може бути оформлений на загальному бланку навчального закладу (за наявності такого виду бланку), або чистих аркушах паперу формату А4 як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Під час оформлення акта слід мати на увазі, що: датою акта є дата події. Якщо комісія працювала кілько днів, то в акті вказується останній день роботи. Дату оформлюють цифровим або словесно цифровим способом, наприклад: 25.04.2012 або 25 квітня 2012 р.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа, який (за необхідності) може доповнюватися номером за номенклатурою справ, наприклад № 11 або № 11/01-07.

Місце складання має відповідати місцю заактованої події.

Заголовок до акту має відтворювати стислий зміст тексту або питання, з якого проводилися перевірка чи обстеження, граматично узгоджуватися з назвою документа за допомогою прийменника "про" і віддієслівного іменника та відповідати на питання "Про що?". Наприклад:

Акт про приймання –передавання справ

Акт про знищення печаток і штампів

Іноді заголовок співвідноситься з назвою виду документа в родовому відмінку, наприклад:

Акт ревізійної комісії

Акт комісії з перевірки роботи гуртожитку

Текст акта складається з трьох частин: вступної, констатуючої та заключної.

У вступній частині слід зробити посилання на документ, що став

підставою для проведення перевірки (роботи комісії). Це можуть бути наказ,

договір, доручення органу вищого рівня тощо. Оформлюється вступна частина так: через 2-3 інтервали після заголовка від межі лівого поля друкують слово "Підстава", а текст до нього – через 1 міжрядковий інтервал і

ставлять двокрапку, а далі в називному відмінку зазначають назву документа, його дату, номер, заголовок. Наприклад:

Підстава: наказ директора коледжу від 23.03.2012 № 51 "Про проведення перевірки наявності і стану особових справ у відділі кадрів".

З нового рядка перелічують склад комісії, наприклад:

Складено комісією у складі:

Голова комісії – посада прізвище, ініціали

Члени комісії: 1. посада прізвище, ініціали

2. посада прізвище, ініціали

3. посада прізвище, ініціали

Якщо до роботи комісії залучали інших посадових осіб, то це оформляється так:

Присутні: посада прізвище, ініціали

Прізвище членів комісії і присутніх розташовують за алфавітом, До назв посад входять і назви установ.

У констатуючій частині акта подають відомості про період роботи комісії,її мету,завдання, сутність встановлених фактів ( в тому числі виявлені порушення), методи проведення перевірки, її результати. Текс констатуючої частини починається з абзацу (12,5 міліметрів від межі лівого поля документа), за необхідності він може поділятися на пункти або оформлятись у вигляді таблиці.

У заключній частині тексту акта викладаються висновки або додаються рекомендації. Заключна частина оформляється з абзацу і також може поділятися на пункти.

Заключна частина тексту акта не є обов’язковою. Акт може закінчуватися констатацією фактів.

У кінці тексту з нового рядка без абзацу наводять дані про кількість примірників акта та їх місцезнаходження, про адресатів, яким надіслано акт, наприклад:

Складено у двох примірниках:

1-й прим. - направлено у відділ кадрів;

2-й прим. - підшито до справи № 03-04.

Кількість примірників акта визначається практично. потребою (якщо в нормативних документах не передбачено іншого).

У разі наявності додатків до акта роблять відповідну відмітку після

тексту.

Акт підписують голова і всі члени комісії в тій самій послідовності, в якій подано прізвища у вступній частині, але без зазначення посад, наприклад:

Голова комісії (підпис) В.А. Лапченко

Члени комісії (підпис) В.А. Антонов

(підпис) Г.Д. Харченко

Якщо будь-хто з членів комісії не згоден зі змістом акта, його особлива думка оформляється у вигляді додатка. При цьому підпис слід доповнити застереженням, що містить посилання на додаток.

У акті може бути оформлено гриф затвердження. На актах, що фіксують факти витрат грошових коштів і використання матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими документами, підпис особи яка склала акт, або особи, затвердила акт, засвідчують відбитком основної круглої печатки навчального закладу.

Усі особи, згадані в акті, особливо ті, до роботи яких є зауваження, мають бути ознайомлені з його змістом під розпис, наприклад:

З актом ознайомлені: (від межі лівого поля документа)

Начальник відділу кадрів

(підпис) А.А. Ангел

27.04.2012

Додаток 6

Назва організації вищого рівня

Назва навчального закладу