1.6. Оформлення додатків до документів
Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Інформація про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
Додатки до документів можуть бути трьох видів:
- додатки, що затверджуються або вводяться в дію наказом (додатки до розпорядчих документів);
- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
У наказі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад: "Розробити і подати на затвердження графік навчального процесу на 2011/2012 навчальний рік за формою, зазначеною у додатку 1".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка. Наприклад:
Додаток
до наказу
директора коледжу
20.04.2012 № 15
У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:
- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників. Наприклад:
Додатки: 1. Довідка про здачу в оренду приміщень коледжу у 2011 р.
на 5 арк. в 1 прим.
2. Перелік юридичних осіб-орендаторів у 2011 р. на 2 арк. в 1 прим.
- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:
Додаток: висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.12 № 4 і додаток до
нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;
- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;
- при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на 30 арк.
- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.
1.7. Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів
Документи створюють переважно за допомогою комп’ютерів. Окремі
внутрішні документи (заяви, пояснювальні записки, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.
Основна вимога до шріфтів при створенні документів за допомогою друкувальних засобів – це забезпечення можливості легкого розпізнавання і прочитання друкованих знаків. При підготовці документа на комп’ютері рекомендовано використовувати шрифт розміром 14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman.
Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.
У разі підготовки документа за допомогою комп’ютера не рекомендовано фіксувати текст та іншу інформацію реквізитів безпосередньо в електронгному шаблоні бланка, оскільки це може призвести до зміщення зон розташованості реквізитів.
Більшість реквізитів документа, що складається з кількох рядків,
друкують через один міжрядковий інтервал. Складові реквізитів "Адресат" (16), "Гриф затвердження" (17), "Відмітка про наявність додатків" (22), "Гриф погодження" (24) відокремлюються одна від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами. Наприклад:
1,5 1,5 |
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Фахова Рада Головному спеціалісту п. Тимощуку Р.П. |
Назву виду документа (НАКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ тощо) друкують великими літерами.
Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" (23) друкують на рівні останнього рядка назви посади.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім тексту) – 28 знаків (73 мм). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його можно продовжити до межі правого берега.
При оформленні документів рекомендовано дотримуватися таких відступів від межі лівого берега:
12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
92 мм - для реквізиту "Адресат" (16);
104 мм - для реквізиту "Гриф затвердження документа" (17);
125 мм - для розшифрування підпису і реквізитах "Підпис" (23), "Гриф
затвердження документа" (17), "Відмітка про засвідчення копії" (27).
Не роблять відступів від лівого берега для розташування реквізитів "Дата документа" (11), "Заголовок до тексту документа" (19), "Текст" (21) (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків" (22), "Підпис" (23) (лише назва
посади), "Гриф погодження" (24), "Візи документа" (25), "Відмітка про
засвідчення копії" (27), "Прізвище виконавця і номер його телефону" (28), а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРИЙНЯТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "НАДАТИ" тощо.
У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого берега; другий – через 40 друкованих знаків (104 мм).
Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посидання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст до них – через один міжрядковий інтервал.
При оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.
Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша
арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
Текст документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша. Документи зі строком зберігання до п’яти років можна друкувати на лицевому і зворотному боці аркуша.
ФОРМИ ВИДІВ
ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ
Додаток 1
Зразок бланка для листів
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ
ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД
"ДНІПРОПЕТРОВСЬКИЙ ТРАНСПОРТНО-ЕКОНОМІЧНИЙ КОЛЕДЖ"
вул. Трудових резервів 4, м. Дніпропетровськ, 49041, тел.: (056) 765-90-44,
факс: (056) 765-90-44, E-mail:
______________ № __________
|
На № _________ від _________
|
Додаток 2
Зразок бланка наказу
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ
ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД
"ДНІПРОПЕТРОВСЬКИЙ ТРАНСПОРТНО-ЕКОНОМІЧНИЙ КОЛЕДЖ"
НАКАЗ
______________ № __________
м. Дніпропетровськ
Додаток 3