1.4. Адресування документів

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування

подаються у називному відмінку. Наприклад:

Міністерство освіти і науки,

молоді та спорту України

Головне управління освіти

вул. Перемоги, 15

м. Київ - 44055

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному. Наприклад:

Міністерство освіти і науки,

молоді та спорту України

Головне управління освіти

Головному спеціалісту

п. Тимощуку Р.П.

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові найменування установи входить до складу найменування посади адресата. Наприклад:

Директору Державного архіву

Дніпропетровської області

п. Рябчинському А.В.

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено. Наприклад:

Директорам вищих навчальних закладів 1-П рівнів акредитації

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам

користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим

кореспондентам. Наприклад:

Жовтневий районний суд

вул. Паторжинського, 19

м. Дніпропетровськ, 49005

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім.’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс. Наприклад:

Юр’єв Анатолій Петрович

вул. Київське шосе, 67, кв. 4,

м. Миколаїв, 32025

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

1.5. Оформлення копій документів

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу директора коледжу або керівника відповідного структурного підрозділу. Коледж засвідчує копії лише тих документів, що створюються в ньому або видані для здійснення діяльності іншими установами.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників коледж може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, документів про одержання освіти тощо).

Копія документа виготовляється засобами оперативної поліграфії і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис".

Наприклад:

Згідно з оригіналом

Інспектор відділу кадрів (підпис) Т.Б. Насонова

12.10.2012