1.3. Засвідчення документів

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення відбитку печатки.

Документи підписуються посадовими особами навчального закладу відповідно до їх компетенції, встановленої Статутом навчального закладу та іншими нормативно-правовими актами.

В навчальному закладі документи підписуються лише директором або його заступниками відповідно до їх повноважень.

Документи, що надсилаються іншим організаціям, підписуються директором, а за його відсутності (відпустка, довготривале відрядження, лікарняний) – заступником директора, призначеним наказом по навчальному закладу.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

Директор коледжу (підпис) Л.М. Таберко

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник навчального закладу підписує всі примірники.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

Наприклад:

Директор коледжу (підпис) Л.М. Таберко

Головний бухгалтер (підпис) С.М. Панченко

Протоколи засідань робочих та дорадчих органів підписуються головуючим на засіданні і секретарем.

Наприклад:

Голова (підпис) В.В. Ковтун

Секретар (підпис) І.П. Малишко

Якщо документ підписує комісія, то спочатку зазначають голову комісії, а нижче – її членів (в алфавітному порядку, незалежно від посади).

Наприклад:

Голова комісії (підпис) П.М. Вінниченко

Члени комісії (підпис) С.В. Мустіва

(підпис) В.А. Тіхонов

(підпис) М.О.Фоменко

Коли документ підписують кілька осіб, які обіймають посади однакового рівня (наприклад, договір), то підпис оформляють так:

Директор коледжу ___________ Л.М. Таберко (підпис)

Директор ПТНЗ № 12 ____________ І.Д.Кривоножко (підпис)

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення,

технологічні інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися наказом директора навчального закладу.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціала(ів) та прізвища особи, яка затвердила документ,

дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор коледжу

__________ Л.М. Таберко

12.10.2012

Під час затвердження документа наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви

документа, що затверджує створений документ, у називному відмінку, його дати і номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

20.04.2012 № 35

Гриф затвердження розташовують у правому верхньому куті документа.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис відповідальної особи повинен завірятися основною печаткою навчального закладу.

Основна печатка навчального закладу ставиться також на статуті, договорах, посвідченнях, довіреностях, фінансових та інших документах.

Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на размножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

Наказом директора навчального закладу визначається порядок використання, місце зберігання основної печатки навчального закладу і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються основною печаткою навчального закладу печаткою.