1.2. Датування документів

Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається робочими та дорадчими органами, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

Елементи дати наводяться арабськими цифр в один рядок у такій послідовності: число, місяц, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляється двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 13 січня 2013 року слід писати: 13.01.2013.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2012 року слід писати:

03.04.2012. У текстах нормативно-правових актів та посилання на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат. Наприклад: 30 травня 2012 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису

ліворуч. Дата документа проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки

на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, грифи погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом із реєстраційним індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку.

1.2. Погодження документів

У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися в коледжі (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа), - внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Інспектор відділу кадрів

___________ Т.Б. Насонова

21.11.2012

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в коледжі.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Головний бухгалтер

____________ С.М. Панченко

Зауваження і пропозиції додаються.

12.12.2012

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи назву установи, підрозділу), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження. Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Головний державний інспектор

з нагляду у сфері пожежної

безпеки Жовтневого району

м. Дніпропетровська

_____________ О.В.Черкашин

12.10.2012

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом чи через службовий лист, то гриф погодження складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви документа, що погоджує документ у називному відмінку, його дати і номера, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

профспілкового комітету

коледжу 12.01.2013 № 1