Рекомендації щодо складання і оформлення службових листів

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної та вихідної документації.

Існує багато видів службових листів: ініціативні, листи-відповіді, супровідні листи, гарантійні листи, листи-підтвердження, листи-нагадування, листи-підтвердження тощо.

Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку

формату А4. Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5.

Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

лист, оформлений на бланку формату А4 повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "Про що?".

Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

Як правило, у листі порушується одне питання.

Текс листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити…", "роз’яснюємо, що…" або від третьої особи однини – "навчальний заклад інформує…", "навчальний заклад вважає за доцільне…".

Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу навчального закладу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) – керівник заінтересованих структурних підрозділів навчального закладу, а також заступник керівника навчального закладу до функціональних обов’язків (якщо лист повинен підписувати керівник навчального закладу). Візи проставляються на примірники службового листа, що залишається в навчальному закладі.

Ініціативний лист – це такий службовий лист, що спонукає адресата дати відповідь адресантові. Існує багато видів ініціативного листа, зокрема

лист-прохання, лист-вимога, лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиція. Тематику цих листів не обмежено.

Під час складання і оформлення ініціативного листа слід мати на увазі, що: заголовок до ініціативного листа формулює відповідальний виконавець;

Під час складання і оформлення ініціативного листа слід мати на увазі, що:

• дату і реєстраційний індекс листа проставляють у день його підписання;

- адресатом ініціативного листа може виступати організація, структурний підрозділ, посадова особа або громадянин;

• заголовок до ініціативного листа формулює відповідальний виконавець;

• у разі, якщо у тексті надають обґрунтування пропозиції, запиту,

прохання, то роблять посилання на відповідні нормативно-правові

акти;

• у разі надсилання разом з ініціативним листом будь-яких документів, у листі оформлюють відмітку про наявність додатків;

• ініціативний лист, як правило, підписує керівник навчального закладу або інша посадова особа (заступник керівника навчального закладу, керівник структурного підрозділу), яка має право підпису документів;

- у ініціативному листі, як правило, надають відомості про виконавця прізвище, ім'я по батькові виконавця і номер його службового телефону.

Лист-відповідь – це такий службовий лист, в якому дають відповідь на ініціативний лист.

• дату і реєстраційний індекс листа-відповіді проставляють у день його підписання;

• у листі-відповіді обов’язково оформлюють реквізит "Посилання на реєстраційний індекс і дату ініціативного листа, на який дають відповідь;

• адресують лист-відповідь автору відповідного ініціативного листа;

• заголовок до листа-відповіді формулює відповідальний виконавець;

• у тексті листа-відповіді не роблять посилання на реєстраційний індекс і дату ініціативного листа, на який дають відповідь;

• у разі негативної відповіді (відмові) у тесті формулюють її чітке обґрунтування;

• у разі надсилання разом з листом-відповіддю будь-яких документів, у листі оформлюють відмітку про наявність додатків;

• лист-відповідь, як правило, підписує керівник навчального закладу або інша посадова особа (заступник керівника навчального закладу, керівник структурного підрозділу), яка має право підпису документів;

- у листі-відповіді обов’язково надають відомості про виконавця – прізвище, ім'я по батькові виконавця і номер його службового телефону.

Супровідний лист – це такий службовий лист, в якому інформують

адресата про надсилання йому документів, що додаються до цього листа. Супровідні листи складають у тих випадках, коли потрібно роз’яснити мету надсилання цих документів або подати їх детальне описання, зазначити кількість їх аркушів. Нормативні та організаційно-розпорядчі документи, на яких не оформлено реквізит "Адресат", також надсилають разом із супровідним

листом. Обсяг супровідного листа, як правило, невеликий, тому цей лист найчастіше оформлюють на бланку формату А5.

Під час складання і оформлення супровідного листа слід мати на увазі, що:

• дату і реєстраційний індекс супровідного листа проставляють у день його підписання;

• посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь оформлюють у разі, якщо супровідний лист і додатки до нього є відповіддю на ініціативний лист;

• адресувати супровідний лист можна як організації, так і конкретній особі;

• текст супровідного листа може складатися з одного речення;

• відмітка про наявність додатків є обов’язковим реквізитом супровідного листа;

• супровідний лист, як правило, підписує керівник навчального закладу;

• у супровідному листі бажано надати відомості про виконавця – прізвище, ім'я по батькові виконавця і номер його службового телефону.

Гарантійний лист – це такий службовий лист, у змісті якого підтверджується виконання вказаних у ньому зобов'язань. Часто і гарантійному листі навчальний заклад-адресант гарантує організації-адресату оплату послуг чи товарів.

Під час складання і оформлення гарантійного листа слід мати на увазі, що:

• дату і реєстраційний індекс гарантійного листа проставляють у день його підписання;

• незважаючи на те, що гарантійний лист оформлюють на бланку для службового листа, у тексті листа також обов’язково зазначають поштову адресу, номери телефонів, факсів, розрахункові рахунки, а також код організації за ЄДРПОУ;

• гарантійний лист має бути підписаний керівником навчального закладу і головним бухгалтером;

• підписи посадових осіб на гарантійному листі засвідчують відбитком основної круглої печатки навчального закладу. Відбиток печатки має бути чітким, добре читатися і не закривати собою ці підписи;

• прізвище виконавця і номер його телефону вказують у разі потреби.

СПИСОК ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ

Нормативно-правові акти

1. Закон УРСР "Про мови в Українській РСР (від 28.10.89 № 8312-Х1).

2. Закон України "Про інформацію" (від 02.10.92 № 2657-ХП).

3. Закон України "Про національний архівний фонд та архівні установи" (від 13.12.2001 № 2888-Ш).

4. Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 "Про затвердження Типової інструкціїі з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади".

5. Наказ Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 "Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 497/5598.

6. Наказ Державного комітету архівів України від 06.08.2002 № 58 "Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20.08.2002 за № 682/6970.

Стандарти, методичні рекомендації

7. ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення. – К.: Держстандарт України, 2000. – 7 с.

8. ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр- зразок. Вимоги до побудови. – К.: Держстандарт України, 2000. – 8 с.

9.ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. – К.: Держспоживстандарт України, 2003. – 21 с.

10.Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-98). – К.: Держстандарт України, 1999. – 50 с.

11.Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до о оформлювання документів". – К.: Держкомархів України, УНДІАСД, 2004. – 61 с.

12.Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів/ Держкомархів України. УНДІАСД; Уклад.: О.М. Загорецька, Л.В. Кузнєцова, С.Г. Кулешов. – К.: 2006. – с. 73.

ЗМІСТ

Вступ 2

1. Складання та оформлення службових документів 3

2. Форми видів організаційно-розпорядчих документів 16

3. Список джерел та література 48