Рекомендації щодо складання і оформлення протоколу

Протокол – це організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, ухвалені на зборах, нарадах, засіданнях колегіальних органів.

Протокол може бути оформлений на загальному бланку навчального закладу, або на спеціальному бланку (тобто безпосередньо на бланку протоколу), або на чистих аркушах паперу формату А4 як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Під час складання і оформлення протоколу слід мати на увазі, що:

• протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо;

• за обсягом фіксованих даних протокол може бути: стислий, в якому зазначають лише питання, що їх обговорюють на засіданні, прізвища доповідачів та прийняти рішення; повний, який, крім зазначених вище відомостей, містить записи виступів всіх доповідачів та учасників колегіального органу; стенографічний, в якому весь хід засідання записано дослівно;

• датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання;

• номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року (у закладах освіти реєструвати протоколи можна у межах навчального року, у тимчасово діючих органах – у межах їхнього існування) окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: педагогічної ради, методичної ради, адміністративної ради, кадрової комісії, атестаційної комісії, експертної комісії тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання, а не юридична адреса навчального закладу;

• заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності й узгоджується з назвою виду документа. Наприклад: "Засідання атестаційної комісії", "Засідання предметної комісії" тощо.

• текст протоколу включає вступну й основну частини;

• у вступній частині протоколу після заголовка наводяться прізвища, ініціали голови і секретаря засідання. Наприклад:

Голова - Петренко І.І.

Секретар - Огійченко А.А.

Після цього з нового рядка від межі лівого поля друкується слово

"Присутні" і наводяться прізвища та ініціали постійних членів (за алфавітом без зазначення посад). Потім з нового рядка від межі лівого поля друкується слово "запрошені" і називаються прізвища та ініціали запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу. Наприклад:

Присутні: 121 особа (список додається).

У протоколах зборів, конференцій, де для прийняття рішення потрібен кворум, має бути зазначено, скільки очікувалося присутніх і скільки осіб насправді прийшло на засідання. Так, у протоколах профспілкових зборів зазначають, наприклад: "На обліку в профспілковій організації 131 особа, присутніх – 117";

- вступна частина протоколу включає порядок денний, в якому перелічуються питання, винесені на розгляд засідання, що розміщуються у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про". По кожному пункту з нового рядка зазначається доповідач (посадова особа, яка готувала це питання), наприклад:

Порядок денний:

1. Про підсумки атестації педагогічних працівників.

Доповідь начальника відділу кадрів О.Д. Павленко.

2. Про підготовку до роботи в зимових умовах.

Доповідь заступника директора з АГР Н.Н. Нанченко.

• частина протоколу складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкують з нового рядка з абзацу. При цьому назва посади доповідача не вказується, оскільки вона вже зазначена в порядку денному. Текст виступу викладається у третій особі однини. Запис виступу основного доповідача може не проводитися, якщо є надрукований текст виступу. У такому разі після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається", і доповідь стає додатком до протоколу;

• у частині "ВИСТУПИЛИ" фіксують виступи тих,хто брав участь в обговоренні доповіді. Їх оформляють у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називного відмінку, а також

з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини. У протоколі мають бути відбиті всі

точки зору щодо розглянутих питань. Якщо через припинення обговорення учасники, що записалися, не одержали слова, вони передають головуючому на засідання письмові виступи, пропозиції, зауваження, що додаються до протоколу;

- у частині "ВИРІШИЛИ ("УХВАЛИЛИ", ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинні бути конкретними і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк. Рішення, що містять кілька питань, подоліють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Перша цифра відповідає номеру пункту порядку денного, друга – номеру прийнятого рішення. Якщо один з пунктів містить рішення про затвердження документа, який обговорювався на засідання, то цей документ додається до протоколу і на ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких були зафіксовано у тесті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки. Реквізит "відмітка про наявність додатків" наприкінці тесту протоколу не зазначається;

• в управлінській практиці, як правило, протокол не передбачає фіксування результатів голосування. Водночас юридична сила деяких видів протоколів (наприклад, загальних зборів трудового колективу) залежить від зазначення в них загальної кількості осіб, які брали участь у голосування, та розподілу голосів: "за". "проти", "утрималися".

• протокол підписується головуючим на засідання колегіального органу та секретарем;

• деякі протоколи засідань (експертної комісії тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

Додаток 12

Зразок службового листа

Н азва організації вищого рівня Адресат

Назва навчального закладу

Довідкові дані про організацію

Код організації за ЄДРПОУ

00.00.0000 № ______________

На № _______ від __________

З аголовок до тексту

(У тексті, як правило, подають обґрунтоване прохання (запит, пропо­зицію). Текст рекомендується починати такими фразами: «Звертаємося із проханням ...», «Будь ласка, повідомте нам про ...», «Просимо надіслати нам ...», «Будемо вдячні, якщо Ви розглянете наші пропозиції ...» тощо)

Відмітка про наявність додатків (за потреби)

Назва посади

керівника навчального

закладу Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

Прізвище виконавця і номер його телефону

Н азва організації вищого рівня Адресат

Назва навчального закладу

Довідкові дані про організацію

Код організації за ЄДРПОУ

00.00.0000 № ______________

На № _______ від __________

Заголовок до тексту

(У тексті надають гарантію виконання тих чи інших зобов’язань, найчастіше оплати послуг або товарів. Текст має містити таку фразу: «… гарантуємо». Обов’язково заз­на­чають поштову адресу, номери телефонів, факсів, розрахункові рахунки, код організації за ЄДРПОУ, а також інші відомості про організацію за потреби)

Назва посади керівника

навчального закладу Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

Назва посади керівника

структурного підрозділ Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

Відбиток печатки

Прізвище виконавця і номер його телефону (за потреби)

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ