49

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

"ДНІПРОПЕТРОВСЬКИЙ ТРАНСПОРТНО-ЕКОНОМІЧНИЙ КОЛЕДЖ"

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНТАЦІЇ

ЩОДО ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ

ДОКУМЕНТІВ

м. Дніпропетровськ

2013

Назаренко І.В. Методичні рекомендації щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів. Для викладачів та співробітників коледжу.

Рецензент Уласевич Н.В., заступник директора з виховної роботи ДВНЗ "Дніпропетровський транспортно-економічний коледж"

Розглянуто і схвалено на засідання предметної комісії

"Діловодства", протокол 17.01.2013 № 6

ВСТУП

Діловодство – це сфера практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного навчального закладу незалежно від форми власності, технічно забезпечує функції управління, сприяє підготовці управлінських рішень, їх оперативному доведенню до виконавців, контролю за виконанням документів. Правильна організація діловодних процесів безпосередньо впливає на ефективність діяльності навчального закладу. Стан діловодства характеризує стиль роботи апарату управління. Дотримання стандартів діловодства у практичній роботі начального закладу та документування сприяє встановлення чіткого організаційно-технічного порядку, стандартизації в оформленні документів.

Методичні рекомендації щодо оформлення найпоширеніших видів організаційно-розпорядчих документів, що створюються в навчальних закладах усіх форм власності, розроблено згідно вимог "Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 та ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Вимоги до оформлення документів" та методичних рекомендацій щодо їх застосування.

Форми видів документів розроблено з урахуванням усталеного складу реквізитів та порядку їх розташування.

Форми розташовано в абетковому порядку за назвами видів організаційно-розпорядчих документів. Після кожної форми наведено рекомендації щодо оформлення певного виду документа, визначено функціональне призначення виду документа, надано пояснення до змісту та місця розташування відповідних реквізитів, обумовлено специфіку та особливості оформлення деяких реквізитів.

1. Складання та оформлення службових документів

1.1. Складання документів

Для складання службових документів використовується папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Всі службові документи оформляються на бланках навчального закладу (які виготовляють друкарським способом) або чистих аркушах паперу з відтворенням всіх необхідних реквізитів.

Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів:

- в навчальному закладі встановлюється 2 види бланків: для листів і конкретного виду документа "НАКАЗ";

- виготовляючи бланки документів, використовують такі реквізити (додаток 3):

Бланк конкретного виду документа: 01 - зображення Державного герб

України (в разі потреби), 06 - назва установи вищого рівня, 07 - назва установи, 10 - назва виду документа НАКАЗ, 14 - місце складання або видання документа, а також позначки для розташування реквізитів: 11 - дата документа, 12 –

реєстраційний індекс документа, 19 – заголовок до тексту документа.

Бланк службового листа: 01 – зображення Державного герба України (в разі потреби), 06 – назва установи вищого рівня, 09 – довідкові дані про установу, також позначки для розташування реквізитів 11 – дата документа, 12 – реєстраційний індекс документа, 13 – посилання на індекс та дату вхідного документа. 16 – адресат документа, 19 – заголовок до тексту документа (додатки 1,2);

- бланки виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів (початок і кінець кожного рядка реквізитів авторства однаково віддалені від меж лівого та правого берегів); бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами чорного кольору.

Бланки документів повинні мати такі береги:

лівий - 30 мм;

верхній та нижній - 20 мм;

правий - не менш 10 мм;

З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну

резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах із

матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти

використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Текст документа може поділятися на розділи, підрозділи, пункти та

підпункти. Розділи (підрозділи) можуть мати заголовки (підзаголовки). Заголовки розділів друкують з великої літери (дозволяється написання великими літерами усього заголовка). Підзаголовки друкують з великої літери. Крапку у кінці заголовків і підзаголовків не проставляють. Розділи, підрозділи, пункти та підпункти нумеруються арабськими цифрами, розділяються крапками і друкуються з абзацу. Наприклад:

1. Розділ

   0. 1.1. Підрозділ

      0. 1.1.1. Пункт

         0. 1.1.1.1. Підпункт

В окремих випадках після останньої цифри в номері будь-якого структурного елемента крапку не ставлять ( наприклад, такі вимоги діють до текстів стандартів).

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на виконавців, які вказані в документі.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.