Работа с данными с помощью запроса на выборку Выбор данных из одной таблицы

В режиме таблицы можно проводить разные операции с данными этой таблицы: просмотр, сортировка, фильтрация и др. Одним из преимуществ запросов является то, что они позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из нескольких связанных таблиц. При этом все приемы, которые используются при работе с одной таблицей, можно использовать и для сложных многотабличных запросов.

После выполнения запроса на выборку Microsoft Access создает набор записей, который содержит выбранные данные, с которыми можно работать также как и с таблицей.

Проще всего создать запрос на основе одной таблицы так: открыть окно базы данных, выбрать нужную таблицу, раскрыть список кнопки Новый объект на панели инструментов и выбрать пункт Новый запрос. После этого появится окно, аналогичное представленному на рис.7.

Рис. 7. Запрос в режиме конструктора.

Окно конструктора запросов (рис.7.) разделено на две части. В верхней части находятся списки полей таблиц или запросов, на основе которых создается новый запрос. В нижнем располагается бланк QBE (запрос по образцу), в котором выполняется работа по созданию запроса. Каждый столбец бланка представляет одно поле, которое используется в запросах.

Первая строка бланка запроса служит для выбора полей, которым можно присвоить имена, которые будут использоваться при выводе записей запросов. Во второй строке бланка запроса выводится имя таблицы, из которой выбрано поле. В третьей строке бланка можно указать, для каких столбцов нужно проводить сортировку. Флажки в строке бланка Вывод на экран отвечают за вывод полей в наборе записей. По умалчанию выводятся все поля, включенные в бланк запроса. Для введения условия отбора записей используется строка Условие отбора.

Включение полей в запрос. Чтобы включить поле в бланк запроса, нужно его выделить в таблице и мышью перетянуть в соответствующее поле бланка запроса.

Установление свойств полей. В общем случае поля в запросах имеют те же свойства, что и в таблице, из которой они перенесены. Однако, можно задать другие значения свойств. Для этого нужно щелкнуть по любой ячейке соответствующего столбца в бланке запроса и нажать кнопку Свойства на панели инструментов. После этого вводятся свойства полей.

Введение условий отбора. Если нужно отобрать записи с конкретным значением поля, его нужно ввести в ячейку Условие отбора этого поля. Текстовое значение как условие заключается в кавычки. При задании условия отбора можно пользоваться знаками отношений <, >, >=, <=, =, <> и логическими операторами or, and.

Кроме этого Access предоставляет специальные операторы для отбора данных, которые будут выведены в запросах:

between – определяет диапазон значений. Between 10 and 20 означает то же, что и выражение >=10 and <=20;

in – задает список, который используется для сравнения значений. Выражение in( “wa”, “ca”, “id”) означает то же, что и выражение “wa” or “ca” or “id”;

like – этот оператор позволяет при отборе текстовых полей использовать символы: ?, *, #. Символ # указывает, что в данной позиции должна стоять цифра, символы ? и * имеют то же назначение, что и в именах файлов OC MS DOS. Например, like “B” – значит, что нужно выбрать поля, которые начинаются с буквы В.

Условия отбора для дат и времени Access обрабатывает в любом формате. При введении дату или время необходимо заключить в символы #. Например, #15 Апрель 1998#, #15/04/98# определяют ту же дату.

Access предоставляет несколько функций, которые можно использовать при задании условий отбора для дат и времени:

day(дата) - возвращает значение дня месяца в диапазоне от 1 до 31. Если нужно отобрать записи с определенными днями месяца - задается поле, которое вычисляется, например, day([Дата_заказа]) и вводится условие отбора, например, >10. В этом случае выбираются все записи поля с полем, которое вычисляется >10;

month(дата) - возвращает значение месяца года в диапазоне от 1 до 12;

year(дата) - возвращает значение года в диапазоне от 100 до 9999;

weekday(дата) - возвращает целое число от 1(Воскресенье) до 7(Суббота), что отвечает дню недели;

date() - возвращает текущую системную дату.

Вычисляемые поля. Можно выполнить вычисление с любыми полями таблицы и сделать вычисляемое выражение новым полем в наборе записей. При этом можно использовать любые функции, встроенные в Access, и выполнять над полями таблицы арифметические операции с помощью операторов: +, - *, /, \, ^, mod &. Например, пусть есть имя поля с именем “Количество”, где записано количество единиц товара и поле “Цена”, где записана стоимость единицы товара. Тогда для подсчета стоимости товара в пустое поле бланка запроса нужно ввести выражение Количество* Цена и значение этих полей будет перемножено.

Задание имен вычисляемых полей. При создании любого выражения в бланке запроса Access помещает стандартное имя поля “Выражение1:”. Можно изменить или назначить имена полей, которые являются важными, если их нужно использовать в отчете или других запросах. Это делается с помощью окна свойств. Для этого нужно щелкнуть по любой ячейке соответствующего столбца, нажать кнопку Свойства на панели инструментов и выбрать Подпись.

Сортировки данных. Обычно Access выводит записи в том порядке, в котором они выбираются из базы данных. Можно изменить последовательность вывода данных, задав порядок сортировки По возрастанию или По убыванию.

Итоговые запросы. Иногда нас интересуют не отдельные записи таблицы, а итоговые значения по группам данным. Например, нужно узнать средний объем продаж по каждому месяцу отдельно. Это можно сделать с помощью итогового запроса. Для этого нужно нажать на кнопку Групповые операции на панели инструментов и в бланке появится новая строка с этим именем. При этом ведется группировка по всем занесенным в бланк полям, но итог не подводится. Для получения итогов нужно заменить Группировка в строке Групповая операция на конкретные итоговые функции.

Access представляет несколько функций для обеспечения групповых операций. Основные из них:

sum – вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе. Используется только для числовых и денежных полей;

avg – вычисляет среднее арифметическое значение всех значений данного поля в каждой группе;

min, max – вычисляет наименьшее (наибольшее) значение поля внутри группы;

count – вычисляет число записей, в которых значения данного поля отличающиеся от Null.

Выбор записей, которые формируют группы. В группы итогового запроса можно не включать некоторые записи. Для этого нужно прибавить в бланк запроса одно или несколько полей фильтра. Для создания фильтра в строке Групповая операция выбирают установку Условие, снимают флажок Вывод на экран для этого поля и вводят условие отбора.