Изменение данных
Маркеры записи. В самой левой позиции каждой строки появляются некоторые символы - маркеры записи. Приведем их назначение:
-
Указывает, что данная запись является
текущей.
-
Отмечает пустую строку в конце таблицы.
-
Показывает, что внесены изменения в
одно или несколько полей.
Добавление новой записи. Если в таблице есть данные, то пустая строка находится сразу за последней записью. Чтобы перейти к пустой строке нужно выбрать команду Правка Перейти Новая запись.
Выделение и изменение данных. Данные в таблице можно легко редактировать. Перед изменением данные нужно выделить (дважды щелкнуть по слову в ячейке) и внести изменения.
Замена данных. Если нужно сделать ту же замену данных в нескольких записях, нужно выделить ячейку в столбце, в котором нужно изменить значение и выбрать команду ПравкаЗаменить. В окне, которое появилось, в поле Образец ввести имя поля, которое изменяется, а в поле Заменить на новое имя поля и нажать кнопку Заменить все.
Копирование (перемещение) и вставка данных. Чтобы скопировать (переместить) данные, нужно выделить нужную ячейку и поместить ее содержимое в буфер обмена командой Правка Копировать (Вырезать). Чтобы вставить содержание буфера обмена, нужно выделить заменяемые данные и выбрать команду Правка Вставить.
Удаление строк. Чтобы удалить один или несколько строк, нужно они выделить и нажать клавишу Del.
Сортировка и поиск данных
Когда открывается таблица, Access выводит строки в последовательности, обусловленной значением первичного ключа. Если первичный ключ не определен, то строки выводятся в той последовательности, в которой они были внесены в таблицу. Если нужно изменить их порядок, Access предоставляет необходимые средства.
Сортировки данных. Для сортировки данных в режиме таблицы существуют кнопки на панели инструментов, которые позволяют выполнить быструю сортировку строк таблицы в порядке возрастания или убывания значений какого-либо столбца. Сортировка таблицы по нескольким полям выполняется с помощью фильтра. Для этого нужно выполнить следующие действия:
выбрать команду Запись Фильтр Расширенный фильтр. Откроется окно фильтра со списком полей таблицы;
открыть список полей (маленькая кнопка со стрелкой внизу) и выбрать поле;
щелкнуть по кнопке Сортировка в этом же столбце бланка и выбрать порядок сортировки (По возрастанию или По убыванию)
такие же действия проводятся с другими полями, по которым будет осуществляться сортировка;
чтобы увидеть отсортированную таблицу, нужно нажать кнопку Применить фильтр.
Поиск данных. Чтобы выполнить поиск по одному полю, его нужно выделить. Потом выбрать команду Правка Найти. В окне диалога в поле введения Образец указать значение, которое нужно найти. Дальше в этом же окне установить другие условия поиска: с учетом регистра, с учетом формата полей, только в текущем поле и др. После этого нужно нажать кнопку Найти, если поиск осуществляется с начала таблицы, или Найти далее, если поиск осуществляется от текущей записи.
Фильтр по выделенному. Допустим, что нужно отобрать в таблице все записи, в которых присутствует определеное слово. В любой из записей это слово нужно выделить и нажать кнопку Фильтр по выделенному. По окончании поиска Access выведет все записи, которые содержат это слово.
Простой фильтр. Фильтр по выделенному позволяет выбирать записи, которые удовлетворяют всем условиям, однако часто нужны записи, которые удовлетворяют только некоторым из условий. После нажатия кнопки Изменить фильтр на панели инструментов Access выводит «запрос по форме», которая выглядит как исходная таблица с пустыми столбцами. В каждом столбце, из раскрывающегося списка вводятся условия выбора и выбирается команда Применить фильтр на панели инструментов.