Определение полей

После создания таблицы начинается определение ее полей. Для этого курсор устанавливается в первой строке столбца Имя поля и вводится имя первого поля. Нажимается клавиша Tab и осуществляется переход в столбец Тип данных. Открывается список типов данных и выбирается нужный.

После выбора типа данных Access в нижней части окна выводит свойства поля, набор которых зависит от выбранного типа данных.

Типы данные

Access поддерживает восемь основных типов данных (табл.1)

Таблица 1

Тип данных	Использование	Размер
Текстовый	Алфавитно-цифровые данные	До 255 байтов
Полет МЕМО	Алфавитно-цифровые данные-предложение, абзацы, тексты	До 64 Кбайтов
Числовой	Числовые данные	1, 2, 4, 8 байтов
Дата/Время	Дата и время	8 байтов
Денежный	Данные о денежных суммах, с 4 знаками после запятой	8 байтов
Счетчик	Длинное целое, что генерируется Access для каждой новой записи	4 байта
Логический	Логические данные	1 бит
Полет объекта OLE	Рисунки, диаграммы и др.	До 1 Гбайта

Выбирается тип данных для каждого из полей таблицы. Для символьных данных стоит выбирать Текстовый тип. Можно указать и максимальную длину текстового поля. Полет МЕМО стоит использовать только в тех случаях, когда размер текста может превышать 255 символов.

Если выбран Числовой тип, необходимо точно установить размер поля, потому что это влияет на точность значений данных и объем памяти.

Тип Дата/Время используется для хранения календарных дат или значений времени. Можно и вычислять разницу в днях между двумя значениями этих данных.

Для хранения данных о денежных суммах используется тип Денежный, который имеет фиксированное число знаков после запятой.

Тип Счетчик специально предназначен для автоматической генерации первичного ключа.

Логический тип используется для хранения значений «Истина» и «Ложь».

Поле объекта OLE позволяет хранить такие данные как рисунки, диаграммы и так далее, которые могут иметь динамические связки с другими дополнениями Windows.

Свойства полей

Для каждого поля можно задавать определенные свойства, которые зависят от выбранного типа данных.

Размер поля. Это свойство задает максимальный размер данных, для которых предназначено поле.

Формат поля. Можно задать формат представления данные для вывода на экран или принтер. Например, для дат таким способом: 2/21/94 или Понедельник, Февраль 21,2010.

Число десятичных знаков. Устанавливает число знаков после точки (запятой). Например, 2.99.

Маска введения. Задается для типов данных Текстовый и Дата/Время. Маску можно увидеть на экране при введении данных в поле.

Подпись поля. Надпись, которая используется в формах и отчетах вместо имени поля.

Условие на значение. Можно задать выражение, что при введении или редактировании значения поля всегда должно быть истинным. Например < 100 значит, что значение поля должно быть менее 100.

Сообщение об ошибке. Можно определить текст сообщения, которое будет выводиться в случаях, когда значение, которое вводится, не удовлетворяет условию на значение.

Обязательное поле. Устанавливается для данных, которые должны быть введенны в поле обязательно.

Индексировано поле. Устанавливает дополнительный индекс.