Создание новой базы данных

После запуска Microsoft Access (будем рассматривать версию 2003) на экране появляется окно, которое имеет вкладку, изображенную на рис.1. Это окно имеет несколько возможностей, в том числе: открыть существующую базу данных или создать новую.

Рис. 1. Начальное окно Access Рис. 2. Окно Создание файла

Чтобы создать новую базу данных стоит дважды щелкнуть на пиктограмме «Создать файл...», в результате чего появляется новая вкладка «Создание файла» -рис. 2. Выберем пункт «Новая база данных». Система Access предоставляет пользователю диалоговое окно (рис. 3), с помощью которого нужно выбрать папку, в которой будет создаваться БД; в поле «имя файла» нужно ввести имя создаваемой базы, нажать кнопку «Создать».

Рис. 3. Диалог создания новой БД

Начинающий пользователь может с помощью мастера баз данных без всякой предыдущей подготовки создать приложение Access, выбрав из более чем двадцати шаблонов, которые есть в Access. Для этого в окне (рис.4) установить переключатель Создание таблицы с помощью мастера и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. В окне, которое открылось (рис.5), необходимо щелкнуть по значку избранного шаблона (Список Образцы таблиц) и отобрать необходимые поля из списка Образцы полей с помощью кнопки «>». В окне Создание таблицы с помощью мастера можно также переименовать отобранные поля или упразднить выбор поля с помощью кнопки «<».

Рис. 4 Режимы создания таблицы

После этого нужно нажать кнопки Далее>Далее>...>Готово, где последовательно выбираются имена таблиц, ключевые поля, режим заполнения таблицы и другое.

Рис. 5. Создание таблицы с помощью мастера

В случае, если ни один из имеющихся шаблонов не устраивает пользователя, создается своя пустая база данных. Для этого выбирается режим Создание таблицы путем ввода данных или Создание таблицы у режиме конструктора (рис.4).

Если выбран режим Создание таблицы путем ввода данных, то на экране появится пустая таблица, в которую можно вводить разные типы данных: текст, числа, даты, денежные значения. Но, в отличие от электронной таблицы, например, Excel у нее нельзя вводить данные, которые вычисляются.

Для сохранения таблицы необходимо нажать кнопку Сохранить и определить первичный ключ (по предложению Access). Можно принять предложение Access, тогда Access прибавит поле с именем Код и назначит ему специальный тип данных Счетчик, что генерирует уникальный номер для каждой строки таблицы.

Создание таблицы в режиме конструктора

Если выбран режим Создание таблицы в режиме конструктора (рис. 4) Access выведет окно таблицы в режиме конструктора (рис. 6).

Рис.6. Окно таблицы в режиме конструктора

В этом окне в верхней его части расположены столбцы, в которые вводится имя поля, тип данных и короткое описание каждого поля. В нижней части окна задаются свойства полей.