2. Теоретические основы

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции баз данных (БД). В соответствии с этой концепцией, основой современной технологии являются данные, которые должны быть организованны в БД с целью адекватного отображения реального мира, который изменяется, и удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Увеличение объема и структурных сложностей сохраненных данных, расширение круга пользователей информационных систем привело к созданию удобных средств интеграции сохраненных данных и управления ими - систем управления базами данных (СУБД).

СУБД Microsoft Access - один из простых и доступных программных продуктов, что применяется для создания, хранения и обработки баз данных в экономике, управлении, справочной службе и других областях.

В наиболее общем содержании база данных - это набор записей и файлов, организованных специальным образом. Один из типов базы данных - это документы, набранные с помощью текстовых редакторов и сгруппированные по темам. Другой тип - файлы электронных таблиц, которые совмещаются в группы по характеру их использования. Иногда решаемое задание становится слишком большим, то есть необходимая информация разбросана по сотням текстовых файлов и электронных таблиц. В этом случае возникают проблемы: 1) Как сохранить связи между файлами при введении новой информации? 2) Как убедиться, что данные вводятся правильно? 3) Что делать, если та же информация может понадобиться сразу нескольким пользователям и другое. Для решения подобных проблем необходимы системы управления базами данных.

Почти все современные системы основаны на реляционной модели управления базами данных. Название «реляционная» связана с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, которая относится только к одному конкретному объекту.

0. Архитектура Microsoft Access

Работая в Access, можно пользоваться всеми удобствами, которые предоставляются Windows и другими приложениями, например Excel или Word. Имеется ввиду, что работа с окнами, меню, панелями инструментов, операциями «Вырезать», «Копировать», «Вставить» в СУБД именно такая.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя. В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы – объекты, которые определяются и используются для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Она содержит поля (столбцы), и записи (строки), где собрана вся необходима информация об объекте.

Запросы – объекты, которые позволяют пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE или инструкцию SQL. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких таблиц.

Формы – объекты, предназначенные в основном для введения данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Можно использовать формы для удобного представления данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать.

Отчеты – объекты, предназначенные для создания документа, который потом может быть распечатан.

Макросы – это объекты, которые представляют собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие.

Модули – объекты, которые содержат программы, написанные языком Visual Basiс для приложений, которые позволяют разбить некоторый процесс на несколько небольших процедур. Модули могут быть независимыми объектами, которые содержат функции, которые можно вызывать из любого места приложения.