Использование вычисляемых полей
Возможности отчетов Access определяются их способностью выполнить простые и сложные вычисления с данными базовой таблицы или запроса. Access предоставляет десятки встроенных функций, предназначенных для обработки данных или для добавления данных в отчет.
Добавление текущей даты. Одним из видов информации, которые наиболее часто включают в отчет, является дата подготовки отчета. Для этого Access предоставляет встроенную функцию Now(), что возвращает текущую системную дату и время. Чтобы прибавить текущую дату в отчет, нужно создать свободное поле в верхнем колонтитуле и установить свойства Данные в значении =Now(), а свойство Формат поля – в значение Длинный формат даты.
Выполнение вычислений. Другое задание, которое решается достаточно часто, – это проведение разных вычислений на основе таблиц. В качестве значения свойства Данные любого элемента управления, которое позволяет выводить данные, можно задать выражение для выполнения сложных вычислений с использованием арифметических операторов. Чтобы сообщить Access, что в свойстве Данные будут использованы выражения, нужно введение выражения начать со знака равенства (=).
Вычисление промежуточных итогов для групп. Еще одно задание, которое обычно придется решать при составлении отчета, - это получение итоговых величин по группам данным. Для этого в разделы примечаний для групп помещают дополнительные свободные элементы управления, в которых используются итоговые функции (sum, min, avg и др.)
Вычисление общего отчета. Используя раздел примечаний отчета, можно получить общие итоги по всем значениям каждого поля или выражения. При этом можно использовать любые итоговые функции.
Общие сведения о макросах Использование макросов
В Microsoft Access можно определить макрос, который выполняет практически те же действия, которые можно реализовывать нажатием клавиш на клавиатуре или с помощью мыши. Основным преимуществом макросов является то, что они могут выполняться в ответ на многие события. Событием может быть изменение данных, открытие или закрытие формы или отчета, а также передача фокуса от одного элемента к другому. В макрос можно включить несколько макрокоманд и задать проверку условий таким образом, что в зависимости от значений данных в формах или отчетах будут выполняться разные действия.
Макросы можно использовать для выполнения следующих действий:
для открытия (или закрытия) любой таблицы, запроса, формы или отчета в любом доступном режиме;
для выполнения запроса на выборку или запроса на изменение;
для выполнения действий в зависимости от значений в базе данных, в форме или отчете макросы могут запускать другие макросы или процедуры VBA;
для применения фильтра и запуска приложений;
и много чего другого.
Создание простого макроса
Чтобы создать простой макрос, нужно открыть окно базы данных, перейти на вкладку Макросы и нажать кнопку Создать. При этом открывается окно нового макроса, подобное потому, что представлено на рис.14.
Рис.14. Окно нового макроса
Верхняя часть окна используется для определения нового макроса, а нижняя предназначена для введения значений аргументов макрокоманд, включенных в макрос. В верхней части присутствуют два столбца с заглавием Макрокоманда и Примечание. Можно увидеть все четыре столбца, нажав кнопки Имена макросов и Условия на панели инструментов.
В правой нижней части окна макроса выводится короткая справка, содержание которой зависит от положения курсора в верхней части окна макроса. В столбце Макрокоманда задается одна из более чем сорока девяти макрокоманд. Если щелкнуть на любой ячейке столбца Макрокоманда, то в правом конце ячейки появится кнопка со стрелкой вниз. Нажатие этой кнопки открывает список макрокоманд.
Перед запуском макрос необходимо сохранить командой Файл Сохранить как / экспорт. В окне диалога ввести имя и нажать кнопку ОК.
Макросы могут быть запущены непосредственно из окна базы данных или окна макроса. Если макрос зависит от какой-либо формы или отчета, его нужно связать с соответствующим событием и запускать при возникновении этого события.