Создание отчета Создание отчета в режиме конструктора

Чтобы начать создание отчета, нужно открыть базу данных, выбрать в окне базы данных вкладку Отчеты и щелкнуть на пункте меню Создать. Откроется окно диалога Новый отчет, представленное на рис. 10.

Рис. 10. Окно диалога Новый отчет

Access показывает имя выбранного запроса или таблицы в нижней части окна. В верхней части окна выбирается Конструктор и ОК. Открывается окно нового отчета в режиме конструктора, аналогичное окну конструктора форм, приведенному на рис.9.

В верхней части окна Access можно увидеть панель инструментов конструктора отчетов и панели форматирования. Кроме того, конструктор отчетов предоставляет такие средства, как окно свойств, список полей и панель элементов, которые выводятся на экран по мере необходимости с помощью меню Вид.

Для создания отчета нужно выполнить следующие действия:

• разместить свободную надпись в разделе верхнего колонтитула, ввести информацию, задать размер и шрифт;

• перетянуть поле из списка полей для заглавия и здесь же разместить надписи с названиями столбцов;

• разместить поля под соответствующими заглавиями столбцов и выровнять их;

• предоставить отчету удобный для восприятия вид, используя для этого разные шрифты, выравнивание по левому краю или правому краю и другое.

Создание отчета с помощью мастера

Как и при создании форм, можно воспользоваться помощью мастера по разработке отчетов. Для этого в окне Новый отчет можно выбрать один из вариантов.

Мастер отчетов – запускает основной мастер по разработке отчетов, что позволяет выбрать поля для отчетов, задать форматы, условия группировки, итоговые функции.

Автоотчет: в столбец – создается отчет, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представлена в виде простого списка, который содержит названия и значения полей.

Автоотчет: ленточный – в отчете этого типу записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке.

Диаграмма – этот мастер помогает построить диаграмму и создать в отчете свободную рамку объекта OLE с внедренной диаграммой Microsoft Graph.

Почтовые наклейки – этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, отформатировать их и создать отчет для распечатки почтовых наклеек.

После выбора в окне (рис.10) пункта Мастер отчетов последовательность действий следующая :

- выбрать таблицу или запрос как источник данных;

- выбрать поля для отчета, переслав их из окна Доступные поля в окно Выбранные поля;

- подтвердить предложенные мастером условия группировки;

- выбрать дополнительные поля для группировки записей;

- задать дополнительные условия для сортировки строк в области данных отчета;

- нажать кнопку Итоги, если нужно вывести итоговые значения для некоторых полей;

- выбрать вид макета отчетов и ориентацию печатной страницы;

- выбрать один из шести встроенных стилей оформления отчета : черно-белый, простой, строгий и др.

- задать имя отчета, которое мастер использует для создания надписи в заглавии отчета и Готово.

Примечания : Переход от пункта к пункту осуществляется нажатием кнопки Далее.

При выборе режима Конструктор на экране появляется окно конструктора отчетов, в котором отображаются пустые разделы отчета (Рис. 11).

Рис. 11 Окно конструктора отчетов

Заглавие отчета – выводится только в начале отчета

Верхний колонтитул – выводится в начале каждой страницы

Область данных – содержит данные запроса или таблицы

Нижний колонтитул – выводится внизу каждой страницы

Примечание отчета – выводится только в конце отчета.

Добавление или исключение разделов отчета можно выполнить с помощью кнопок Колонтитулы и Заглавие/Примечание отчета контекстного меню отчета (Рис. 12).

Рис. 12 Контекстное меню отчета

Для выполнения группировки или сортировки данных используют кнопку Сортировка и группировка панели инструментов, которая вызывает окно (Рис.13). Как пример данные должны быть сгруппированы по отделам запроса Зарплата потому выбирается поле отдел и задается группировка по этому полю. Значение номера отдела должно появляться один раз в начале каждой группы, потому поле отдел «буксированием» размещаем в заглавии группы. Если количество записей таково, что они размещаются на нескольких страницах, то на каждой странице нужно разместить ее номер. Для этого в разделе Нижний колонтитул создается вычислительное поле и в нем конструируется выражение:

=”Страница” & [Page] & “ из “ &[Pages]

Рис. 13 Диалоговое окно сортировки и группирования данные