Объекты ole в форме

Рисунки, фотографии, диаграммы и др. можно внедрять в таблице в поля, тип данных для которых определен как Поле объекта OLE. Если на основе такой таблицы создать форму в режиме Мастера форм, то при выведении ее на экран будут выводиться и внедрены объекты. Чтобы объект обновить, нужно по нему два раза щелкнуть, Access запустит то дополнение, в котором данный объект был создан и выведет на экран необходимые инструменты для его обновления.

Работа с данными в режиме формы Просмотр данных

Перемещение по форме похоже на перемещение по таблице, однако, если есть подчиненная форма, то переход из основной формы в подчиненную и назад можно осуществить с помощью комбинации клавиш Ctrl+tab и Ctrl+shift+tab.

Переход от записи к записи осуществляется через поля номера записи, расположенных внизу окна формы. Перейти к первой, последней, следующей или предыдущей записи можно также с помощью команды Записи Перейти.

Добавление записей и изменение данных

В форме, предназначенной только для введения данных, вводятся значения в пустые поля. Формы, которые обеспечивают вывод данных на экран, позволяют добавлять и новые записи. Это делается путем нажатия на кнопку Новая запись на панели инструментов и форма перейдет в режим введения данных. Завершив введение, необходимо нажать кнопку Показать все. Прейти на пустую строку для введения новой записи можно с помощью команды Запись Перейти Новая запись.

Чтобы ввести данные в поле, что в базовой таблице является полем объекта OLE, нужно создать этот объект в приложении. Потом выбрать команду Вставка Объект, в появившемся окне выбрать тип объекта и ОК.

Для изменения данных в поле формы его нужно выделить, а затем вносить изменения так же, как и в таблице.

Чтобы удалить запись, нужно выбрать команду Правка Выделить запись и нажать клавишу del.

Поиск и сортировка данных

В формах, которые используются для введения и редактирования, поиск и сортировка данных осуществляется теми же способами, что и в таблицах.

Выполнение простого поиска. Сначала выделяется поле, а затем выбирается команда Правка Найти. Задание на условие поиска осуществляется так же, как и в режиме таблицы.

Выполнение быстрой сортировки по полю формы. Выделяется любое поле, которое содержит данные из базового набора записей и нажимаются кнопки Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.

Применение фильтра. После применения фильтра можно увидеть только те данные, которые удовлетворяют заданным условиям. Как и в режиме таблицы можно создать фильтр по выделенному, фильтр по форме или расширенный фильтр.

Разработка отчетов Основные сведения об отчетах

Можно форматировать и выводить на принтер таблицы и наборы записей запросов в режиме таблицы. Формы можно использовать не только для просмотра и введения данных, но также для вывода информации на принтер. Однако отчеты являют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. Их преимущество в следующем:

• отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

• они могут быть использованы для получения красиво оформленных отчетов, заказов, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов.

В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. При этом есть следующие возможности:

• для иерархического представления данных можно определить до 10 условий группировки;

• для каждой из групп можно задать отдельные заглавия и примечания;

• можно проводить сложные вычисления не только внутри группы, но и по нескольким группам одновременно.