Информационный контур управления

Управление в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнении которой специализируются некоторые элементы (подразделения) организаций. Это органы управления или субъект управления. Все действия органов управления по выполнению своих функций можно определить как управленческую деятельность. В рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления, его границы, свойства). Совокупность объекта и субъекта управления определяется как система управления. Для управления органам управления требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе.

При этом потребность в информации неявно присутствует в каждом действии субъекта управления — менеджера. Все действия с информацией можно разбить на следующие этапы:

• сбор информации;

• преобразование информации из одной формы в другую;

• перемещение информации;

• обработка информации;

• хранение и накопление информации;

• организация доступа для поиска информации;

• использование информации — формирование информации для пользова­телей.

Органы управления оказывают на управляемый процесс определенные воз­действия («управляющее воздействие»), оформленные в виде решений. Речь идёт об особенностях проявления, восприятия и применения понятия «решение» в процессе постановки и достижения целей организации. Получаемая объектом управления информация и принимаемые решения зависят от того, каковы методы контроля субъекта управления объектом управления и каковы методы воздействия на этот объект управления.

Очевидно, что различные способы контроля объекта управления и воздействия на него формируют разную потребность в информации об объекте управления, требования к частоте получения такой информации и принятия решений.

Субъект управления может контролировать объект управления через отчетность (определив частоту и характер информации, получаемой от объекта управления, участвовать в оперативном управлении), через финансы (отказавшись от оперативного контроля за объектом управления и отслеживая только его финансовое состояние), через изъятие ряда функций управления у объекта управления путем их централизации (финансы, снабжение, сбыт и т. п.) и, наконец, формируя тотальное управление, при котором подавляющая часть функций реализуется самим субъектом управления.

Таким образом, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом. Причем такое взаимодействие осуществляется в виде передачи информации по информационному контуру, который образуют источники и потребители информации и информационные каналы для передачи этой информации.

В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, информация о состоянии управляемого процесса, информация об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации. Ее задача — информационное обеспечение управленческой деятельности.

Информационный контур можно задать как для организации в целом, так и для ее частей (подразделений, групп). В этом смысле организация рассматривается как множество информационных контуров, т. е. она обладает множеством информационных систем. Эти системы образуются там, где целенаправленно действует организация и вовлеченные во взаимодействие с ней структуры. Менеджмент может управлять информационными системами, а можем позволять им развиваться стихийно, но они всегда будут возникать.

Информационные контуры организации различаются дискретностью. Под дискретностью понимается частота получения информации от объекта и принятия и реализации решения субъектом. Она в большей степени связана со скоростью изменения объекта. В общем случае мы можем утверждать, что существуют непрерывные и дискретные информационные контуры управления.

В непрерывных информационных контурах информация от объекта управления поступает непрерывно, соответственно непрерывно принимаются решения и осуществляются воздействия на объект управления. Фактически речь идёт о мониторинге объекта управления. Организации с такими информационными контурами относятся, например, к нефтегазовой и металлургической отраслям.

В таких системах нет места человеку в информационных контурах управления, поскольку необходимо получать информацию и принимать решения в агрессивных средах и с огромной скоростью. В этих случаях имеется направленность на автоматическое управление, когда информация в объекте формируется регистраторами информации, передается без участия работника, в качестве субъекта выступают автоматические системы регулирования, а исполнение осуществляют соответствующие механизмы.

Менеджмент осуществляется и дискретных организациях. Различные отрасли экономики характеризуются разной дискретностью, в машиностроении говорят о сменно-суточных заданиях, в строительстве изменения и объекте управления отслеживают с дискретностью, равной декаде, и т. п. Та или иная дискретность определяется целями управления и скоростью изменения объекта управления. В рамках одной и той же организации мы имеем различную дискретность на разных уровнях управления. Например, в машиностроении директор предприятия полу­чает информацию о производстве каждый день, начальник цеха — каждую смену, мастер же наблюдает за этим производством. Понятно, что, чем выше дискретность, тем чаще субъект управления получает информацию об объекте и может принимать и реализовывать решения. Различная дискретность определяет роль знаний в орга­низации. Чем ниже дискретность, тем реже принимаются решения, тем важнее роль каждого из этих решений и тем значимее знания субъекта управления. Выделяю! и гибридные организации, где имеются как дискретные, так и непрерывные про­цессы. Например, производство цемента относится к гибридному виду процессом.

В каждой дискретной системе управления существуют два вида запаздывания информации. Первое — запаздывание по выработке решения. Это означает, что информация, которой располагает субъект управления о состоянии объекта, явля­ется устарелой. Она соответствует прошлому состоянию объекта. И это прошлое отстоит от настоящего момента времени на величину такого запаздывания.

Второе запаздывание — по реализации решения. Принятое субъектом управления решение будет реализовано в объекте управления через временной период, равный запаздыванию по реализации решения.

Наличие этих запаздываний означает, что в дискретных системах субъект управления не может иметь информацию об объекте управления, соответствую­щую его реальному состоянию, а объект управления не может иметь информацию о решениях, принимаемых в данный момент времени субъектом управления.

Эта ситуация приводит к двум возможным способам воздействия. В первом случае в системе управления реализуется управление «по отклонению», при ко тором сначала возникает отклонение состояния объекта управления от заданною состояния, а затем возникает необходимость принимать решения по возвраще­нию этого объекта в заданное состояние. Второй способ связан с использованием в системе управления идеи «упреждающего воздействия». В этом случае субъект управления по-прежнему не может иметь информацию о текущем состоянии объекта управления, но он осуществляет прогнозирование этого текущего состоянии объекта управления. И, ориентируясь на этот прогноз, принимает решения, «упреждая» будущее состояние объекта управления.