Раздел 1. Информационные системы управления
§ 1. Информационная система и технология
На современном этапе развития экономики выделяется тенденция информатизации. Это проявляется в масштабах всего мира, стран, регионов и отдельных организаций. Революции в технологиях трансформируют среду бизнеса, организации вынуждены меняться, реагируя на изменения среды и технологий, которые касаются моделей бизнеса, бизнес-функций, бизнес-процессов, организационных структур, форм конкуренции, стратегий, а также, разумеется, информационных систем (ИС) организаций и объема использования автоматизированных информационных технологий (ИТ) в этих системах.
Любая организация имеет информационную систему, успешное функционирование которой в значительной мере определяет развитие и успех бизнеса, что вынуждает организации постоянно совершенствовать ИС, заниматься проблемами создания все более эффективных ИС, обеспечивающих гармоничный рост бизнеса. Определение ИС, использовавшее понятие «информационного контура управления», требует уточнения.
Информационная система существует в каждой организации, поскольку они не могут обходиться без информации, а следовательно, без процедур ее формирования, обработки и использования. Общность этого утверждения позволяет говорить об информационной системе как некотором едином контуре или, по определению Билла Гейтса, «нервной системе организации». Как организации в целом, так и отдельные подразделения имеют множество информационных систем.
Под термином «информационная система» (ИС) далее будет пониматься вся совокупность информационных систем организации, если иное не оговаривается отдельно.
Прежде чем определить компоненты ИС организации, отметим, что ИС решает единственную и в некотором роде уникальную задачу для каждой конкретной организации — эффективное управление всеми ее ресурсами (материально-техническими, финансовыми, технологическими и интеллектуальными) для достижения целей организации, например получения максимальной прибыли и удовлетворения материальных и профессиональных потребностей всех сотрудников предприятия. Компоненты ИС организации в общем случае можно определить так, как показано на рис. 1.
Первый компонент ИС - цель. Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования информационной системы, которые предопределяют ее свойства и характер построения. Цель ИС- повышение эффективности использования ресурсов организации за счет производства необходимой информации, создания информационной и технической среды осуществления бизнес-процессов.
В соответствии с этой целью перед ИС организации могут быть в каждом конкретном случае поставлены различные задачи: от решения конкретных проблем с помощью ИС (отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, планирование материально-технического снабжения с целью не допустить «замораживание» оборотных средств в запасах материалов, обеспечение достоверности, полноты и своевременности финансовой отчетности для избегания штрафных санкций и т. п.), до формулирования задачи на уровне «хочу все знать».
Рис. 1 Компоненты ИС организации
В качестве мотивов изменения или создания ИС у менеджеров организации могут выступать потребности в повышении достоверности и доступности информации, в улучшении качества принимаемых решений, обеспечении управления связями с клиентами, управлении жизненным циклом продуктов или управлении логистической цепочкой для достижения операционного совершенства (например, использование источников поставок в глобальном масштабе, создание товаром и услуг для клиентов, отвечающих их индивидуальным предпочтениям).
Пользователи и персонал (третий компонент ИС) представлены работниками, использующими ИС для осуществления своих бизнес-функций в организации (сбор, формирование и использование информации). Пользователи объединены в различные подразделения, образующие организационную структуру ИС.
Персонал ИС — работники, обеспечивающие сбор, формирование, хранение, распространение и использование информации для управления, а также функционирования и развития ИС. Персонал ИС работает в рамках ИТ-подразделения организации.
Четвертый компонент ИС — управленческие процедуры, представляют алгоритмы решения задач («управленческие формализмы»), определяемые или одобряемые менеджерами организации. Характер осуществления этих процедур в конкретной организации зависит от наличия в ней регулярного менеджмента, степени зависимости организации от формализуемого и неформализуемого знания (а значит, и от уровня формализации управленческих процедур), ориентации на знания или персонал при построении формальных правил решения управленческих задач, уровня зрелости организации (степени выявления повторяющихся бизнес-процессов и функций, создания формальных правил их исполнения, независимости исполнения от личных качеств персонала, измерения и оптимизации процессов и функций), ориентации менеджмента организации на функции, процессы или проекты.
Процедуры ИС можно определить:
как действия ИС (определяемые ее приложениями для пользователей ИТ-инфраструктурой) по поддержке действий сотрудников при исполнении ими своих обязанностей (реализации бизнес-функций и осуществлению бизнес-процессов) ИС в организации;
как технологии функционирования самой ИС (правила и алгоритмы функционирования ИС).
Пример описания управленческих процедур и процедур ИС приведен на рис. 2
Рис.2 Пример описания управленческих процедур ипро
Пятый компонент ИС — ИТ-инфраструктура, и в частности информационные технологии как способ преобразования информации, под которым понимается сбор, передача, накопление, обработка, хранение, представление или использование информации. Существуют технологии сбора информации, технологии передачи информации и другие, соответствующие вышеназванным видам преобразования.
С точки зрения составляющих, технология объединяет организационно-методологическую компоненту (организационные документы, методики) и аппаратно-программную (средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы, сети, системы связи и передачи данных, общесистемное и прикладное программное обеспечение). Технологией может быть названо также объединение ряда отдельных технологий преобразования информации, каждая из которых имеет собственную динамику развития.
Другой подход к классификации технологий, как способов преобразования информации, основывается на выделении видов объектов преобразования:
технологии работы с текстами,
технологии мультимедиа,
табличные процессоры и т. д.
Информационные технологии реализуются в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии и целей ее реализации. Использование автоматизированных ИТ в рамках ИС означает, что и собственно ИС является автоматизированной.
Цель любой информационной технологии — получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения по стоимости обработки данных, трудоемкости процессов использования информационного ресурса, надежности и оперативности процесса обработки информации, качеству получаемой информации. Информационная технология реализуется в рамках информационной системы, определяя способ преобразования информации. Эта система является средой для реализации технологии. Однако информационная технология шире, чем информационная система. Она может существовать вне нее. Например, информационная технология обработки текстов.
В информационной системе может использоваться множество различных информационных технологий, для которых данная система выступает в качестве среды реализации. И сокращение «ИТ» обозначает всю совокупность информационных технологий информационной системы организации, если иное не указывается отдельно.
Взаимосвязь организации, ее информационной системы и ИТ изображена на рис. 3.
Организация (органы управления) предъявляет требования к информационной системе; Она, в свою очередь, задает набор требований к применяемым информационным технологиям, характеристика которых, в свою очередь, формирует ограничения информационной системы. Информационные технологии, развиваясь, создают новые возможности для ИС, а те порождают новые возможности для развития организации.
Рис. 3. Взаимосвязь организации, ИС и ИТ
Информационные технологии являются частью пятой составляющей ИС организации — ИТ-инфраструктуры (как всякая инфраструктура она определяет правила формирования своих компонентов и обеспечения взаимодействия между ними). Для автоматизированных ИС она состоит из трех подсистем (рис. 4) — инфраструктура данных, техническая инфраструктура и программная инфраструктура.
Рис.4 Компоненты ИТ - инфраструктуры
Инфраструктура данных (базы данных, хранилища данных, СУБД, регламентирующие документы и т. п.) обеспечивает хранение и использование данных, отражающих текущее функционирование организации, и документов, отражающих работу организации во временных аспектах.
Техническая инфраструктура (аппаратные средства вычислительной техники, вычислительные сети, каналы связи, коммуникационные устройства, регламентирующие документы и т. п.) обеспечивает работу коммуникационных и вычислительных ресурсов организации.
Программная инфраструктура в части системного программного обеспечения (утилиты и программы, интерфейсы взаимодействия прикладных систем между собой и внешними системами, операционные системы, методы и средства разработки приложений и т. п.) соединяет в единую систему вычислительные, коммуникационные и программные ресурсы. В части из прикладного программного обеспечения (приложения и прикладные системы для пользователей) — предоставляет пользователям на их рабочих местах приложения для исполнения бизнес-функции, бизнес-процессов и бизнес-проектов. Если вернуться к рассмотрению рис. 3, то на нем, из соображений изложения, отдельно выделены информационные технологии и процедуры ИС, которые являются компонентами ИТ- инфраструктуры.