3. Елементи структури та зв’язки в організації.

Ключовими поняттями організаційної структури є її елементи, зв'язки (стосунки), рівні та повноваження. Елементами організаційної структури можуть бути як окремі працівники (керівники, спеціалісти, службовці), так і служби або органи апарату управління, в яких зайнята та чи інша кількість фахівців, що виконують певні функціональні обов’язки.

Стосунки між елементами організаційної структури підтримуються через зв'язки, серед яких виділяють горизонтальні та вертикальні. Перші є однорівневими і мають характер узгодження. Вони найчастіше співвідносяться з певними функціями менеджменту, коли виникає потреба узгодити цілі чи задачі окремих функціональних відділів. Потреба в інших виникає при наявності різних рівнів управління. Це стосунки  підпорядкованості, завдяки яким реалізуються владні повноваження керівників. Повноваження лінійних керівників дають право вирішувати усі питання розвитку керованих ними організацій і підрозділів, а також віддавати розпорядження, обов’язкові для виконання іншими членами організації (підрозділів). Повноваження штабного персоналу обмежуються правом планувати, рекомендувати, радити чи допомагати, але не наказувати іншим членам організації виконувати їхні розпорядження. Якщо тому чи іншому працівнику управлінського апарату надається право приймати рішення і здійснювати дії, які зазвичай виконуються лінійними менеджерами, він отримує так звані функціональні повноваження.

Відносини між елементами структури здійснюються завдяки встановленню стійких зв'язків, які прийнято розділяти на горизонтальні і вертикальні. Горизонтальні зв'язки мають характер узгодження і виражають відносини між рівними за положенням в ієрархії компонентами організації, тому їх відносять до однорівневих. їх головне призначення — сприяти найбільш ефективній взаємодії частин організації у процесі вирішення питань, що виникають між ними. Вертикальні зв'язки — це зв'язки підпорядкування, вони сполучають ієрархічні рівні та слугують каналами передачі розпорядчої й звітної інформації.

Зв'язки, що встановлюються, можуть мати лінійний або функціональний характер. Лінійні зв'язки відображають рух управлінських рішень та інформації між керівниками, тобто особами, що повністю відповідають за діяльність організації або її структурних підрозділів. Функціональні зв'язки, які часто називають штабними, мають місце за лінією руху інформації між окремими частинами організації та виконують роль інформаційного забезпечення координації.

Між усіма названими вище складовими організаційної структури існують непрості стосунки взаємозалежності: зміни в одній із них (скажімо, числа елементів і рівнів чи кількості і характеру зв’язків і повноважень працівників) викликають необхідність перегляду всіх останніх. Це особливо слід мати на увазі при здійсненні організаційних перетворень, оскільки функціонування організації в умовах мінливого зовнішнього оточення обумовлює необхідність постійних змін у її структурі. Ускладнення структури, впорядковування зв'язків між елементами, зміна їх просторового розташування та надання нових властивостей, розвиток специфічних зв'язків між елементами та їх групами – все це характерно для організації, що розвивається. Так, якщо керівництвом організації прийнято рішення про введення в організаційну структуру нового органу, функції якого раніше ніхто не виконував, потрібно заздалегідь відповісти на такі запитання: Які задачі буде вирішувати новий відділ? Кому він буде безпосередньо підпорядковуватись? Які органи і підрозділи організації будуть доводити до нього необхідну інформацію? На яких ієрархічних рівнях буде представлена нова служба? Якими повноваженнями наділяються робітники нового відділу? Які форми зв’язків мають бути встановлені між новим відділом  та іншими відділами?

Збільшення кількості елементів та рівнів в організаційній структурі неминуче веде до багатократного росту числа і складності зв'язків, що виникають у процесі прийняття управлінських рішень, внаслідок цього процес управління уповільнюється, що в сучасних умовах тотожно погіршенню якості управління організацією. Тому велике значення для ефективного функціонування та розвитку організації має підхід до формування організаційної структури з врахуванням функціонального, елементного та організаційного аспектів.

Функціональний аспект полягає у визначенні кола функцій, які має виконувати система і у виділенні її відокремлених підсистем (функціональних підрозділів).

Елементний аспект доповнює функціональний і передбачає виділення у системі окремих елементів з чітким визначенням їх функцій. Для цього функції виділених підсистем групуються за ознакою їх спорідненості і закріплюються за окремими елементами – більш-менш автономними частинами системи. При великих масштабах діяльності організації з метою забезпечення керованості ними такі відділи поділяються на менші частини. Слід зауважити, що при створенні нової фірми виділення підрозділів з врахуванням їх функціонального складу не викликає труднощів. Але при реструктуризації діючої фірми необхідно прагнути зберегти її елементний склад, особливо ті підрозділи, де використовується спеціальне та дороге обладнання (наприклад, виробничі цехи). У цьому випадку функціональний та елементний аналіз мають носити зустрічний характер: від функцій визначаються необхідні елементи, а від наявних елементів – їх можливі функції. Результати аналізу порівнюються між собою і критерієм вибору функції стає економічна доцільність збереження чи ліквідації елемента.

Організаційний аспект вирішує задачу формування складу і змісту зв'язків між елементами системи, тобто остаточно визначає її структуру. Ці зв'язки об'єднують систему у єдине ціле і дозволяють елементам взаємодіяти – виконуючи свої функції, спільно досягати локальних цілей і головної мети організації. Таким чином, створюються передумови для ефективного управління організацією: вирішуються питання щодо ієрархічного підпорядкування і формулюються необхідні вимоги щодо взаємодії однорівневих підрозділів.

Такий методологічний підхід до диференціації та інтеграції системи вимагає дотримання наступних правил:

- первинним є реалізація функціонального аспекту;

- якщо при реалізації елементного аспекту виникають труднощі з підбором елементів певного функціонального призначення, необхідно повернутися до функціонального аналізу;

- якщо виникають труднощі для реалізації організаційного аспекту, слід повернутися до елементного, а при потребі – до функціонального аналізу.

Структура будь-якої організації в контексті її базових елементів може бути представлена у вигляді системи, що включає п'ять компонентів:

1) операційний центр. Операційний центр утворюють працівники, діяльність яких безпосередньо пов'язана з виробництвом товарів або послуг;

2) стратегічний центр. Він включає працівників і підрозділи, які відповідають за розробку і реалізацію довгострокових цілей організації та розподіл ресурсів у коротко- і довгостроковій перспективі;

3) проміжна середня ланка. Середня ланка передає рішення стратегічного центру та забезпечує їх реалізацію, а також служить для підтримки інформаційних потоків обох центрів;

4) техноструктура. До неї належить діяльність аналітиків (плановиків), що полягає в реалізації впливу на роботу інших членів організації. Вони знаходяться поза безпосереднім процесом праці та несуть відповідальність за стандартизацію діяльності. Аналітиків представляють технологи, плановики, механіки тощо;

5) персонал підтримки. Персонал підтримки виконує функції, пов'язані з непрямою підтримкою функціонування основного виробництва. Прикладами таких підрозділів є юридичний відділ, канцелярія, відділ досліджень, редакційно-видавничий відділ в університетах. Наявність цих підрозділів у структурі відображає прагнення організацій до інтеграції всіх аспектів їх життєдіяльності та зменшення невизначеності зовнішнього оточення.