18

Тема 7 Структура організації як чинник забезпечення її ефективності 4год

1. Поняття структури організації та принципи її побудови.

2. Формальна та неформальна організаційна структура.

3. Елементи структури та зв’язки в організації.

4. Концепції організаційних структур.

5. Підходи до формування організаційної структури.

6. Характеристика організаційної структури.

1. Поняття структури організації та принципи її побудови.

Організація як система може бути представлена у вигляді сукупності певним чином взаємозв'язаних підсистем (елементів), що утворюють єдине ціле. Склад, розташування і характер відносин між ними визначають структуру організації.

Організації створюють структури, щоб забезпечувати координацію та контроль діяльності своїх підрозділів і працівників. Структури організацій відрізняються складністю (тобто рівнем поділу діяльності на різні функції), формалізацією (тобто ступенем використання наперед встановлених правил та процедур), співвідношенням централізації та децентралізації (тобто рівнями, на яких ухвалюються управлінські рішення).

Cтруктура організації – це впорядкована сукупність стійко взаємозв’язаних елементів, що забезпечують функціонування і розвиток організації як єдиного цілого. Вона характеризує її будову, просторово-часове розташування її частин, взаємозв'язки між ними і тісно пов’язана з цілями, функціями, процесом управління, роботою менеджерів і розподілом між ними повноважень. В рамках організаційної структури відбувається рух потоків інформації і прийняття управлінських рішень, в чому беруть участь менеджери всіх рівнів, категорій і професійної спеціалізації.

На ефективність організаційної структури впливають:

- існуючі взаємозв'язки, що виникають між людьми у процесі виконання ними роботи. Це знаходить відображення у схемах організаційних структур і посадових обов'язках;

- філософія та політика керівництва і методи його впливу на поведінку людей;

- повноваження і функції працівників організації на різних рівнях управління.

При побудові організаційної структури необхідно дотримуватися наступних принципів:

1. Структура управління має перш за все відображати цілі і задачі організації, а значить, бути підпорядкованою виробництву та його потребам.

2. При формуванні структури слід передбачати оптимальний розподіл праці між органами управління і окремими працівниками, який забезпечує творчий характер роботи і нормальне навантаження, а також необхідний рівень спеціалізації.

3. Формування структури управління належить зв’язувати з визначенням повноважень і відповідальності кожного працівника і органа управління, з встановленням системи вертикальних і горизонтальних зв’язків між ними.

4. Між функціями і обов'язками, з однієї сторони, і повноваженнями та відповідальністю, з іншої, необхідно підтримувати відповідність, порушення якої призводить до дисфункції структури управління в цілому.

5. Структура управління має бути адекватною соціально-культурному середовищу організації, яке істотно впливає на рішення щодо централізації і децентралізації, розподілу повноважень і відповідальності, міри самостійності і масштабів контролю керівників і менеджерів.

6. Організаційна структура повинна забезпечувати оптимальний рівень централізації і децентралізації управління в організації; створення цілісної системи корпоративного планування, гнучкого фінансування; наявність розвинутій системи маркетингу.

7. Структура управління повинна бути оптимальною, оперативною, надійною, економічною.

Отже, побудувати структуру управління організацією – означає поділити її на певні частини і делегувати цим частинам виконання загальної управлінської задачі шляхом розподілу повноважень та відповідальності, визначивши інтеграційні та координаційні механізми взаємодії виділених частин.

Процес побудови організаційної структури відбувається поетапно, починаючи від задуму щодо майбутньої організації і закінчуючи визначенням задач поточного адміністрування. При цьому функціональне наповнення кожної фази організаційного процесу суттєво змінюється.

Фази організаційного процесу

Основні фази організаційного процесу	Функції, що здійснюються в межах кожної фази
Фаза почину (ініціювання): від першого задуму організації до стадії формування апарату управління нею	- визначення завдань організації; - визначення способів їх вирішення; - проектування системи комунікацій.
Фаза облаштування (координації): від початку формування до визначення задач поточної діяльності	- визначення необхідних видів діяльності; - визначення складу виконавців; - створення системи мотивації виконавців.
Фаза розпорядча (адміністрування): здійснюється у сформованому апараті за визначеними напрямками як поточне керівництво діяльністю організації	- делегування повноважень та обов’язків; - визначення змісту розпоряджень; - забезпечення виконання розпоряджень.

Вказані фази мають місце не лише при створенні організації, але і при здійсненні організаційних змін, оскільки зміна стратегії обумовлює зміну функціональних та виробничих задач, а значить, перерозподіл повноважень та відповідальності між виконавцями, введення нових ланок, встановлення нових комунікаційних зв'язків для координування їх діяльності тощо. Незалежно від того, проектується нова чи реформується існуюча організація, необхідно забезпечити її структурну відповідність вимогам ефективного управління. “Хороша організаційна структура сама по собі не забезпечує високої ефективності… Але погана організаційна структура робить гарну роботу неможливою, незалежно від того, наскільки гарним є кожен менеджер сам по собі”.

Практичним результатом побудови організаційної структури є:

- формування виробничої структури та структури управління організацією, визначення схеми взаємозв'язків між підрозділами, що забезпечують бажаний рівень централізації чи децентралізації;

- регламентація управлінських функцій та виробничих завдань, визначення повноважень та обов'язків посадових осіб;

- затвердження положень про роботу відділів та посадових інструкцій;

- формування штату працівників організації.

Найбільш раціональна структура – та, яка найкращим чином дозволяє організації ефективно взаємодіяти із зовнішнім середовищем, продуктивно і доцільно розподіляти і спрямовувати зусилля своїх співробітників, а також задовольняти потреби клієнтів і досягати своїх цілей з високою ефективністю.

Організаційна схема (органіграма) показує, як влаштована організація. Графічно таку схему можна представити шляхом зображення горизонтальних і вертикальних ліній та блоків (рис. 7.1). Блоки визначають види діяльності людей, лінії указують на зв'язок між ними. Кількість горизонтальних блоків вказує, скільки рівнів має організація.

Приклад організаційної схеми (органіграми)