Классификация систем электронного документооборота

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:

   • стандартный набор функций;

   • низкие временные затраты на приобретение и установку;

   • относительно низкая стоимость;

2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

   • максимально персонифицированная система;

   • большие временные затраты;

   • высокая стоимость разработки;

3. Комбинированные СЭДО:

   • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

   • полное соответствие нуждам предприятия;

   • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

   • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

   • передача заказчику прав на продукт;

   • простота освоения и использования;

   • удобный интерфейс;

Основные свойства СЭД

-Открытость.

-Высокая степень интеграции с прикладным ПО.

-Особенности хранения документов.

-Разграничение доступа.

12.Классификация по технологиям управления документами.

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции.

Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

Системы управления потоками работ.. обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации. 13.Концепция ЕСМ. Бизнес-преимущества.

Enterprise Content Management (ECM) — управление корпоративным содержанием, управление корпоративными информационными ресурсами. Под термином ECM подразумеваются технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем пользователям организации.

Условно к ECM относятся системы, поддерживающие хотя бы 3 из 6 функций:

• Управление документами (выписка/возврат, безопасность, группировка документов);

•   Ввод в систему и управление полученными образами бумажных документов;

•   Совместная работа над общими документами и поддержка проектных работ;

•   Управление электронным архивом, автоматизация правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;

•   Автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Бизнес-преимущества

Таким образом, ECM-система интегрирует все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает единую инфраструктуру для управления документооборотом, минимизирует необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-задач. Такой инфраструктурный подход делает корпоративное содержимое доступным для практически всех бизнес-приложений организации.