7.Learn the following information about the “Structure of a business letter”: Структура ділового листа

Незалежно від того, чи пишете ви діловий лист, службову записку або повідомлення електронною поштою, важливо при цьому слідувати загальним правилам складання головної частини документа. Якщо документ має добру структуру, а також є складеним доброю діловою мовою, - є всі шанси на те, що він зробить добре враження.

Чотири елементи структури листа

До складання важливих документів треба підходити серйозно та ретельно. Вони мають складатися із наступних чотирьох елементів.

Вступ	Це пояснення того, навіщо ми пишемо листа. Зробіть наголос на попередній лист, знайомство, розмову або документ.
Основна інформація Факти і цифри	Надайте головну інформацію з усіма подробицями, цифрами і датами. Слідкуйте за логікою повідомлення.
Дія (висновки)	Дія, яку має робити читач. Або дія, яку ви маєте намір зробити. Вкажіть кінцевий строк, якщо це необхідно.
Кінцівка (один рядок)	Інколи достатньо простого заключного речення, яке складається із одного рядка.

8. Читання і переклад інформації про блочну структуру листа. – Read about report writing. Report writing (Part 1)

Introduction

The purpose of this report is to establish some principles for best practice in report writing in the tourism industry.

The main point to remember is that the purpose of all reports is to present relevant information so that good decisions can be made. Good reports are concise, helpful, and written with the reader and their context firmly in mind.

In this report we will examine the following areas:

• different types of reports used in tourism management

• basic structure and style of reports

• what to put in the introduction

• structuring the main body of a report

• presenting data effectively

• what to put in the conclusion

The report

Different types of reports used in tourism management

There are several types of reports used in the tourism industry. They can include:

• survey of current industry practice (e.g. use of signage at tourist attractions in your area)

• industry analysis (e.g. tourism sectors and trends in your country)

• market research (e.g. demand for adventure holidays)

• competition review

• product / service review

• examination of internal procedures and practices

Reports can be written by a number of different people, either individually or collectively. A tour operator, for example, may have reports prepared by senior managers to inform and instruct their staff, or by junior management in order to help directions make decisions about which markets to develop.

In all cases it is important to identify who the report is for.

Title	Best practice in report writing for the tourism industry
By	Chris Vaccaro, MD Tourism information System
For	All trainee managers
Date	20 October 20--

Basic structure and style of reports

A report should have a clear structure. It should have a beginning, a middle, and an end. It should use subheadings, paragraphs, and bullet points in order to make information clear and accessible.

The layout is also important. Make sure you have used fonts and formatting consistently, and do not be afraid to have whole space.

Language should not be too informal, but at the same time do not use ten words when one will do the important thing is to be clear and concise and keep to the point. That means avoiding irrelevant information and anecdotes.

What to put in the introduction

The introduction is the place where you set the context for the report. All reports should open with a simple statement describing the purpose of the report. Key verbs that can be used here are examine, establish, evaluate. They are easy to remember because they all begin with the letter e.

It is also conventional to include a synopsis of what the report will contain and the main conclusion.