3Типы данных

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Любая формула начинается со знака (=). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

Ввод данных в ячейку Excel

Данные набираются непосредственно в активной ячейке Excel, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул

Форматирование в Excel применяется для облегчения восприятия данных, что играет немаловажную роль в производительности труда.

Назначение формата

1. Выделите ячейку (диапазон ячеек).

2. Выберите команду "Формат"-"Ячейки" (Ctrl+1).

3. В появившемся окне диалога (подробно окно будет рассмотрено позже) введите нужные параметры форматирования.

4. Нажмите кнопку "Ок"

Форматированная ячейка сохраняет свой формат, пока к ней не будет применен новый формат или не удален старый. При вводе значения в ячейку к нему применяется уже используемый в ячейке формат.

Удаление формата

1. Выделите ячейку (диапазон ячеек).

2. Выберите команду "Правка"-"Очистить"-"Форматы".

3. Для удаления значений в ячейках надо выбрать команду "Все" подменю "Очистить".

Следует учитывать, что при копировании ячейки наряду с ее содержимым копируется и формат ячейки. Таким образом, можно сберечь время, форматируя исходную ячейку до использования команд копирования и вставки.

Форматирование с помощью панелей инструментов

Наиболее часто используемые команды форматирования вынесены на панель инструментов "Форматирование". Чтобы применить формат с помощью кнопки панели инструментов, выделите ячейку или диапазон ячеек и затем нажмите кнопку мышью. Для удаления формата надо нажать кнопку повторно.

Для быстрого копирования форматов из выделенных ячеек в другие ячейки можно использовать кнопку "Формат по образцу" панели "Форматирование".

Форматирование отдельных символов

Форматирование можно применять к отдельным символам текстового значения в ячейке так же, как и ко всей ячейке. Для этого выделите нужные символы и затем в меню "Формат" выберите команду "Ячейки". Установите нужные атрибуты и нажмите кнопку "Ок". Нажмите клавишу Enter, чтобы увидеть результаты своего труда.

Применение автоформата

Автоматические форматы Excel - это заранее определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, границ, узора, ширины столбца и высоты строки.

Чтобы использовать автоформат, надо выполнить следующие действия:

1. Введите нужные данные в таблицу.

2. Выделите диапазон ячеек, которые необходимо форматировать.

3. В меню "Формат" выберите команду "Автоформат". При этом откроется окно диалога.

4. В окне диалога "Автоформат" нажмите кнопку "Параметры", чтобы отобразить область "Изменить".

5. Выберите подходящий автоформат и нажмите кнопку "Ок".

6. Выделите ячейку вне таблицы для снятия выделения с текущего блока, и вы увидите результаты форматирования.

4

5Создание и удаление формулы

Показать все

Скрыть все

Формулы (Формула. Совокупность значений, ссылок на другие ячейки, именованных объектов, функций и операторов, позволяющая получить новое значение. Формула всегда начинается со знака равенства (=).) представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на листе. Формула всегда начинается со знака равенства (=).

С помощью констант (Константа. Постоянное (не вычисляемое) значение. Например, число 210 и текст «Квартальная премия» являются константами. Формула и результат вычисления формулы константами не являются.) и операторов (Оператор. Знак или символ, задающий тип вычисления в выражении. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.) вычисления можно создать простую формулу. Например, формула =5+2*3 позволяет умножить два числа, а затем прибавить число к результату. В Microsoft Office Excel используется обычный порядок математических операций. В предыдущем примере операция умножения (2*3) выполняется в первую очередь, а затем к результату умножения прибавляется число 5.

Также формулу можно создать с помощью функции (Функция. Стандартная формула, которая возвращает результат выполнения определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы в ячейках листа, особенно, если они длинные или сложные.). Например, в формулах =СУММ(A1:A2) и СУММ(A1,A2) для сложения значений в ячейках A1 и A2 используется функция СУММ.

В зависимости от типа создаваемой формулы она может содержать некоторые из перечисленных ниже частей или все из них.

Функции. Любая функция, например ПИ(), всегда начинается со знака равенства (=). В круглые скобки вводятся аргументы (Аргумент. Значения, используемые функцией для выполнения операций или вычислений. Тип аргумента, используемого функцией, зависит от конкретной функции. Обычно аргументы, используемые функциями, являются числами, текстом, ссылками на ячейки и именами.) функции. Каждая функция имеет собственный синтаксис аргументов.

Ссылки на ячейки. Включив в формулу ссылку на ячейку, можно сослаться на данные в ячейках на листе. Например, ссылка на ячейку A2 возвращает значение этой ячейки или использует это значение для вычисления.

Константы. Также непосредственно в формулу можно вводить константы, такие как числа (например, 2) или текстовые значения.

Операторы. Операторы представляют собой символы, которые используются для указания типа вычисления, которое необходимо выполнить с помощью формулы. Например, оператор ^ (крышка) возводит число в степень, а оператор * (звездочка) перемножает числа.

Для достижения желаемого результата вычисления можно использовать одну функцию, вложенные функции или массивы (Массив. Объект, используемый для получения нескольких значений в результате вычисления одной формулы или для работы с набором аргументов, расположенных в различных ячейках и сгруппированных по строкам или столбцам. Диапазон массива использует общую формулу; константа массива представляет собой группу констант, используемых в качестве аргументов.), которые позволяют получать один или несколько результатов. Если формула не нужна, ее можно удалить.

6Автозапонение списков

Думаю все знают такой прием в Excel, как автозаполнение ячеек путем протягивания мышью крестика? Если еще нет, то расскажу поподробней. Допустим Вы хотите заполнить строку или столбец днями недели(Понедельник, Вторник и т.д.). Что Вы для этого делаете? Правильно, Вы в каждую ячейку вписываете вручную все эти дни. Но в Excel есть прекрасная возможность упростить этот процесс. Для выполнения подобной операции Вам потребуется заполнить лишь первую ячейку. Пишем в неё — Понедельник. Теперь выделяем эту ячейку и ведем курсор мыши к нижнему правому углу ячейки. Курсор приобретет вид черного крестика(рис.1).

рис.1

Как только курсор стал крестиком, жмем левую кнопку мыши и удерживая её тянем вниз(если надо заполнить строки) или вправо(если надо заполнить столбцы) на необходимое количество ячеек. Теперь все захваченные нами ячейки заполнены днями недели. И не одним Понедельником, а по порядку(рис.2).

рис.2

Но это не все. Если вместо левой кнопки мыши, зажать правую и протянуть, то по завершении Excel выдаст меню, в котором будет предложено выбрать метод заполнения: Копировать ячейки, Заполнить, Заполнить только форматы, Заполнить только значения, Заполнить по дням, Заполнить по рабочим дням, Заполнить по месяцам, Заполнить по годам, Линейное приближение, Экспоненциальное приближение, Прогрессия — см.рис.3. Серым шрифтом выделены неактивные пункты меню — те, которые нельзя применить к выделенным ячейкам. Выбираете необходимый пункт и любуетесь результатом.

рис.3

Но и это еще не все. Наряду со встроенными в Excel списками автозаполнения, можно создать и свои списки. Например, Вы часто заполняете шапку таблицы словами: Дата, Артикул, Цена, Сумма. Можно их вписывать каждый раз или копировать откуда-то, но можно сделать и по-другому. Если Вы используете:

• Excel 2003, то переходите Сервис-Параметры-Вкладка "Списки";

• Excel 2007 — Меню-Параметры Excel-вкладка Основные-кнопочка "Изменить списки";

• Excel 2010 — Файл-Параметры-вкладка Дополнительно-кнопочка "Изменить списки…".

В результате перед Вами что-то вроде этого(рис.4)

рис.4

Выбираете пункт НОВЫЙ СПИСОК — ставите курсор в поле Элементы списка и заносите туда через запятую наименования столбцов, как показано на рис.4. Нажимаем Добавить.

Так же можно воспользоваться полем «Импорт списка из ячеек«. Активируем поле выбора, щелкнув в нем мышкой. Выбираем диапазон ячеек со значениями, из которых хотим создать список. Жмем Импорт. В поле Списки появиться новый список из значений указанных ячеек.

Теперь остается проверить в действии. Пишем в любую ячейку слово Дата и протягиваем, как описано выше. Excel заполнил нам остальные столбцы значениями из того списка, который мы сами только что создали. Вы можете изменять и удалять, созданные Вами списки, добавлять новые.

7Выполнение вычислений

По умолчанию каждый раз, когда вы корректируете значение, формулу или имя, Excel выполняет вычисления. Чтобы изменить способ выполнения вычислений, нажмите вкладку Формулы, нажмите кнопку Вычисление, затем Параметры вычислений и выберите нужный вам параметр: Автоматически, кроме таблиц данных. Вручную Чтобы вручную пересчитать все открытые рабочие книги, нажмите кнопку Пересчет или клавишу F9. Чтобы пересчитать текущий рабочий лист, нажмите кнопку Произвести вычисления или Shift+F9 на клавиатуре.

Формулы выполняют вычисления слева направо в соответствии с установленным для каждого оператора порядком. Расчеты по формулам, состоящим из более чем одного оператора, производятся согласно следующему приоритету операций: возведение в степень, умножение и деление, а затем сложение и вычитание. Таким образом, в формуле 2 + 5 7 Excel сначала выполнит операцию умножения, а затем уже сложения, и результат будет равняться 37. Операции, заключенные в скобки, Excel выполняет первыми. Результат вычисления формулы (2 5) 7 равняется 49.

Формула вычисляет значения и возвращает результат. В рабочем листе Excel вы можете создать формулу, используя значения (147 и $1., например), арифметические операторы (как описано в таблице выше) и ссылки на ячейки. Формула Excel всегда начинается со знака равенства (=). При вводе знака равенства ячейка автоматически форматируется для ввода формулы. Создание формулы лучше начать с ввода аргумента. Аргументы - это ссылки на ячейки или значения в формуле, участвующие в вычислении результата. Каждая функция использует определенные для нее аргументы, включающие в себя числовые и текстовые значения, ссылки на ячейки, диапазоны ячеек и т. д. Чтобы разместить длинные сложные формулы и не допустить наложение формул на данные рабочего листа, вы можете изменить размер строки формулы (new!). По умолчанию в ячейке отображаются только результаты формул, но вы можете изменить этот параметр и отображать сами формулы

8Оформление таблицы

1. Оформление с помощью шрифта. Тут два варианта: изменить вид самого шрифта или изменить размер шрифта.

2. Оформление с помощью стиля. Тут три варианта: жирный, наклонный, подчеркнутый.

3. Оформление с помощью выравнивания текста по горизонтали. Тут четыре варианта, но в основном используются три: выравнивание по левому краю, выравнивание по центру и выравнивание по правому краю. Четвертый вариант – это выравнивание по ширине страницы, но в Excel этот вариант используется очень редко, т.к. в Excel чаще работаю с цифрами, чем с текстом.

4. Оформление с помощью выравнивания текста по вертикали. Тут аж пять вариантов, но чаще используется только три: выравнивание по верхнему краю, выравнивание по центру, выравнивание по нижнему краю. Четвертый – выравнивание по высоте и пятый распределенное выравнивание (типа как по ширине только по высоте).

Если у Вас на панели инструментов нет таких кнопок, то их можно вывести, как это сделать покажу в видеоуроке. А чтобы выровнять данные по вертикали без этих кнопок надо по ячейке кликнуть ПРАВОЙ кнопкой мыши и выбрать в меню «Формат ячеек…». Далее перейти на вкладку «Выравнивание», а дальше всё понятно.