Практичне заняття №12 Тема: Створення зв’язків між таблицями, введення даних за допомогою форм в субд Ассеss .

Мета: Формувати уміння і навички по створюванню бази даних, зв’язків між таблицями, введенню даних за допомогою форм.

Постановка загальної проблеми: Як за допомогою Access створювати базу даних?

І. Короткі теоретичні відомості

Створення структури нової таблиці у вже існуючій базі даних.

Для створення структури нової таблиці у вже існуючій базі даних необхідно після запуску системи Access у вікні запрошення встановити перемикач “Открыть базу данных”, вказівкою миши вибрати ім’я бази даних. Потім натискуємо “Ок”. Якщо у переліку баз даних вікна запрошень необхідної бази даних немає, необхідно вибрати пункт Другие файлы… і у вікні, що відкриється знайти необхідну базу даних, натиснути “Ок”.

У вікні бази даних (вона вже має назву, і містить імена раніше створених структур таблиць) натискуємо кнопку “Создать”.

Усі наступні дії анологічні створенню, заповненню і зберіганню структури таблиці, які описані у пеперідній практичній роботі.

СУБД Access дозволяє виконувати різні операції над даними, які зберігаються у таблицях. При цьому одні і ті самі операції можна виконувати різними способами.

Ми розглянемо лише один спосіб роботи з таблицями, заснований на використанні контекстного меню.

Контекстне меню має багато об’єктів бази даних. Кожна таблиця також має декілька контекстних меню. Ось декілька з них.

• контекстне меню стовпців;

• контекстне меню рядків;

• контекстне меню таблиці;

• контекстне меню окремої комірки таблиці;

• контекстне меню заголовка таблиці.

Для введення на екран будь-якого з цих меню потрібно виділити відповідний об’єкт, а потім клацнути правою клавішею миші.

Розглянемо деякі з них:

1. Контекстне меню стовпців.

Команди Сортировка по возростанию і Сортировка по убыванию використовують для сортування записів у таблиці відповідно до зростання чи зменшення тих даних, які вміщує вибране поле.

Команда Ширина столбца… дозволяє установити на екрані необхідну ширину вибраного стовпця.

Команда Скрыть столбцы ховає виділені стовпці. на екрані вони стають невидимими. Для відновлення на екрані схованих стовпців необхідно виконати команду Показать столбцы…

Команда Закрепить столбцы закріплює виділені стовпці з лівого боку екрана, перешкоджаючи їм вийти за край екрана при прокручуванні.

При виконанні команди Добавить столбец всі стовпці таблиці, починаючи з виділеного, зсуваються праворуч, а на місце виділеного вставляється порожній стовпець з іменем Поле 1.

Команду Удалить столбец використовують для знищення в таблиці виділеного стовпця. Команда потребує підтвердження знищення.

2. Контекстне меню рядків.

Команда Новая запись дає можливість ввести запис після останньої.

Команда Удалить запись дає можливість знищити запис виділеного рядка.

Команда Высота строки… дозволяє встановити необхідну висоту не тільки вибраних, але й усіх рядків таблиці.

В Access використовують такі типи полів:

1. Текстове поле. У текстовому полю можуть записуватись літери, цифри та інші символи.

2. Числове поле. У числове поле можуть записуватися цілі числа і числа у нормальному вигляді, тобто з плаваючою крапкою.

3. Поле Дата/Время. Це поле використовують для запису дат та часу.

4. Логічне поле. У логічному полі може записуватись одне з таких двох значень: “так” або “ні”, “хибне” або “істинне”, “ввімкнене” чи “вимкнене”.

5. Поле типу лічильник. Виконують як лічильник записів, його також часто використовують як ключове поле.

6. Поле типу Memo. Це довге поле. У якому може вміщуватись текст або комбінація тексту та чисел, яка містить 64000 символів.

7. Поле об’єкта OLE. Це поле вміщує безпосередньо не інформацію про об’єкт, а посилання на ім’я об’єкта. Як ім’я об’єкта може бути ім’я додатку, наприклад електронна таблиця Excel, редактор Word, засобами яких можуть бути створені об’єкти для впровадження їх у таблицю Access. Крім того, об’єктами можуть бути малюнки, звукозаписи та інші дані у двійковому форматі.

5. Для створення зв’язків між таблицями потрібно у вікні контекстного меню натиснути на схема даних і додати ті таблиці які потрібно зв’язати. Зв’язок робиться шляхом перетягування назви поля однієї таблиці до поля з такою ж назвою іншої.

6. Далі вносимо данні у таблицю за допомогою форм. Для створення форм використовуємо мастер форм, для цього натискаємо Создать і вибираємо Мастер форм.