2. У області завдань Створення документу (New Document) клацніть на значку Загальні шаблони (On my computer).
Зверніть увагу на те, що в області завдань Створення документу (New Document) відображаються також імена останніх використаних шаблонів.
3. У вікні діалогу, що відкрилося, клацніть на вкладці Листи і факси (Letters and Faxes).
4. Клацніть на значку Вишуканий факс (Elegant Fax).
5. У групі Створити (Create New) встановіть перемикач Шаблон (Template).
Клацніть на кнопці ОК.
Word створить новий призначений для користувача шаблон на основі одного з своїх шаблонів. Ми внесемо в нього зміни і збережемо під іншим ім’ям.
6. Клацніть у верхньому полі сторінки і введіть назву вашої компанії і дані про неї, наприклад;
000 "Барвник"
Червоноармійців, 29
120191, Київ
тел./факс (644) 258-49-48
7. Виділіть слова ФАКСИМІЛЬНЕ ПОВІДОМЛЕННЯ і введіть замість них слова Титульний аркуш факсу.
8. Виділіть слово На і введіть слово Стосується.
9. Виділіть слова Телефон відправника і введіть слова Вихідний номер.
10. У тому ж полі клацніть правою кнопкою миші на повідомленні введіть сюди номер телефону і виберіть команду Змінити поле (Edit Field) в меню, що з’явилося.
11. У текстове поле Повідомлення (Display Text) вікна діалогу Поле (Field) введіть текст, введіть сюди ваш вихідний номер.
12. Виділіть слова Додатковий номер і введіть слова У відповідь на.
13. У тому ж полі клацніть правою кнопкою миші на повідомленні введіть сюди номер телефону і виберіть команду Змінити поле (Edit Field) в меню, що з’явилося.
14. У текстове поле Повідомлення (Display Text) вікна діалогу Поле (Field) введіть текст, введіть сюди вихідний номер відправника.
15. Цілком виділіть рядок з полями Терміново і іншими, потім видаліть її.
У шапці титульного аркуша факсу окрім підпису розташовуються поля, клацаючи в яких, ви можете вводити туди будь-який текст. Коли ви будете створювати нові факси на основі цього шаблону, у вказаних полях буде розміщуватися конкретна інформація.
16. Введіть декілька порожніх рядків перед словом Примітка.
17. Виділіть увесь абзац із словом Примітка, задайте для нього шрифт Arial напівжирний, розмір 12 пунктів.
18. Клацніть на кнопці Стилі і форматування (Styles and Formatting) на панелі форматування.
19. Клацніть на кнопці Створити стиль (New Style) і введіть слово Підзаголовок повідомлення в полі Ім’я (Name). Натисніть клавішу Enter.
20. У області завдань розкрийте список Показати (Show) і виберіть пункт Доступні формати (Available formatting).
21. Прокрутіть список доступних варіантів форматування і клацніть на рядку Підзаголовок повідомлення.
Створивши такий стиль підзаголовка, ви зможете розмістити декілька заголовків на одній або декількох сторінках факсу. Наприклад, якщо вам потрібно буде відправити список якихось питань своїм діловим партнерам, ви зможете застосувати до тексту питань новий стиль Підзаголовок повідомлення, а свої коментарі залишити оформленими основним стилем.
Створений набір стилів в шаблоні для документів одного типу (факсу), можна скопіювати потрібні стилі у свій шаблон для документів іншого типу (наприклад, звіту).
22. Виберіть команду Файл > Параметри сторінки (File > Page Setup). На екрані з’явиться вікно діалогу Параметри сторінки (Page Setup).
23. Клацніть на вкладці Розмір паперу (Paper).
24. У списку Розмір паперу (Paper Size) виберіть пункт А4.
25. Клацніть на вкладці Поля (Margins).
26. Задайте наступні поля сторінки : Верхнє (Тор) - 2 см, Нижнє (Bottom) - 2 см, Ліве (Left) - 3 см, Праве (Right) - 2 см, клацніть на кнопці ОК. Тепер нові параметри сторінки застосовуватимуться до всіх документів, що створюються на основі нового шаблону.
27. Клацніть на кнопці Зберегти (Save). Word запропонує зберегти документ з назвою Вишуканий факс - dot.
28. Введіть іншу назву в поле Ім’я файлу (File name), наприклад OurFax.
29. У списку Тип файлу (Save as type) виберіть пункт Шаблон документу. Розширення .dot вводити не обов’язково.
Для назв шаблонів рекомендується використати латинські символи.
30. Збережіть і закрийте документ.
Макроси
Макрос – це скорочена назва макрокоманди. Макрос – це просто набір команд (операцій), які можна записувати і потім виконувати. Макроси дуже зручні для виконання операцій що повторюються і складних операцій. За допомогою макросів можна вести пошук і заміну тексту, форматувати текст, працювати з документами, створюючи, відкриваючи і зберігаючи їх, копіювати і переміщати текстові і графічні фрагменти, вводити будь-який текст і виконувати усі операції, які доступні в меню і вікнах діалогу Word.
Макроси, як і стилі, можна копіювати з одного шаблону в інший. У цій вправі ми запишемо невеликий макрос для послідовного форматування всіх графічних об’єктів в документі.
Запис макросу
Макроси пишуться спеціальною мовою, яка являє собою варіант мови Visual Basic. Таким чином, макроси – це практично теж саме, що програми. Проте на відміну від програм макроси можна записувати "вручну", просто виконуючи послідовність потрібних операцій. Ви включаєте режим запису макросу, потім акуратно проробляєте всі операції, які треба записати, і вимикаєте режим запису. Після цього можна запускати записаний макрос, і він виконає всі операції, які були в нього записані. Вам абсолютно не потрібно розбиратися в конкретних кодах команд і програм, від вас потрібно тільки уважність і акуратність при записі макросу.
1. Створіть новий документ.
2. Натисніть клавішу Print Screen.
3. Натисніть клавіші Ctrl+V. У документ буде вставлено поточне екранне зображення.
4. Кілька разів натисніть клавіші Ctrl+V, щоб створити в документі декілька сторінок зі вставленим малюнком екрану.
5. Натисніть клавіші Ctrl+Home, щоб переміститися на початок документу.
Зараз ми запишемо макрос, який шукатиме наступний графічний об’єкт у файлі і робити його чорно-білим.
6. Двічі клацніть на індикаторі ЗАП (REC) в рядку стану, що означає запис (record). На екрані з’явиться вікно діалогу Запис макросу (Record Macro), показане на Мал. 15. У цьому вікні діалогу ви можете задати ім’я макросу і призначити йому або кнопку на панелі інструментів, або поєднання клавіш.
Мал. 15 - Вікно для визначення, яким способом запускатиметься макрос
7. Введіть ім’я макросу Знайти_Малюнок. Word не сприймає імена макросів, пропуски, що містять, тому прийнятніше вводити імена макросів у формі ЗнайтиМалюнок або Знайти_Малюнок. Давайте призначимо макросу поєднання клавіш.
В полі Опис (Description) слід ввести коротку інформацію про призначення макросу. При використанні великого числа складних макросів ці описи допоможуть без зусиль в них розібратися.
8. Клацніть на кнопці Клавіатура (Keyboard). На екрані з’явиться нове вікно діалогу (Мал. 16).
Мал. 16 - Вікні діалогу для призначення макросам поєднання клавіш
9. Натисніть клавіші Alt+G. У полі Нове поєднання клавіш (Press new shortcut key) з’явиться це поєднання.
10. Клацніть на кнопці Призначити (Assign), потім – на кнопці Закрити (Close).
Зверніть увагу на те, що в нижній частині вікна діалогу можна вибрати, в якому шаблоні зберігатимуться зміни цього макросу.
На екрані документу з’явиться маленька панель інструментів Зупинити запис (Stop Recording).
На ній всього дві кнопки: Зупинити запис (Stop Recording) і Пауза (Pause). Позначення кнопок співпадають з типовими позначеннями на аудіо-, відео-, DVD - та іншій техніці. Покажчик миші прийме вигляд стрілки з невеликою касетою. Ця касета показує, що в даний момент йде запис макросу.
11. Натисніть клавіші Ctrl+F. На екрані з’явиться вікно діалогу Знайти і Замінити (Find and Replace). Клацніть на кнопці Більше (More).
12. Клацніть на кнопці Спеціальний (Special) і виберіть команду Графічний об’єкт (Graphic), як показано на Мал. 17.
Мал. 17 - Пошук графічного об’єкту - одна з операцій, записуваних в макрос
13. Клацніть на кнопці Знайти далі (Find Next), потім – на кнопці Відміна (Cancel).
Знайдений графічний об’єкт буде виділений маркерами.
Під час запису макросу деякі операції за допомогою миші виконувати не можна. Наприклад, не можна викликати контекстне меню правою кнопкою миші. Щоб вивести на екран вікно форматування об’єкту, доведеться скористатися меню Формат (Format).
Для виклику контекстного меню можна використати також клавішу КОНТЕКСТ (якщо вона є на клавіатурі) або поєднання клавіш Shift+F10.
14. Виберіть команду Формат > Малюнок (Format > Picture).
15. У вікні діалогу, що відкрилося, клацніть на вкладці Малюнок (Picture).
16. У списку Колір (Color) виберіть пункт Відтінки сірого (Grayscale).
17. Клацніть на кнопці ОК.
18. Натисніть клавішу ->, щоб помістити курсор після малюнка.
19. Клацніть на кнопці Зупинити запис (Stop recording).
20. Покажчик миші прийме свій звичайний вигляд, а панель інструментів Зупинити запис (Stop recording) зникне з екрану. Тепер давайте виконаємо наш макрос.
При натисненні клавіші Alt+G, Word повторить усі операції, які були внесені в макрос. Програма знайде наступний малюнок, виділить його і зробить чорно-білим.
21. Утримуючи натиснутою клавішу Shift, виберіть команду Файл > Зберегти все (File > Save All). Ця команда зберігає зміни в поточному шаблоні документу і у всіх відкритих документах.
Форми: Створення
Для отримання інформації від користувачів, які переглядають ваш документ, можна використати форми. У Web-сторінках або документах Word форми складаються з підписаних полів, в яких користувачі вводять текст, встановлюють прапорці або вибирають варіанти в списках, що розкриваються. Поля форми можуть робити автоматичні розрахунки. Документ слід захистити, щоб користувач міг вводити тільки передбачені творцем документу дані, але не міг змінити сам документ.
Форми можуть бути частиною документу або бути незалежними документами. Вони можуть бути короткими або довгими, аж до декількох сторінок.
Крок за кроком
1. Виберіть команду View (Вид) > Toolbars (Панелі інструментів) > Forms (Форми) і помістіть панель інструментів Forms (Форми) у відповідне місце на екрані. Виберіть команду File (Файл) > New (Створити), щоб створити новий документ, або в існуючому документі помістіть курсор в місце створення форми.
2. Введіть текст для ідентифікації першого поля форми і клацніть на одній з кнопок на панелі інструментів Forms (Форми) : Text Form Field (Текстове поле), Check Box Form Field (Прапорець) або Drop – Down Form Field (Полі зі списком).
3. Повторіть крок 2 для всіх елементів форми. Щоб додати затінювання до полів форми, клацніть на кнопці Form Field Shading (Затінювання полів форми) на панелі інструментів Forms (Форми).
4. Виберіть команду File (Файл) > Save as (Зберегти як) і вкажіть ім’я для файлу форми. У списку Save as type (Тип файлу) виберіть пункт Document Template (Шаблон документу).
5. Щоб захистити форму без використання пароля, клацніть на кнопці Protect Form (Захист форми) на панелі інструментів Forms (Форми). Щоб захистити форму і встановити пароль,* виберіть команду Tools (Сервіс) > Protect Document (Встановити захист). Щоб вивести на екран вікно діалогу Protect Document (Захист документу), виберіть положення перемикача Forms (Введення даних в поля форм). Введіть пароль. У вікні діалогу Confirm passWord (Підтвердження пароля) повторіть введення пароля і клацніть на кнопці ОК.
Форми: Захист
Word дозволяє користувачеві встановлювати і знімати захист форми. При створенні форми можна призначити для неї пароль. Якщо документ захищений паролем, то сторонні не зможуть його змінити. Змінювати зміст і структуру форми зможуть тільки ті, хто знає пароль.
Якщо форма не має пароля, захист легко знімається. Для цього клацніть на кнопці Protect Form (Захист форми) на панелі інструментів Forms (Форми). Щоб зняти або встановити захист паролем, треба виконати приведену нижче процедуру.
Крок за кроком
1. Якщо ваша форма ще не відкрита, виберіть команду File (Файл) > Open (Відкрити) і вкажіть форму, для якої треба встановити або зняти захист. У меню Tools (Сервіс) ви побачите команду, що відповідає поточному стану форми Protect Document (Встановити захист) або Unprotect Document (Зняти захист). Виберіть команду Tools (Сервіс) > Protect Document (Встановити захист) або Unprotect Document (Зняти захист), щоб вивести на екран відповідне вікно діалогу.
2. Виберіть положення перемикача Protect document for (Введення даних в поля форм). Введіть пароль. У вікні діалогу Confirm passWord (Підтвердження пароля) повторіть введення пароля і клацніть на кнопці ОК.
Форми: Створення макросів
Макрос – це набір команд, які автоматично виконуються за одну операцію. Макроси зменшують вірогідність помилок при введенні тексту, а також при виконанні довгих і стомливих послідовностей дій. Наприклад, макроси можна використати у формах для введення назви організації, відповідних адрес і телефонів, при виборі певного варіанту в списку або для введення маршруту прямування документу при введенні послідовності імен рецензентів.
Крок за кроком
1. Якщо ваша форма ще не відкрита, виберіть команду File (Файл) > Open (Відкрити) і вкажіть форму, в яку треба внести зміни. Щоб вивести на екран панель інструментів Forms (Форми), виберіть команду View (Вид) > Toolbars (Панелі інструментів) >- Forms (Форми). Якщо захист форми включений, то усі кнопки, окрім кнопок Form Field Shading (Затінювання полів форми) і Protect Form (Захист форми), будуть недоступні. Щоб зняти захист, клацніть на кнопці Protect Form (Захист форми).
2. Виберіть команду Tools (Сервіс) > Macro (Макрос) > Record New Macro (Почати запис). Введіть короткий і зрозумілий опис макросу у полі Description (Опис). Вкажіть, для яких документів макрос має бути доступний. Нарешті, введіть ім’я макросу і клацніть на кнопці Toolbars (Панелі) або Keyboard (Клавішами) в полі Assign macro to (Призначити макрос), щоб призначити макросу кнопку на панелі інструментів або поєднання клавіш. Після цього програма "записуватиме" усі ваші дії, які ви хочете зберегти у вигляді макросу. Щоб закінчити запис, клацніть на кнопці Stop Recording (Зупинити запис).
3. Двічі клацніть на полі форми, якому необхідно призначити макрос. На екрані з’явиться вікно діалогу параметрів яким відповідають поля. У області Run macro on (Виконати макрос) вкажіть, коли слід виконувати макрос: при "вході" курсору в поле форми або при його "виході" з поля форми. Клацніть на кнопці ОК.
Форми: Видалення полів
При потребі у форми можна вносити невеликі зміни, наприклад видаляти поля. Якщо створене раніше поле, наприклад поле Національність, стало непотрібним, його можна видалити. Якщо поле випадкове виявилося не там, де треба, можна видалити його і ввести заново.
Крок за кроком
1. Якщо ваша форма ще не відкрита, виберіть команду File (Файл) > Open (Відкрити) і вкажіть форму, в яку треба внести зміни. Виведіть на екран коди полів. Виділіть поле, яке треба видалити, і натисніть клавішу Delete. Повторіть процедуру для всіх непотрібних полів.
2. Виберіть команду File (Файл) > Save as (Зберегти як), в списку Save as type (Тип файлу) виберіть пункт Document Template (*.dot) (Шаблон документу) і збережете свій шаблон.
3. Виберіть команду Toots (Сервіс) > Protect Document (Встановити захист), щоб вивести на екран вікно діалогу Protect Document (Захист документу). Виберіть положення перемикача Protect document for (Введення даних в поля форми). Введіть пароль. У вікні діалогу Confirm PassWord (Підтвердження пароля) повторіть введення пароля і клацніть на кнопці ОК.
Форми: Форматування полів
Щоб зручніше було виділяти введені у форму дані, має сенс оформити поля і підписи до них по-різному. Для цього можна використати різні шрифти і такі текстові атрибути, як напівжирне і курсивне зображення, розмір шрифту і т. д. До полів можна застосовувати усі стандартні прийоми форматування в Word.
Крок за кроком
1. Якщо форма ще не відкрита, необхідно вибрати команду File (Файл)> Open (Відкрити) і вказати форму, в яку треба внести зміни. Виділіть поле, яке треба форматувати.
2. Щоб виділити поле, використайте кнопки Bold (Напівжирний), Italic (Курсив) або Underlined (Підкреслений).
3. Щоб вирівняти поле, використайте кнопки Align Left (По лівому краю), Align Right (По правому краю), Center (По центру) і Justify (По ширині).