Відправка візитних карток

Outlook має вбудований засіб компонування і відправки електронних «візиток» (vCard в англ. еквіваленті) користувачам Outlook або інших програм, які підтримують цю можливість. Відомості з контактних даних вирушають по електронній пошті, як будь-яке інше повідомлення.

Перш ніж відправляти візитну картку іншим користувачам, необхідно створити в папці Контакти запис для себе. Вона повинна містити тільки ті відомості, які ви хочете послати у вигляді повідомлення. Після цього виконайте наступні дії.

1. Клацніть на значку Контакти на панелі Outlook. На екрані відобразиться список елементів контактних даних.

2. Двічі клацніть на елементі, що містить відомості, які вирушатимуть в якості візитної картки. На екрані відобразиться форма вибраного елементу.

3. Виберіть Дії «Переслати як vCard».

На екрані з’явиться форма нового повідомлення з вкладеним файлом елементу. Якщо команда Переслати як vCard недоступна, скористайтеся командою Переслати

4. Введіть адресу одержувача «контакту» в поле Кому.

Ви також можете клацнути на кнопці Кому і вибрати одержувача із списку.

5. Клацніть на кнопці Відправити (чи натисніть <Alt+S>).

При отриманні візитної картки по електронній пошті ви можете додати її як новий елемент у свою папку Контакти. Для цього двічі клацніть на елементі візитної картки в повідомленні. При цьому відкриється форма контактних даних – клацніть на кнопці Зберегти і закрити. Новий елемент додається у відповідну теку.

Календар і навігатор дат

Навігатор дат – незвична, хоча і ефектна назва одного з інструментів модуля Календар, що дозволяє переміщатися за електронним календарем і вказувати область даних (Мал. 6), що відображається на екрані.

Мал. 6 - Навігатор дат

Для відображення розкладу в певний день досить в основній області клацнути на цій даті в календарі навігатора дат. Навігатор дат використовується таким чином.

1. Виберіть Вид > Перейти > Календар. На екрані з’явиться електронний календар.

2. Виберіть Вид > Поточне представленням День/тиждень/місяць.

У правому верхньому кутку вікна відображається невеликий календар на два місяці. Це і є навігатор дат.

Завдання інформації про зустріч в електронному календарі:

1. Виберіть Файл > Створити.

На екрані з’явиться вкладене меню (Мал. 7).

Мал. 7 - Вкладене меню Файл-Создать

Біля опції Зустріч ви можете побачити комбінацію клавіш <Ctrl+N>. Якщо ви натиснете її, то при активному модулі Календар на екрані з’явиться форма для створення нового елементу зустрічі.

Натисніть <Ctrl+Shift+A> у будь-якому активному модулі Outlook для створення нового запису.

Мал. 8 - Вікно Зустріч

2. Виберіть Зустріч.

На екрані з’явиться форма створення елементу зустрічі (Мал. 8).

3. Клацніть в полі Тема і ведіть текст, який допоможе вам визначити мету зустрічі.

4. Клацніть в полі Місце і опишіть місце проведення зустрічі.

5. Якщо потрібно вивести на екран нагадування про зустріч, клацніть на опції Сповіщення.

Виберіть, коли необхідно відобразити на екрані сповіщення сповіщення про призначеній зустрічі. Можна вводити час як вручну, так і вибирати заздалегідь визначені інтервали зі списку, що розкривається.

Якщо необхідно, щоб відображення сповіщення супроводжувалося звуковим сигналом, клацніть на невеликій кнопочці розташованій поряд з полем завдання часу сповіщення, і в діалоговому вікні Звукове сповіщення (Мал. 9) вкажіть відповідний звуковий файл.

Мал. 9 - Меню налаштування звукового сповіщення

Якщо рішення про призначення зустрічі ще не прийняте остаточно, виберіть в списку, що розкривається, В цей час опцію Під знаком питання.

Можна позначати зустрічі як особисті, службові, обов’язкові і так далі

6. Клацніть в нижній частині вікна на кнопці Категорії, щоб призначити категорію зустрічі (якщо це необхідно).

7. Виберіть одну з категорій в списку і клацніть на кнопці ОК.

Якщо жодна з категорій не відповідає темі зустрічі, клацніть на кнопці Головний список категорій в нижній частині діалогового вікна. На екрані з’явиться одноіменне діалогове вікно (Мал. 10).

Мал. 10 - Вікно головного списку категорій

8. У полі Нова категорія введіть назву створюваної категорії.

9. Клацніть на кнопці Додати, а потім на ОК.

У діалоговому вікні вибору категорій видно, що нова категорія додана в список Наявні категорії.

10. Виберіть необхідну категорію зі списку Наявні категорії і клацніть на кнопці ОК.

Ви можете задавати для зустрічі відразу декілька категорій.

11. Клацніть у формі створення запису про зустріч на кнопці Контакти, якщо необхідно прив’язати її до контактної інформації визначеного користувача.

На екрані з’явиться діалогове вікно Вибір контактів.

12. Двічі клацніть на імені користувача, якому призначається зустріч. Діалогове вікно Вибір контактів закривається, а ім’я користувача додається в поле Контакти форми для зустрічі.

13. Виставіть опцію Приватне в правому нижньому кутку вікна форми елементу зустрічі. Працюючи в мережі, ви тим самим запобігаєте доступ до запису про зустріч користувачам, які не мають до неї відношення.

14. Клацніть на кнопці Зберегти і закрити

Створений вами запис про зустріч відображається в представленні Активні зустрічі.

Outlook може нагадувати вам про важливі зустрічі за визначений час до їх початку. Щоб побачити нагадування, необхідно при завантаженні комп’ютера запустити програму Outlook, навіть якщо вона працюватиме в фоновому режимі.

Завдання

Створення списку поточних завдань:

1. Виберіть команду Go > Tasks (Перехід > Завдання) або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl+4>.

Мал. 11 - Вікно елементу Завдання

Відкриється папка Tasks (Завдання).

2. Клацніть в текстовому полі Click here to add a new task (Клацання додасть елемент Завдання) і введіть завдання.

3. Клацніть в текстовому полі Due Date (Термін). З’явиться кнопка з стрілкою, спрямованою вниз.

4. Клацніть на кнопці із стрілкою, спрямованою вниз. Відкриється календар.

5. Клацніть на необхідній даті, після чого натисніть клавішу <Enter>. Outlook відобразить завдання.

Завершення завдання:

Щоб вказати Outlook, що поставлене завдання вже виконане, встановіть прапорець поряд з нею. Outlook встановить прапорець, а також затінить і закреслить завдання.

Додавання в план нової зустрічі

Outlook дозволяє планувати зустрічі на найближчі десять днів. Для того щоб внести в план нову зустріч, відкрийте Outlook і виконайте наступне.

1. Виберіть команду Go > Calendar (Перейти > Календар) або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl+2>. Відкриється папка Calendar (Календар).

2. Клацніть на дні в календарі, на який ви хочете призначити зустріч.

Outlook виділить поле, що відповідає поточному дню. Після клацання на іншому дні (наприклад, завтрашньому або позавчорашньому) Outlook виділить вибраний день сірим кольором, залишивши рамку навколо поточного дня.

3. Клацніть на кнопці Day (День) панелі інструментів. Outlook відобразить список зустрічей для відповідного дня, причому вся лінія часу буде розділена на інтервали по півгодини.

4. Клацніть в полі Appointment (Зустріч), що відповідає часу, на який ви хочете призначити зустріч, наприклад 11:00 або 15:00. Outlook виділить вибраний час.

5. Введіть короткий опис зустрічі. Outlook виділить введений вами текст, помістивши його в синю рамку.

6. Підведіть покажчик миші до нижнього краю рамки навколо теми зустрічі. Покажчик миші перетвориться на двонаправлену стрілку.

7. Утримуючи натиснутою кнопку миші, перетягніть покажчик миші вниз до поля, що відповідає приблизному часу закінчення зустрічі. Зустріч призначена за допомогою Outlook.

Замітки

Можливості при роботі із замітками:

> Створення замітки

> Розміщення замітки

> Відкриття і читання замітки

> Видалення заміток

> Зміна розміру заміток

> Зміна кольору заміток

> Сортування заміток по категоріях

> Зміна параметрів заміток

> Перенаправлення заміток

Написання замітки в Outlook:

1. Клацніть на значку Замітки на панелі Outlook. При цьому завантажиться модуль Замітки.

2. Виберіть Файл > Створити > Замітка (чи натисніть <Ctrl+N>). На екрані з’явиться порожній бланк замітки.

3. Введіть текст замітки і клацніть на значку меню, розташованому в лівому верхньому куті замітки.

4. Виберіть Закрити (чи натисніть <Alt+F4>).

Пошук замітки

На відміну від відривних листків блокнота, замітки в Outlook можна легко знайти – процедура пошуку так само проста, як і в інших додатках Windows. Для пошуку елементів, створених в Outlook, використовується всього один багатофункціональний інструмент Знайти. Для пошуку замітки виконаєте наступні дії.

1. Клацніть на панелі Outlook на кнопці Замітки. На екрані з’явиться список заміток.

2. Виберіть Сервіс > Знайти (або клацніть на однойменній кнопці на панелі інструментів). У верхній частині вікна з’явиться панель пошуку (Мал. 12).

Мал. 12 - Панель пошуку

Курсор за замовчуванням знаходиться в полі Проглянути. Тут ви вказуєте, що саме необхідно шукати.

3. У полі Проглянути введіть слово або фразу, яку необхідно знайти.

4. Натисніть <Enter>. У вікні програми відобразиться список елементів, що містять вказане слово або фразу.

5. Якщо ви бачите необхідну замітку, клацніть на ній двічі, щоб відобразити на екрані.

Зміна розміру заміток

Для зміни розміру замітки виконаєте наступні дії.

1. Клацніть на панелі Outlook на кнопці Замітки. На екрані з’явиться список створених раніше заміток.

2. Двічі клацніть на необхідній замітці. Текст замітки відображається в окремому вікні.

3. Наведіть покажчик миші на правий нижній кут вікна замітки. Він набуде форми двонаправленої стрілки. Використайте мишу для перетягання меж вікна. Зміна розміру вікна замітки ніяк не позначиться на її вмісті.

4. Перетягніть маркер зміни розміру вікна в таке положення, при якому замітка виглядає найкраще. При перетяганні кута вікна, нові його розміри позначаються сірою рамкою.

Ведення щоденника

Можливості по веденню щоденника :

> Додавання елементів в щоденник

> Перегляд записів в щоденнику

> Пошук запису в щоденнику

> Друк щоденника

> Зміна представлення щоденника

> Автоматичне додавання записів в щоденник

Активізація засобу автоматичного занесення записів в щоденник:

1. Виберіть Сервіс > Параметри.

На екрані з’явиться діалогове вікно Параметри.

2. Клацніть на кнопці Параметри щоденника.

Ви побачите діалогове вікно Параметри щоденника, показане на Мал. 13, в якому вказано, що необхідно документувати в щоденнику, а також імена користувачів, дії яких підлягають реєстрації в щоденнику.

Мал. 13 - Діалогове вікно Параметри

3. Клацайте на відповідних опціях і виставляйте необхідні прапорці, вказавши тим самим реєстровані файли і елементи, а також записану контактну інформацію.

4. Клацніть на кнопці ОК.

Тепер всі вказані дії користувачів, визначених в діалоговому вікні Параметри щоденника, будуть реєструватися.