Лабораторна робота №50-51.

Робота з програмою Microsoft Outlook.

(Ведення контактів, Ведення електронного щоденника, планування робочого часу, призначення зустрічі, позначення подій).

Короткі відомості про Microsoft Outlook.

Outlook – не єдина програма, що дозволяє управляти адресами і завданнями. Впродовж багатьох років різні виробники пропонують свої програмні рішення по реалізації особистого інформаційного менеджера. Найбільш відомі серед них Lotus Organizer, SideKkk і Act. Як і Outlook, вони ефективно справляються з обробкою адрес, дат і завдань, залишаючи введення текстових документів і математичні обчислення іншим додаткам, таким як Microsoft Word і Excel.

Найбільша проблема інформаційних менеджерів, відмінних від Outlook, полягає у відсутності підтримки текстового процесора.

При розробці Outlook програмісти врахували той факт, що дуже багато користувачів використовують застосування Microsoft для написання листів. В результаті програма абсолютно адекватно обмінюється даними з Word, Excel і іншими застосуваннями, що входять до складу пакету Office. Особливу увагу Microsoft приділила типам даних, які найчастіше використовуються в документах Outlook. Пішовши на зустріч побажанням користувачів, Microsoft забезпечила Outlook засобами управління файлами: копіювання, вирізування вставки, переміщення, перетягання – ці операції раніше застосовувалися тільки до елементів Outlook. Microsoft виділила його в окрему категорію програм: настільний інформаційний менеджер (Desktop Information Manager - DIM).

Працюючи у будь-якій версії Windows, досить кілька разів клацнути, щоб виконати в Outlook серйозне завдання. Подібна простота управління спостерігається при рішенні за допомогою Outlook щоденних завдань будь-якого рівня складності. Елементи інтерфейсу програми інтуїтивно зрозумілі, і для виконання основних операцій досить невеликого досвіду роботи в Windows і текстовому процесорі.

Усі дані в Outlook організовані в модулі, або розділи. Кожен модуль представлений власним значком (кнопкою) на панелі Outlook. У головному вікні програми в області перегляду завжди відображається один з модулів. Назва модуля відображається у вигляді великого напису у верхній частині області перегляду. Кожен модуль відповідає за свій тип даних. Модуль Календар зберігає і управляє розкладом, Завдання - списком намічених справ. Модуль Вхідні представляє поштові повідомлення, що прийшли, модуль Контакти зберігає адреси і імена людей. Модуль Завдання потрібний для відстежування виконаних робіт, Щоденник - фіксує будь-які дії в Outlook. Модуль Замітки застосовується для вставки відгуків і зауважень з будь-якого приводу.

Створення контакту

1. Клацніть на панелі Outlook на кнопці Контакти.

На екрані з’явиться список елементів папки.

2. Виберіть Файл > Створити > Контакт.

Ви побачите на екрані форму нового елементу контактних даних.

Щоб швидко відобразити на екрані форму нового елементу контактних даних, показану на Мал. 1, натисніть <Ctrl+Shift+C>.

Мал. 1 - Форма нового елементу контактних даних

3. Клацніть на кнопці Повне ім’я.

На екрані з’явиться вікно Перевірка повного імені (Мал. 2).

Мал. 2 - Вікно повного імені

- Клацніть на кнопці списку поля звернення, що розкривається. Виберіть один з варіантів звернення: Пані, Пан, Проф, Докт або Тов.

- Клацніть в полі ім’я і введіть ім’я користувача.

- Клацніть в полі по батькові і введіть по батькові користувача (якщо це необхідно). Це поле можна залишити незаповненим.

- Клацніть в полі прізвище і введіть прізвище користувача.

- Клацніть на кнопці списку поля суфікс і додайте визначення: Мл або Ст.

- Клацніть на кнопці ОК. Ви повернетеся до вікна форми елементу. У ньому поля Повне ім’я і Зберігати як будуть заповнені відповідно до введених вами відомостей.

4. Клацніть в наступному текстовому полі і введіть відповідну контактну інформацію.

Якщо інформація у нинішній момент ще невідома, наприклад ви не знаєте місця роботи користувача, то залиште поле незаповненим. Кнопка у кінці поля свідчить про те, що воно є списком, що розкривається, в якому можна вибрати одну з опцій. Якщо жоден із запропонованих варіантів вас не влаштовує, введіть необхідне значення вручну.

- При введенні повного імені користувача поле Зберігати як заповнюється автоматично.

- Якщо ви хочете, щоб користувач зберігався в адресній книзі не під повним ім’ям, то клацніть в полі Зберігати як і введіть необхідний варіант. Наприклад, відомості про зубного лікаря краще зберігати під назвою Дантист, а не під повним ім’ям, оскільки останнє не завжди вам щось скаже. При цьому в елементі контактних даних видається як повне ім’я зубного лікаря, так і «псевдонім» Дантист. Тому шукати запис в папці Контакти для зубного лікаря можна як по повному імені, так і по слову Дантист.

5. Клацніть на кнопці Адреса для відображення на екрані діалогового вікна Перевірка адреси.

Мал. 3 - Вікно заповнення адреси

- В полі вулиця введіть вулицю, на якій проживає користувач.

- В полі місто введіть назву міста місця проживання користувача.

- В полі область, край введіть регіон проживання користувача.

- В полі індекс, щоб ввести індекс поштового відділення місця проживання користувача.

- В полі на кнопці списку, що розкривається, виберіть назву країни, громадянином якої є користувач.

6. Клацніть на кнопці ОК.

Ви повернетеся у вікно форми.

7. Виставіть опцію Вважати поштовою адресою, якщо введена адреса використовується для відправки пошти.

8. У полі Робочий введіть номер робочого телефону користувача

9. Клацніть на кнопці Домашній і введіть номер домашнього телефону.

У полях введення телефонних номерів, відмінних від Робочий і Домашній, ви можете клацнути на кнопці списку, що розкривається, і вибрати один із зумовлених типів номерів. Ніхто не заважає вам вручну ввести в ці поля нові значення.

У формі нового елементу представлено чотири поля для введення телефонних номерів. У кожне з них можна ввести один з 19 типів телефонних номерів, представлених в списку, що розкривається. Більше того, ви можете додавати додаткові поля, щоб вказати більше номерів, ніж визначено за замовчуванням.

Ви можете визначати для поля один з 19 заданих типів телефонних номерів. Список типів номерів залежить від вже використовуваних в контактній інформації телефонних номерів (Мал. 4).

Мал. 4 - Список типів номерів

10. Клацніть в полі Ел. пошта і введіть поштову адресу користувача.

Якщо користувач, для якого вводяться контактні відомості, має більше за одну поштову скриньку, то клацніть на кнопці списку, що розкривається, на початку поля і виберіть значення Ел. пошта 2 (Мал. 5). Далі клацніть в полі і введіть ще одну поштову адресу.

Мал. 5 - Список типів поштових скриньок

11. Клацніть в полі Веб-сторінка, якщо користувач, для якого створюється контактна інформація, має власну Web-сторінку в Internet. Введіть URL цієї Web-сторінки.

Абревіатура URL отримана від Uniform Resource Locator - уніфікований покажчик інформаційного ресурсу.

12. Клацніть у великій текстовій області в нижній частині форми і введіть додаткові відомості.

13. Клацніть на кнопці Категорії, розташованої під великою текстовою областю, щоб призначити для елементу контактних даних категорію, категорію задавати для контакту не обов’язково.

14. Якщо жодна з категорій не підходить для створюваного елементу, то клацніть на кнопці Головний список категорій, розташованій в правій нижній частині вікна Категорії. Введіть назву нової категорії, до якої відноситиметься створюваний елемент, в полі Нова категорія.

15. Клацніть на кнопці Додати, а потім - на кнопці ОК, щоб повернутися у вікно Категорії.

Виберіть щойно створену категорію для поточного елементу. Контактні відомості для користувача можна одночасно призначати в декілька категорій.

16. Виставте опцію Приватне (правий нижній кут форми), якщо ви працюєте в локальній мережі компанії і не хочете, щоб інші користувачі знали про існування тільки що створеного елементу.

17. Клацніть на кнопці Зберегти і закрити.