2. Порядок организации внутрибанковского документооборота.

Внутрибанковским документооборотом называется последовательность прохождения документов от момента их составления до завершения операции. От правильности и чёткости организации документооборота зависит своевременность отражения банковских операций в учёте. С этой целью в кредитных организациях составляются графики документооборота и графики обслуживания клиентов, которые закрепляются учетной политикой организации. Порядок документооборота определяется главным бухгалтером.

Организация документооборота позволяет регулировать поток документов, регламентировать время поступления документов и обрабатывать их в разных структурных подразделениях кредитной организации.

Общие правила документооборота.

1. Все документы, поступившие в течение операционного времени отражаются в учёте в этот же день.

2. Документы, поступившие после окончания операционного времени отражаются в учёте не позднее следующего дня.

3. Расчётные документы отражаются вначале по счёту плательщика, а затем по счёту получателя.

4. Передача документов на ВЦ или компьютерную систему производится не позднее, чем за 1,5 – 2 часа до окончания рабочего дня.

5. Все документы, поступившие в кредитную организацию, обрабатываются в следующей последовательности:

- проверка документа по форме и существу, т.е. законность операции и правильность заполнения всех реквизитов;

- придание документу силы приказа т.е. подпись документа работником кредитной организации и его контировка;

- отражение документа (суммы) на счетах аналитического и синтетического учёта.

Бухгалтерские документы брошюруются за рабочий день в папки, в зависимости от экономического содержания операций и сроков их хранения. Документы формируются в возрастающем порядке номеров дебетованных или кредитованных счетов или по пачкам, формируемым для передачи информации на ВЦ.

3. Организация внутрибанковского контроля и его задачи. Виды внутрибанковского контроля.

Эффективная система внутреннего контроля является важным компонентом управления банком и основой для обеспечения безопасности и устойчивости банковских операций. Она призвана поддерживать соблюдение законов, политики банка в разных областях деятельности, внутренних правил и процедур, а также снижать риск непредвиденных убытков или подрыва репутации банка. Поэтому органы банковского надзора требуют от всех банков наличия системы внутреннего контроля.

В широком смысле слова внутренний контроль представляет собой совокупность процедур и мероприятий по управлению банком:

• управленческий контроль;

• выявление и оценка риска;

• осуществление контроля и разделение полномочий;

• информация и взаимодействие;

• мониторинг и исправление недостатков.

В узком смысле внутрибанковский контроль представляет собой совокупность способов и методов проверки расчётно-денежных документов и их учёта. Аппарат бухгалтерии выполняет значительную работу по контролю за правильным документальным оформлением осуществляемых в банке операций.

Основные требования, предъявляемые к организации внутрибанковского контроля:

• обеспечение сохранности средств и ценностей;

• обеспечение законности всех операций;

• проверка правильности заполнения документов и отражения в учёте;

• проверка своевременности распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств;

• проверка перечисления и зачисления средств в точном соответствии с указанными реквизитами.

Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагается на главного бухгалтера

Внутрибанковский контроль в кредитных организациях подразделяется на предварительный, текущий, последующий.

Предварительный контроль осуществляется до проведения банковской операции. Он осуществляется путём визуальной проверки документов, с последующей сверкой счётным методом равенства оборотов по дебету и кредиту. Особенно важен своевременный предварительный контроль, который осуществляется через контрольные подписи. По операциям, требующим дополнительного контроля, операция совершается бухгалтерским работником только после проверки документа контролёром. В установленных случаях подпись заверяется печатью (штампом).

Текущий контроль осуществляется путём проверки всех бухгалтерских операций, совершённых за предыдущий день в течение следующего рабочего дня. Этот контроль осуществляет специально выделенный работник. При проведении текущего контроля проверяется правильность ведения лицевых счетов, соблюдение правил выдачи клиентам выписок по счетам, совершение исправительных записей, правильность отражения операций по счетам баланса и проверка регистров аналитического и синтетического учёта.

Последующий контроль осуществляется в течение года по конфиденциальному плану, утверждённому руководителем кредитной организации. Последующий контроль проводится главным бухгалтером, его заместителями, начальниками отделов, работниками внутреннего аудита. Целью последующего контроля является проверка организации учёта и документооборота в кредитной организации, выполнение обязанностей учётно-операционными работниками, правильность оформления надлежащими документами совершённых операций, выявление причин нарушений и принятие мер к их устранению. Результаты проверок оформляются справками, которые рассматриваются руководителем кредитной организации в 5-дневный срок. Главный бухгалтер обязан проконтролировать устранение недостатков и в необходимых случаях организовать повторную проверку. Последующий контроль должен быть организован таким образом, чтобы в течение года была произведена проверка всех участков операционно-кассовой работы.

4.Порядок исправления ошибочных записей в регистрах бухгалтерского учета.

Исправление ошибочных записей производится в зависимости от времени их выявления.

Ошибки, выявленные бухгалтерскими работниками при текущей проверки, до заключения баланса исправляются путем зачеркивания неправильных сумм и написанием над ними правильных сумм. Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то рядом с зачеркнутой суммой делается надпись «не считать». Эти исправления заверяются подписью бухгалтерского работника и одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры бухгалтерского учета.

Если по условиям программы таким образом исправления внести нельзя, то ошибочные записи исправляются путем сторнирования (обратным сторно) ошибочной записи и проводки новой правильной записи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Выписываются два ордера – сторнированный и правильный, которые подписываются бухгалтером и контролером.

Если ошибочные записи выявлены после составления баланса, то они должны исправляться только обратным сторно.

Исправление оформляется платёжным мемориальным ордером, который составляется в 4-х экземплярах и подписывается бухгалтером, контролером и главным бухгалтером.

1-й экземпляр – является ордером;

2-й и 3-й экземпляры – являются уведомлениями для клиентов по дебетовым и кредитовым записями;

4-й экземпляр – остается в ордерной книжке, которая хранится у главного бухгалтера.

Ордера нумеруются порядковыми номерами отдельно от других документов. В тексте исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу были допущены ошибки, а на обороте 4-го экземпляра указывается должность и ФИО исполнителя.

В лицевом счете против ошибочной записи делается отметка «Сторнирование» с указанием даты и номера исправительного ордера и запись заверяется главным бухгалтером.

Если для исправления ошибочных записей требуется списание средства со счетов клиентов, то необходимо получить от них письменное согласие. Списание со счетов клиентов производится с соблюдением очередности платежей. Заявления клиентов о списании неправильно зачисленных сумм хранятся в документах дня при исправительном ордере.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Какие обязательные реквизиты должны содержать банковские документы?

2. Какие дополнительные реквизиты могут содержать банковские документы?

3. Что включает понятие внутрибанковского документооборота?

4. Какие требования предъявляются к внутрибанковскому документообороту?

5. Как осуществляется предварительный контроль в кредитных организациях?

6. Как осуществляется текущий контроль в кредитных организациях?

7. Как осуществляется последующий контроль в кредитных организациях?

8. Что означает контроль подписи?