4. Проведение аудита на местах:

1) Проведение вступительного совещания. Предварительное совещание проводят под руководством главного аудитора с участием членов группы и руководства проверяемой организации.

Участники совещания должны быть зарегистрированы. Целью предварительного совещания является:

• подтверждение возможности реализации плана аудита;

• краткое изложение используемых методов и процедур аудита;

• установление официальных процедур взаимодействия между членами группы и сотрудниками проверяемой организации;

• обсуждение возникших вопросов.

На предварительном совещании ведущий аудитор:

• представляет участников комиссии с указанием их роли в проведении аудита;

• сообщает график проведения работ по аудиту, дату и время заключительного совещания и других мероприятий, касающихся аудита, таких как промежуточные совещания, проводимые комиссией и руководством проверяемой организации;

• знакомит с методами и процедурами аудита;

• согласовывает официальные каналы связи между комиссией и проверяемой организацией;

• сообщает порядок информирования проверяемой организации о ходе аудита;

• согласовывает использование ресурсов (материально-техническое обеспечение, транспорт, бытовые условия), необходимых для проведения аудита;

• подтверждает соблюдение комиссией требований конфиденциальности;

• информирует о правилах принятия решений по результатам сертификации;

• знакомит с правилами составления акта;

• информирует об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

• информирует о задачах проверяемой организации и последующих действиях органа по сертификации в случае, если акт будет содержать несоответствия.

2) Связь в процессе аудита. Аудиторская группа должна периодически совещаться для обмена информацией, оценки хода аудита и, при необходимости, перераспределения обязанностей между аудиторами.

В процессе проведения аудита руководитель аудиторской группы должен периодически доводить до сведения проверяемой организации и заказчика аудита информацию о ходе аудита и любых проблемах, если это применимо. Любая проблема по вопросу, не входящему в объем аудита, должна быть отмечена и доведена до сведения руководителя аудиторской группы для возможного информирования заказчика аудита и проверяемой организации.

3) Роли и обязанности сопровождающих и наблюдателей. Сопровождающие и наблюдатели не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита. В их обязанности может входить следующее: организация посещений конкретных мест на площадке или в организации; обеспечение ознакомления и соблюдения членами аудиторской группы правил, касающихся техники безопасности на местах и охранных процедур; выступление в качестве свидетеля по поручению проверяемой организации; разъяснение или помощь в сборе информации.

4) Сбор и проверка информации. Аудиторы собирают и проверяют информацию, касающуюся области и объектов аудита, включая информацию о взаимодействии подразделений предприятия и процессов системы менеджмента качества. В качестве источников информации используют:

• интервью с персоналом;

• собственные наблюдения экспертов за деятельностью персонала, функционированием процессов, условиями труда и состоянием рабочих мест;

• данные обратной связи от потребителей;

• документы системы менеджмента качества регламентирующего характера, такие как политика и цели в области качества, руководство по качеству, планы по качеству, процедуры предприятия, регламенты, положения, договоры, контракты и др.;

• документы, содержащие данные (записи) о процессах, такие как акты (отчеты) по внутренним аудитам, отчеты об анализе со стороны руководства, протоколы испытаний продукции, решения совещаний по проблемам качества, информация по результатам мониторинга и измерений продукции и процессов, рабочие журналы, формы, бланки и др.;

• данные обзоров, анализов результативности функционирования системы менеджмента качества;

• результаты оценки и рейтинги поставщиков.