Способ 1. Мастер подстановок

В нашей базе данных таблицы имеют внешние ключи. Вводить вручную коды, ссылающиеся на данные из других таблиц, довольно проблематично. В Access для этих целей предусмотрено специальное средство – мастер подстановки.

Для поля ФИО (Группа) таблицы Учетная карточка выбираем Тип данных Мастер подстановок и выполняем действия (рис. 4):

1. На первом шаге диалогового окна Создание подстановки выбираем вариант использования данных из таблицы или запроса и нажимаем кнопку Далее (рис. 4 (а)).

2. На втором шаге выбираем для подстановки таблицу Учащиеся и нажимаем кнопку Далее (рис. 4 (б)).

3. На третьем шаге переносим из левого списка в правый последовательно поля Код и щелкнуть по кнопке , Фамилия и щелкнуть по кнопке , Имя и щелкнуть по кнопке , Отчество и щелкнуть по кнопке , Номер группы и щелкнуть по кнопке и затем нажимаем кнопку Далее (рис. 4 (в)).

4. На четвертом шаге выбираем в выпадающем списке поле Фамилия, задавая сортировку по возрастанию, затем нажимаем кнопку Далее (рис. 4 (г)).

5. На пятом шаге выбираем ширину столбцов подстановки и скрываем ключевой столбец (Код), затем нажимаем кнопку Далее (рис. 4 (д)).

6. На седьмом шаге задаем имя подстановки ФИО Группа и нажимаем кнопку Готово (рис. 4 (е)).

7. Появится предупреждение о необходимости сохранить таблицу, в котором нужно нажать кнопку Да.

а) выбор способа передачи значений в список	б) выбор источника данных таблицы или запроса
в) выбор полей для списка	г) выбор порядка сортировки списка
д) изменение ширины списка	е) задание подписи для списка

Рис. 4. Мастер подстановок

1. На третьем шаге переносим из левого списка в правый последовательно поля Код издания и щелкнуть по кнопке , Автор и щелкнуть по кнопке , Название книги и щелкнуть по кнопке и затем нажимаем кнопку Далее.

2. На четвертом шаге выбираем в выпадающем списке поле Автор, задавая сортировку по возрастанию, затем нажимаем кнопку Далее.

3. На пятом шаге выбираем ширину столбцов подстановки и скрываем ключевой столбец (Код издания), затем нажимаем кнопку Далее.

4. На седьмом шаге задаем имя подстановки Книга (Автор) и нажимаем кнопку Готово.

5. Появится предупреждение о необходимости сохранить таблицу, в котором нужно нажать кнопку Да.

Примечание. После проделанных операций у имени поля ФИО (Группа) и Книга (Автор) Тип данных будет отображен как Числовой.

Способ 2. Ввод кодов вручную

Для поля ФИО (Группа) таблицы Учетная карточка выбираем Тип данных Числовой.

1. В области Свойства поля переходим на вкладку Подстановка (рис. 5).

2. В поле Тип элемента управления выбираем из выпадающего списка пункт Поле со списком.

3. В поле Тип источника строк выбираем из выпадающего списка пункт Таблица или запрос.

4. В поле Источник строк нажимаем по кнопке . В открывшемся окне построителе запросов добавляем таблицу Учащиеся.

5. Из таблицы Учащиеся выбираем в конструкторе запросов поля Код, Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы (рис. 6). Далее закрыть окно Построителя запросов подтвердив сохранение изменений инструкции SQL и обновление свойства нажав по кнопке Да.

6. В поле Присоединенный столбец введите 1.

7. В поле Число столбцов введите 5 (т.е. это Код, Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы).

8. В поле Заглавие столбцов выбираем из выпадающего списка пункт Нет.

9. В поле Ширина столбцов задайте 0см;2,54см;2,54см;2,54см;2,54см. (0см – означает скрыть ключевой столбец, для остальных полей отведем 2,54см).

10. В поле Ограничиться списком выбираем из выпадающего списка пункт Да.

Рис. 5. Режим конструктора таблицы

Примечание. Аналогичным образом для поля Книга (Автор) таблицы Учетная карточка выбираем Тип данных Числовой. В области Свойства поля переходим на вкладку Подстановка. В поле Тип элемента управления выбираем из выпадающего списка пункт Поле со списком. В поле Тип источника строк выбираем из выпадающего списка пункт Таблица или запрос. В поле Источник строк нажимаем по кнопке . В открывшемся окне построителе запросов добавляем таблицу. Из таблицы Книжный фонд выбираем в конструкторе запросов поля Код издания, Автор, Название книги. Далее закрыть окно Построитель запросов подтвердив сохранение изменений инструкции SQL и обновление свойства нажав по кнопке Да. В поле Присоединенный столбец введите 1. В поле Число столбцов введите 3 (т.е. это Код издания, Автор, Название книги). В поле Заглавие столбцов выбираем из выпадающего списка пункт Нет. В поле Ширина столбцов задайте 0см;2,54см;2,54см. (0см – означает скрыть ключевой столбец, для остальных полей отведем 2,54см). В поле Ограничиться списком выбираем из выпадающего списка пункт Да.

Рис. 6. Окно Построитель запросов