56

ОГЛАВЛЕНИЕ

ЗАДАНИЕ № 1. Разработка учебной базы данных Библиотека, содержащей три взаимосвязанных таблицы: учащиеся, книжный фонд, учетная карточка. 6

ЗАДАНИЕ № 2. Разработка базы данных ОВД. 54

Системы управления базами данных

Банк данных – это система специальным образом организованных данных, программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных и управления ими.

База данных Access

Понятие БД применимо к любой информации, связанной между собой по определенному признаку, которая организована особым образом и хранится, как правило, в виде электронных таблиц. БД для простоты восприятия можно представить как некоторую электронную картотеку, которая хранится в компьютере в виде одного или нескольких файлов.

Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователя виде. С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Таблица – хранит информацию о предметах или субъектах в определенной структуре. Таблица состоит из строк и столбцов.

Каждая строка таблицы называется записью данных (является законченным фрагментом информации, например, заполненной карточкой в картотеке), каждый столбец называется полем данных (реквизитом в карточке).

помощи которого происходит ввод данных пользователем, редактирование и удаление данных, а также отображение на экране имеющейся в БД информации.

Запрос – это конкретный критерий поиска требуемой информации в БД. С помощью запросов можно просматривать и анализировать данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице. Кроме этого, с помощью запросов можно также создавать новые таблицы на основании одной или нескольких имеющихся в БД таблиц.

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и вывода на печать в определенном формате итоговой информации таблиц или запросов. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Рассмотрим основные типы данных, используемые в таблицах СУБД Access.

• Текстовый – используется для полей, содержащих комбинации символов и цифр (не более 255 символов). По умолчанию полям присваивается этот тип данных, так как он получил наиболее широкое распространение.

• Поле Memo – предназначено для ввода и хранения форматированного многостраничного текста и комментариев (не более 65535 символов). Сохраняются все параметры шрифта. Поле этого типа не может быть ключевым.

• Числовой – содержит только цифровую информацию, которую в дальнейшем можно использовать для вычислений. Размер определяется с помощью свойства Размер поля, а формат числа задается свойством Формат поля.

• Дата/время – применяется при обработке значений календарных дат и времени. Этот тип данных позволяет хранить значения в нескольких форматах. По умолчанию устанавливается Краткий формат даты.

• Денежный – используется для хранения денежных значений. Формат представления задается свойством Формат поля, аналогично числовому формату.

Значения свойства Формат поля типа данных Числовой, Денежный и Счетчик – имеет формат Длинного целого. При добавлении новой записи значение полю присваивается автоматически. Это поле можно использовать в качестве ключевого.

• Логический – предназначен для хранения и обработки логических значений, т.е. Ложь или Истина. Этот тип данных предусматривает использование одного из следующих форматов в качестве свойства Формат поля: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/выкл (по умолчанию устанавливается формат Да/Нет). Логическое поле не может быть ключевым, но по нему можно индексировать таблицу.

• Поле объекта OLE – содержит объекты из других программ. Это поле не может быть ключевым или индексным.

• Гиперссылка – предназначено для хранения адреса веб-страницы, расположенной в Интернете, локальной сети или на автономном компьютере. После щелчка мышью на этом поле автоматически запускается обозреватель.

• Вложение – этот тип данных появился в версии Access 2010. Он позволяет добавлять в поле несколько файлов одновременно (рисунки, документы, электронные таблицы). Например, удобно для каждого учащегося (сотрудника) добавить в такое поле фотографию и резюме (или биографическую справку). Размер каждого файла не должен превышать 256 Мбайт, а общий размер файлов, вложенных в одно поле, должен бать не более 2 Гбайт. Для добавления/удаления вложенных файлов нужно в конкретной записи (в режиме таблицы) выполнить двойной щелчок в поле типа Вложение – появится диалоговое окно Вложения, в котором с помощью соответствующих кнопок выполняются операции добавления и удаления.

Панель свойств содержит ряд дополнительных свойств поля: размер поля, формат поля, новые значения, маска ввода и др.

• Вычисляемый – в Access 2010 появилась удобная возможность создавать в таблицах вычисляемые поля. Значение каждого поля автоматически вычисляется по заданной формуле (в вычислениях могут участвовать значения других полей этой же таблицы). Например, с помощью вычисляемого поля можно посчитать стоимость товара, перемножив цену и количество. Вычисляемое поле не может использоваться в качестве первичного ключа. Вычисляемые поля можно также создавать в запросах, причем в выражении можно использовать поля из нескольких таблиц (эти поля надо предварительно вставить в запрос).

• Мастер подстановок – загружает мастера подстановок и выводит комбинированное окно, позволяющее выбрать из списка требуемое значение, например, можно выбрать поле из другой базы данных.

Виды связей между таблицами

• Один к одному – в этом случае одной записи в первой таблице соответствует только одна запись в другой таблице. Соответствие записей устанавливается по полю, которое является первичным ключом в первой таблице, и полю, называемым внешним ключом второй таблице.

• Один ко многим – в этом случае одной записи новой таблицы соответствует несколько записей в существующей таблице. Поле, содержащее первичный ключ новой таблицы, связывается с внешним ключом старой. Значения в поле с внешним ключом могут повторяться.

• Многие к одному – любой записи таблицы, связь с которой мы рассматриваем, могут соответствовать несколько записей новой таблицы, но не наоборот. Фактически это отношение один ко многим, рассматриваемое в обратном порядке. В этом случае ключевое поле новой таблицы является внешним ключом.

• Многие ко многим – каждой записи из любой таблицы может соответствовать любое количество записей в другой таблице и наоборот. В этом случае поля, по которым устанавливается связь, являются внешними ключами. Они могут содержать повторяющиеся значения.

Пользователь имеет возможность добавлять, удалять и изменять записи в связанной таблице, но не может изменять ее структуру.