45. База даних. Система управління базами даних. Об’єкти субд ms Access. Режими роботи субд ms Access. Ключові поля. Зв’язки між таблицями. Схема даних.

За допомогою Microsoft Excel можна створювати і обробляти бази даних. База даних в Microsoft Excel – таблиця, що складається з однотипних записів (рядків). Стовпці таблиці є полями запису в базі даних. Під імена полів приділяється перший рядок у базі даних. Наприклад, якщо базою даних вважати телефонний довідник, то полями запису будуть: прізвища, номера телефонів і адреси абонента.

Для роботи з базою даних необхідно спочатку створити відповідну таблицю. Якщо виділити вічко в таблиці і вибрати одну з команд обробки баз даних у меню Данные , Microsoft Excel автоматично визначає й обробляє всю таблицю. Дані, розташовані в стовпцях і рядках робочого аркушу, обробляються як набір полів, що утворюють записи

Систе́ма керування ба́зами да́них (СКБД) — комп'ютерна програма чи комплекс програм, що забезпечує користувачам можливість створення, збереження, оновлення, пошук інформації та контролю доступу в базах даних.

Можливості СКБД

Дозволяється створювати БД (здійснюється за допомогою мови визначення даних DDL (Data Definition Language))

Дозволяється додавання, оновлення, видалення та читання інформації з БД (за допомогою мови маніпулювання даними DML, яку часто називають мовою запитів)

Можна надавати контрольований доступ до БД за допомогою:

Системи забезпечення захисту, яка запобігає несанкціонованому доступу до БД;

Системи керування паралельною роботою прикладних програм, яка контролює процеси спільного доступу до БД;

Система відновлення — дозволяє відновлювати БД до попереднього несуперечливого стану, що був порушений в результаті збою апаратного або програмного забезпечення

Основні характеристики скбд

• Контроль за надлишковістю даних

• Несуперечливість даних

• Підтримка цілісності бази даних (коректність та несуперечливість)

• Цілісність описується за допомогою обмежень

• Незалежність прикладних програм від даних

• Спільне використання даних

• Підвищений рівень безпеки

Об’єкти СУБД MS Access

http://www.mindmeister.com/ru/152477128/ms-access

З кожним об’єктом ми працюємо в окремому вікні, при цьому передбачено два режими роботи:

режим конструктора. У цьому режимі створюються об’єкти або змінюється структура об’єктів;

оперативний режим. Об’єкт використовується для обробки і відображення даних.

Реляційна база даних може містити велику кількість взаємозв'язаних таблиць. Зв'язку встановлюється між двома загальними полями (стовпцями) двох таблиць. Зв'язувані поля можуть мати різні імена, але повинні мати однакового типа даних за винятком випадку, коли поле первинного ключа є полем типа Лічильник. Поле лічильника зв'язується з числовим полем, якщо значення властивості Розмір поля (FieldSize) обоє полів збігаються. Наприклад, якщо властивість обоє полів має значення Довге ціле. Навіть у тому випадку, коли зв'язуються поля типа «Числовою», їх властивості Розмір поля (FieldSize) повинні мати однакові значення.

Задавши зв'язки між таблицями, можна створити запити, форми і звіти для відображення відомостей, представлених в декількох таблицях. Між двома таблицями можуть існувати наступні зв'язки:

один до одного — при такому типові зв'язку одного запису в першій таблиці відповідає лише одна запис в іншій таблиці. В цьому випадку слід перевірити можливість розміщення всіх записів в одній таблиці. Проте у ряді випадків можна використовувати декілька простіших таблиць. Відповідність записів встановлюється по полю, яке є первинним ключем в першій таблиці, і полю, званим зовнішнім ключем іншої таблиці;

один до багатьом — в цьому випадку запис однієї таблиці може мати декілька погоджених з нею записів в іншій таблиці. При цьому кожен запис в другій таблиці узгоджується лише з одним записом в першій таблиці. Наприклад, кожен покупець може купити декілька товарів, але кожен проданий товар має лише одного покупця. Поле, що містить первинний ключ нової таблиці, зв'язується із зовнішнім ключем старою. Значення в полі із зовнішнім ключем можуть повторюватися;

багато до одного — будь-якому запису таблиці, зв'язок з якою ми розглядаємо, можуть відповідати декілька записів нової таблиці, але не навпаки. Фактично це відношення один до багатьом, що розглядається, в зворотному порядку. В цьому випадку ключове поле нової таблиці є зовнішнім ключем;

багато до багатьом — кожному запису з однієї таблиці може відповідати будь-яка кількість записів в іншій таблиці і навпаки. Наприклад, кожна людина може дзвонити з декількох телефонів. З іншого боку деякими телефонами можуть користуватися декілька чоловік. В цьому випадку поля, по яких встановлюється зв'язок, є зовнішніми ключами. Вони можуть містити значення, що повторюються.

Якщо ви хочете ввести нову таблицю у вікно Схема даних (Relationships) (див. мал. 23.21) і встановити зв'язок між таблицями, то виконаєте наступні дії:

•  закрийте всі таблиці і форми;

•  у вікні бази даних виберіть команду Схема даних (Relationships) у меню Сервіс (Tools) або натискуйте однойменну кнопку на панелі інструментів;

•  якщо у вікні Схема даних (Relationships) буде представлена яка-небудь інформація, то натискуйте спочатку кнопку Очистити макет (Clear Layout) а потім кнопку Так (Yes) аби продовжити виконання наміченої операції;

•  у меню Зв'язки (Relationships) виберіть команду Додати таблицю (Show Table) або натискуйте однойменну кнопку на панелі інструментів;

•  у діалоговому вікні Додавання таблиці (Show Table) на вкладці Таблиці (Tables) виділите необхідну таблицю і натискуйте кнопку Додати (Add) або двічі клацніть ім'я цієї таблиці (мал. 23.22);

•  у вікні Схема даних (Relationships) відображуватиметься список полів вибраної таблиці з виділеним полем ключа;

•  у діалоговому вікні Додавання таблиці (Show Table) виділите таблицю, з якою встановлюється взаємозв'язок і натискуйте кнопку Додати (Add);

•  у вікні Схема даних (Relationships) перетягнете ключове поле із списку головної таблиці в список зв'язаної таблиці.

Для завдання зв'язку можна перетягнути ім'я поля із списку полий таблиці і помістити його в інший список. При завданні зв'язку «один до багатьом» первинний ключ першої таблиці перетягують в таке ж поле в другій таблиці. 

Ключ (ключове поле БД) – поле або декілька полів, що однозначно визначають (ідентифікують) запис .

Наприклад, знаючи номер телефону людини можна отримати і деяку іншу інформацію про неї; знаючи прізвище, ім’я, по батькові та дату народження людини, можна однозначно знайти іншу інформацію про неї із відповідної бази даних; знаючи код книги в бібліотеці, можна її швидко там знайти. Тому першим полем будь-якої таблиці найчастіше задається поле з типом "Счетчик", уміст якого автоматично збільшується на одиницю при створенні нового рядка. Щоб поле стало ключовим, у режимі конструктора, його варто виділити (тобто виділити весь рядок цього поля) і натиснути мишею на зображення ключа на панелі інструментів. Ліворуч, біля даного поля, з'явиться маленький ключик, що і символізує, що дане поле є ключовим. Більш того, без обов'язкового призначення одного чи декількох ключових полів Mіcrosoft Access не дозволить знову створювану таблицю зберегти.Встановите ключове поле з назвою Код в кожній з таблиць