43. Робота зі списками. Сортування. Фільтрація. Впорядкування даних в ms Excel. Можливості автофільтра в ms Excel. Пошук записів за допомогою форми введення даних в ms Excel.

Сортування – це зміна відносного положення даних у списку відповідно до значень або типу даних.

Дані можна сортувати за алфавітом, за числовим значенням або за датою. Порядок сортування такий: числа сортуються у порядку зростання (від найменшого до найбільшого); при сортуванні тексту порівнюється зміст комірок за символами зліва направо. Регістр символів при сортуванні не враховується.

Можливий інший відбір інформації – середніх, максимальних, мінімальних величин, відбір за певним діапазоном, або символом. Для виконання такої процедури, що називається фільтрацією даних, необхідно виконати команду ДаніСортуванняСортування діапазону; встановити необхідні параметри відбору інформації.

Однією з найпоширеніших операцій над списками є добір записів, або, фільтрація. Фільтрація – це виділення визначених записів, що задовольняють заданим критеріям. На відміну від сортування, фільтр не змінює порядку записів у списку. При фільтрації тимчасово приховуються рядки, які поки що не потрібні для роботи. Результатом фільтрації є створення списку з відфільтрованих записів.

Рядки, відібрані при фільтрації в Microsoft Ехсеl, можна редагувати, форматувати, створювати на їх основі діаграми, виводити на друк, не змінюючи порядок та не переміщуючи їх.

У Ехсеl передбачені два режими фільтрації: Автофільтр і Розширений фільтр.

Розглянемо найпростіший режим фільтрації - Автофільтр.

Для цього слід клацнути по будь-якій комірці списку, що підлягає фільтрації, і виконати команду меню ДаніФільтрАвтофільтр. Праворуч від назви кожного стовпця з’явиться кнопка зі списком. При натисканні на кнопку відкривається список можливих критеріїв відбору (Вибрати потрібне).

Повернутися до початкового вигляду таблиці - відмітивши в списку пункт Все. Для повного скасування процедури фільтрації потрібно ввійти в меню ДаніФільтр і забрати галочку з команди Автофільтр.

КОРИСТУВАЦЬКИЙ АВТОФІЛЬТР

використовується тоді, коли необхідно застосувати декілька умов відбору або вибрати ті дані, які відповідають певним параметрам. Наприклад, на зразку показано, що фільтром будуть відібрані тільки ті рядки, які мають значення більше 5 але менше 10. Викликається це діалогове вікно зі списку команд позицією "Умова".

РОЗШИРЕНИЙ АВТОФІЛЬТР

За допомогою команди Розширений фільтр можна фільтрувати список так само, як і за допомогою команди Автофільтр, але при цьому не відображаються списки для стовпчиків.

У меню ДаніФільтр є корисна опція Розширений фільтр, що дозволяє оформити критерій для фільтрації у вигляді таблиці і вивести відфільтровані записи в будь-який діапазон робочого аркуша.

У діалоговому вікні Розширений фільтр в області "Вихідний діапазон" вказується діапазон раніше створеного списку таблиці. А у рядку "Діапазон умов" вказується новостворена область, яка знаходиться під основною таблицею.

Використання розширеного фільтра передбачає застосування двох або більше умов відбору інформації за допомогою функцій ЕСЛИ, И, ИЛИ та операторів порівняння =, <, >. Виконати такі дії можна командою: ДаніФільтрРозширений фільтр.

Впорядкування (сортування) даних

При введенні даних у таблицю записи розташовуються в порядку, в якому вони вводилися. Це не завжди зручно при перегляді введеної інформації. Бажано інформацію згрупувати і впорядкувати за потрібними ознаками, щоб у ній було легко орієнтуватися. Наприклад, розташувати записи за алфавітом прізвищ або за зменшенням років народження.

При впорядкуванні записи (рядки) розташовуються в новому порядку відповідно до даних вибраного поля (стовпчика). Впорядкування даних проводиться так:

• завантажити потрібну базу даних;

• відкрити таблицю для проведення впорядкування даних;

• встановити курсор на поле (стовпчик), за даними якого треба провести впорядкування;

• на панелі інструментів натиснути одну із кнопок «Сортировка по возрастанию» або «Сортировка по убыванию». Таку ж команду можна виконати за допомогою меню «Записи» → «Сортировка» → «Сортировка по возрастанию» або «Сортировка по убыванию» або за допомогою контекстного меню;

• для сортування записів у суміжних полях необхідно виділити відповідні стовпчики і провести потрібне впорядкування.

Пошук даних за зразком

Для пошуку за допомогою форми даних записів, що відповідають критерію, необхідно:

      виділити вічко в таблиці;

      у меню Данные вибрати команду Форма ;

      натиснути кнопку Критерии ;

      у полях редагування увести критерії для пошуку даних;

      для виводу на екран першого запису, що відповідає критерію, натиснути кнопку Далее ;

      для виводу на екран попереднього запису, що відповідає  критерію, натиснути кнопку Назад ;

      для пошуку записів у переліку по іншому критерії натиснути кнопку Критерии і увести новий критерій;

      по закінченні натиснути кнопку Закрыть .

Щоб знову одержати доступ до усіх записів переліку необхідно натиснути кнопку Критерии , а потім натиснути кнопку Правка.

Команда Фильтр меню Данные дозволяє відшукувати і використовувати потрібну підмножину даних у переліку. У відфільтрованому переліку виводяться на екран тільки ті рядки, що містять визначене значення або відповідають визначеним критеріям, при цьому інші рядки виявляються приховані. Для фільтрації даних використовуються команди Автофильтр і Расширенный фильтр з пункту Фильтр меню Данные